Автоматизация документооборота консультационной компании. Серия "Консультанты для консультантов"

Александр Казинцев
директор по развитию бизнеса ОАО «Объединенные консультанты «ФДП» / АФ «Аваль»

Введение в опыт

В своей практике мы часто сталкиваемся с тем, что консультационная компания не выделяет достаточного количества ресурсов для технологической оптимизации собственной деятельности. Как правило, в процессе развития основное внимание уделяется методической части, профессиональной подготовке сотрудников и продвижению. Автоматизация профессионального документооборота и проектного бюджетирования ввиду своей кажущейся простоты и очевидности выпадают из области внимания руководителей. Однако, как показал наш опыт, в этих обеспечивающих областях внутрифирменной деятельности заложены значительные возможности для повышения коммерческой эффективности регулярного консультационного процесса.

Мы хотим рассказать о нашем опыте в области разработки и внедрения автоматизированного документооборота, охватывающего все существенные направления деятельности консультационной компании. В течение двух лет мы прошли путь от экспериментальных разработок к тотальному внедрению автоматизированных рабочих мест во всех офисах и подразделениях нашей достаточно крупной организации.

Мы сознательно не акцентируем внимание на конкретных видах консультационной деятельности. Наш опыт показал, что инструментарий автоматизированного документооборота, разработанный для регулярных технологически и методически жестких консультационных процессов, например аудита, вполне применим и для других видов консалтинга.

Нужна ли автоматизация консультантам?

Невнимание к автоматизации профессионального документооборота, информационного обмена и процесса коммуникации специалистов в консалтинговой компании часто обусловлены объективными причинами. Небольшая группа консультантов, выполняющая ограниченное количество проектов, часто не испытывает необходимости в специализированных инструментах организации технологического процесса.

Однако по мере экстенсивного развития компании, выделения функциональных направлений и роста обслуживающих подразделений неизбежно возникают информационные и управленческие барьеры, снижающие качество и коммерческую эффективность реализации проектов. К основным проблемам роста можно отнести: постепенное размывание методических и технологических основ консультационного процесса, снижение качества рабочей и отчетной документации, уменьшение эффективности распределения ресурсов как в проекте, так и в компании в целом.

Значительная часть проблем, на наш взгляд, связана с невозможностью оперативного контроля и управления реализацией проекта со стороны директората компании, руководителей подразделений и методистов.

Деятельность консультанта, как правило, сопровождается созданием довольно большого количества рабочей и отчетной документации. Следовательно, наиболее очевидным объектом оперативного контроля процесса и результатов работы консультанта становится профессиональный документооборот. При этом необходимость мониторинга качества предполагает также постоянный контроль содержания и формы документов.

Кроме профессионального документооборота существенное влияние на эффективность деятельности компании оказывают оптимизация и автоматизация организационного и персонального документооборота. Концентрация в едином информационном пространстве всех существенных процессов деятельности консультационной фирмы создает условия для повышения оперативности и качества контроля и управления проектами и функционированием компании в целом.

К чему мы стремились?

Сформулированное нами техническое задание исключало использование существующих на рынке информационных технологий программных продуктов. С одной стороны, жаль, конечно, что невозможно быстро внедрить готовое решение, ведь не разработка нового продукта, а организационные результаты его внедрения являлись нашей целью. С другой стороны, появилась возможность создать систему, воплощающую в жизнь реальные требования наших консультантов, а не абстрактные представления разработчиков о деятельности консультантов.

Нам нужна была специализированная система коллективной разработки документов, автоматизирующая все этапы консультационного процесса: управление продвижением, договорную работу, формирование рабочей группы специалистов, постановку и контроль исполнения задач, оперативный контроль качества, поиск и анализ информации, подготовку, оформление, согласование, утверждение и архивирование документов.

В качестве необходимых нам основных параметров системы автоматизированного документооборота были выбраны следующие ниже положения.

1. Единая среда разработки документов. Она должна позволять группе консультантов оперативно обмениваться информацией в процессе совместной работы по реализации проекта, используя встроенные инструменты просмотра, комментирования, согласования документов, создаваемых группой, вплоть до совместного редактирования текста.

2. Коллективная база знаний. Любая вновь создаваемая существенная информация должна относиться к определенной категории, сохраняться в системе и использоваться другими специалистами. Присоединенные к документу или его части комментарии и ссылки должны помогать пользователю эффективно применять информацию или избегать ошибок предшественников.

3. Универсальное хранилище информации. Документ системы должен содержать текстовую, табличную, графическую информацию, встроенные объекты приложений, фотоматериалы, видео и диктофонные записи. Все рабочие материалы консультанта должны находиться в едином информационном пространстве. Система включает в себя специализированные инструменты поиска, облегчающие использование ранее созданных решений.

4. Инструмент управления проектной и организационной деятельностью. Он реализует процессы постановки задач, разовых поручений, контроля исполнения заданий, мониторинга и текущей корректировки процесса и качества выполнения поставленных задач.

