Популярно о бюджетировании, или как стать Властелином своего бизнеса

Алексей Федосеев
директор по информационным технологиям компании "Инталев", afed@intalev.ru

Аннотация

Цель данной статьи – популярно рассказать о бюджетном управлении как о современном эффективном способе управления компанией. Автор в простой и доступной форме познакомит читателей с основными понятиями бюджетного управления, механизмом постановки системы бюджетирования на предприятии «с нуля», а также о проблемах ее автоматизации.

В статье содержится практический материал, который поможет избежать вероятных ошибок в постановке и автоматизации бюджетного управления; он также позволит вам составить представление о последствиях поверхностного и несистемного отношения к управленческому учету и бюджетированию.

Автор познакомит читателя с собственными взглядами на управление компанией, основываясь на своем опыте успешного ведения бизнеса. Статья представляет интерес как для специалистов, так и для людей, только начинающих интересоваться вопросами постановки системы бюджетирования.

Как управляем?

Система управления предприятием, бюджетирование, управленческий учет... Все это знакомые, широкоупотребительные термины, но, как часто бывает в таких случаях, мы не всегда можем четко определить для себя их смысл. Эти термины кажутся нам интуитивно понятными настолько, что мы легко миримся с их полной непонятностью.

Далее в статье автор будет подробно останавливаться на вопросах, которые на первый взгляд могут показаться простыми, но ведь без понимания простых, основополагающих вещей, как известно, невозможно перейти к вопросам более сложным

Начнем с самого главного: что мы подразумеваем под «управлением»?

В западных учебниках по менеджменту можно найти формулировку на любой вкус, но все они дают лишь общее представление о том, что представляет собой процесс управления. Мы предлагаем вашему вниманию его визуальное воплощение в виде следующей схемы:

Эта схема представляет собой цикл управления компанией, состоящий из взаимосвязанных этапов:

Целеполагание - > планирование - > исполнение -> контроль -> анализ - > формирование управленческого воздействия -> корректировка

Цикл замыкается и может быть применен абсолютно к любому процессу, протекающему в компании: от внедрения новой продуктовой линии до разработки рекламного бюджета.

Работу цикла можно проиллюстрировать на примере управления кораблем. В этом случае действия распределяются так. Целеполагание – принятие решения доплыть, например, из ливерпульской гавани в Бразилию; Планирование – решение о том, что для пополнения запаса горючего нам необходимо зайти в промежуточный порт, например на Кубу; Исполнение – это уже собственно плавание; Контроль – необходимость прочитать название порта и убедиться, что попали именно на Кубу, а не в Сенегал; Анализ – соотнесение желаемого местонахождения с действительным; Формирование управленческого воздействия – оргвыводы (например, приказ заменить проштрафившегося штурмана или поставить другой компас); Корректировка – изменение планов или целей в зависимости от величины промаха. И так далее.

Циклы – явление очень распространенное: жизненный цикл продукта, циклы развития экономики, циклы обработки сельскохозяйственных земель, лунные циклы и т. п. Сила цикла состоит в его повторении, воспроизводстве. Наверное, самое гениальное изобретение человечества – колесо – тоже имеет циклическую суть.

Но у циклов есть и свои принципы работы: цикл работает только в том случае, если присутствуют все его компоненты и он замкнут. Точно так же и в управлении. Если на предприятии отсутствует какой-либо из указанных этапов или нарушено его функционирование (например, фирма не имеет ясных целей или нет системы планирования и т. д.), то это означает, что цикл управления «разорван». В таких условиях неэффективно управляются как отдельные субсистемы, например финансы фирмы, так и все предприятие в целом.

Бизнес и информация

Таким образом, управление предприятием состоит из обязательных и при этом последовательных этапов. Какие фазы управленческого цикла подлежат автоматизации? Достаточно очевидно, что не целеполагание и корректировка, которые пока являются прерогативой именно человека, а не машины. Ведь на этих этапах разрабатываются (корректируются) миссия, стратегия предприятия, его глобальные планы (имеющие, в основном, качественную оценку) или производится изменение плана – процесс, тоже не подлежащий алгоритмизации. Помочь в этом человеку может только консультант.

Хорошо, если фирма-внедренец имеет отдел консалтинга и при необходимости будет готова выделить опытных консультантов по этим вопросам. Формирование управленческого воздействия – процесс волевой в не меньшей степени, чем интеллектуальный. Компьютер тоже ничем не поможет. На всех же остальных стадиях автоматизация весьма и весьма уместна. В любом случае сбои на любой стадии управления приводят к тому, что объект становится плохо или вовсе не управляемым.

Таким образом, при автоматизации системы управления предприятием этот процесс должен охватывать фазы планирования, контроля (учета) и анализа. Все три. А теперь посмотрите, присутствуют ли в используемой вами управленческой программе все эти функции? Чаще всего в компаниях автоматизирована фаза учета, бухгалтерского и оперативного. Но они принадлежат фазе контроля, и реализованы в ней эти задачи лишь частично.

Допустим, вы знаете месячный объем продаж. Ну и что? Его не с чем сравнивать, следовательно, непонятно, как регулировать этот объем. А если бы у предприятия существовал обоснованный план по объему продаж, то каждый день менеджер получал бы информацию: укладывается он в план или нет, и в результате чего возникло отклонение. В этом случае менеджер действительно владеет информацией и является именно менеджером, а не бухгалтером или секретарем.

Другие службы в зависимости от выполнения плана продаж управляли бы своей деятельностью: закупкой, транспортировкой, прямыми расходами. А это еще один эффект: управленческий цикл дает возможность всей компании работать как единое целое, устанавливает в ней единые ценности, цели и правила игры. Очевидно, что это облегчает взаимодействие между службами и повышает эффективность работы самого предприятия.

С управлением мы разобрались. Теперь пора вернуться к вопросу, чем, собственно, надо управлять? Судя по тому, что вы читаете данную статью и дошли до этого места, управлять мы будем бизнесом.

Продолжение в следующем выпуске