5. Объединение в единый документооборот групп удаленных пользователей, в том числе территориально удаленных офисов и мобильных пользователей. Изменения, произведенные в одной из копий совместно используемого документа, должны оперативно транслироваться всем пользователям.

6. Эффективная защита информации от несанкционированного доступа. Пользователь должен получать доступ только к документам, соответствующим его роли в организационной и проектной структуре консультационной компании.

7. Стандартизация документооборота. Она предполагает использование защищенных от несанкционированного изменения шаблонов документов, справочников, классификаторов и стилей оформления текста.

8. Автоматизация делопроизводства. Система должна содержать модули организационного документооборота, поддерживающие кадровое делопроизводство, договорную деятельность, учет и архивирование деловой корреспонденции, организационно-распорядительный документооборот.

9. Развитие профессиональной и корпоративной культуры. В системе должны быть предусмотрены возможности организации дискуссионных клубов для обсуждения профессиональных и корпоративных проблем, новостных полос и досок объявлений.

10. Персональный органайзер специалиста. Пользователь системы должен получить интегрированные в среду корпоративной коммуникации персональные инструменты организации рабочего процесса: календарное планирование, адресную книгу, электронную почту и поисковую систему, сканирующую весь массив вновь создаваемых документов по заданным параметрам.

Формулируя задачи, мы, конечно же, ориентировались на заранее известную платформу разработки Lotus Domino/Notes. Предварительное тестирование показало, что все основные требования можно реализовать на основе функциональных возможностей этого программного продукта. К сожалению, ни существующие в стандартном комплекте поставки ПО приложения, ни программные продукты, разработанные российскими и западными разработчиками на платформе Lotus Domino/Notes, не соответствовали нашим требованиям.

Со всей очевидностью возникла необходимость открыть внутрифирменный проект по разработке весьма специализированного программного продукта.

Наши действия и наши проблемы

Уже первые шаги по реализации проекта показали, что путь к желаемому результату не будет ни быстрым, ни простым. Поиск квалифицированных специалистов – разработчиков и администраторов был долгим и тщательным, однако после двух лет активной совместной работы могу с уверенностью сказать, что нам просто сопутствовала удача. Создание программного продукта для консультантов, людей творческих и уверенных в собственных решениях, требует от разработчика особенных качеств. Созданная нашими специалистами система – результат множества компромиссов между весьма специфическими требованиями пользователей и технологическими возможностями системы.

В качестве базовой площадки для реализации проекта была выбрана аудиторская фирма «Аваль», так как из существовавших здесь бизнес-процессов именно аудит являлся наиболее регламентированным и содержит максимальное количество формальных требований к рабочей и отчетной документации. В то же время организационный документооборот и делопроизводство нашей аудиторской фирмы полностью соответствовали существующим в «Авале» стандартам.

Диагностика и описание основных процессов формирования аудиторской и организационно-распорядительной документации, к сожалению, полностью подтвердили наши предварительные суждения. Мы получили очень конкретную информацию о существующих в этой области проблемах, которые просто незаметны при поверхностном рассмотрении проблемах. Попробую описать наиболее существенные.

1. Постепенная трансформация внутрифирменных стандартов и методических указаний. Консультанты и группы постепенно адаптируют существующие методики и требования внутрифирменных стандартов к собственным суждениям. Этот процесс может быть и положительным, но тогда следует корректировать методическую документацию.

2. Постепенное изменение форм рабочей и отчетной документации при использовании в качестве шаблонов документации предшествующих проектов, а не утвержденных стандартами форм.

3. Дублирование документов, одновременное существование неадекватных копий одного документа, наличие многочисленных корпоративных и персональных файловых структур хранения документов, исчезновение и случайное искажение документов.

4. Дублирование работ по подготовке аналогичных консультационных решений различными специалистами, отсутствие возможности оперативного поиска реализованных решений предшествующих проектов.

5. Отсутствие динамично обновляемой внутрифирменной базы знаний – профессиональной информации, подтвержденной аналитиками компании и активно используемой всеми специалистами.

6. Невозможность эффективного общения специалистов по профессиональным проблемам в масштабе всего департамента ввиду постоянных выездов групп консультантов на территорию клиента.

7. Неэффективный обмен рабочей документацией и коммуникации в процессе совместной реализации проекта.

8. Невозможность оперативного контроля и корректировки процесса создания документов со стороны руководителя проекта, руководителя департамента или методиста.

Полученная и опубликованная информация существенно повысила актуальность начатого проекта, заинтересованность руководства компании и активность исполнителей. Тем не менее, как и при любом внедрении, мы столкнулись с сопротивлением инновациям со стороны пользователей, изменением положений ТЗ со стороны руководства, изменением сроков, корректировками бюджета и другими понятными каждому консультанту аспектами реализации проекта.

Следует сказать, что, невзирая на трудности, наши специалисты добились положительных результатов и на площадке АФ «Аваль» и смогли распространить автоматизированный документооборот на все офисы и подразделения компании.