Автоматизация документооборота консультационной компании. Серия "Консультанты для консультантов"

Александр Казинцев
доктор бизнес-администрирования, директор по развитию бизнеса, ОАО «Объединенные консультанты «ФДП» / АФ «Аваль»

Начало в выпусках: #222

Что получили в результате?

Материальным воплощением совместной работы специалистов-разработчиков Lotus Domino / Notes и вовлеченных в проект консультантов-пользователей стал специализированный программный продукт, который мы назвали «Трио».

Состоит он из функционально и технологически объединенных модулей, автоматизирующих профессиональный, организационно-распорядительный и персональный документооборот, используемый специалистами консультационной компании.

Профессиональный документооборот «Трио» предназначен для поддержки проектной деятельности мобильных групп специалистов и позволяет снизить временные и материальные издержки, повысить качество и управляемость реализации консультационного проекта.

Модуль «Проекты» является функциональным ядром системы «Трио», ориентированной на профессиональный консультационный процесс.

В модуле формируется группа специалистов, имеющих доступ к документам проекта – рабочей и отчетной документации, относящейся к определенному договору, контрагенту, периоду деятельности. Остальные сотрудники организации, не включенные в группу, не могут увидеть эти документы на своих рабочих местах.

При создании нового документа система «Трио» предлагает автору определить его принадлежность к конкретной теме по классификатору и использовать стандартный бланк из модуля «Шаблоны». Применение этих инструментов в сочетании с сортировкой документов по различным категориям классификатора преобразует хаотичное нагромождение разнородных текстов в регулярный документооборот.

Кроме принадлежности к определенному проекту в служебной части документа определяются авторство, перспективные рецензенты, сроки и последовательность рецензирования и утверждения.

В процессе создания текста автор может использовать многооконный режим, встроенные инструменты поиска информации в системе «Трио», интернете и интегрированных справочных системах, создавать временные папки для хранения избранных документов.

В тексте документа можно располагать ссылки на другие документы и отмеченные автором разделы документов, посылать ссылки и фрагменты текста по встроенной в систему электронной почте.

К одному документу можно присоединить другие, связанные с ним: комментарии рецензентов, фото-, аудио-, видео- и интернет-материалы.

Руководитель проекта, обладающий полным доступом ко всем файлам проекта, может в любой момент проконтролировать процесс создания рабочих документов, присоединить к любому из них комментарий, сформировать корректирующее поручение.

Группа консультантов, работающая на территории клиента, может объединить свои рабочие места в автономный комплекс, а при наличии нормальной линии связи – проводить регулярный информационный обмен с центральным офисом.

После подключения работавшего автономно ноутбука к корпоративной вычислительной сети автоматически производится обмен информацией с центральной базой документов, и новые данные становятся доступны всей рабочей группе проекта.

«Шаблоны» и «Классификаторы»

Модуль «Шаблоны» предназначен для хранения бланков документов, разработанных методической группой в соответствии с утвержденными руководством корпоративными стандартами.

Шаблоны документов разделяются на категории по видам деятельности, этапам консультационного процесса, назначению и другим критериям, определяемым в модуле «Классификаторы».

Система сама осуществляет контроль и исключает возможность использования шаблона, не соответствующего типу консультационного проекта.

При работе консультанты постоянно обращаются к внешним справочно-информационным системам, анализируют и проверяют полученную информацию, накапливая профессиональные знания.

Модуль «Полезные документы» аккумулирует обработанные различными специалистами данные и превращает индивидуальные знания в коллективные.

Решая персональную задачу в системе «Трио», консультант автоматически создает подборку документов по избранной теме, комментирует и классифицирует информацию в соответствии с корпоративными стандартами, пополняя базу знаний компании. При повторном обращении к данной теме специалист компании может использовать готовый структурированный информационный блок.

Модуль «Нормативы» предназначен для разработки, согласования, утверждения и хранения документации, регламентирующей деятельность консультационной компании.

Организационно-распорядительный документооборот

Система «Трио» поддерживает и вспомогательные процессы, осуществляемые консультационной компанией для обеспечения основной деятельности, – от поиска потенциального клиента до формирования корпоративной культуры. Все модули системы взаимосвязаны между собой и исключают дублирование информации.

Модуль «Организационная структура» – это инструмент кадрового делопроизводства. Он содержит исчерпывающую информацию о подразделениях и сотрудниках организации, а также поддерживает многоуровневую структуру холдинга, состоящего из нескольких компаний. Также модуль является внутрисистемным справочником для разнесения документов по категориям по признаку автора и организационным единицам.

Модуль «Организационно-распорядительные документы» предназначен для подготовки, согласования, утверждения и доведения до исполнителей приказов и распоряжений руководства компании. Применяется автоматическая рассылка уведомлений и контроль обратной связи.

Модуль «Поручения» – инструмент оперативного управления текущей деятельностью специалистов в рамках консультационного проекта. В системе «Трио» форма поручения может быть связана с конкретным документом, этапом бизнес-процесса, приказом или другим поручением.

Контроль сроков исполнения поручений осуществляется с помощью соответствующих отчетов.

Модуль «Контрагенты»: его база данных содержит структурированную информацию об организациях, попавших в область профессиональных интересов консультационной компании. Выборочное ограничение доступа к информационным блокам для разных категорий сотрудников дает возможность хранения как общедоступной, так и конфиденциальной информации.

Кроме того, модуль является справочником для классификации групп документов и работ по контрагентам, отраслям и периодам. Реквизиты контрагентов автоматически подгружаются во все соответствующие документы.

Модуль «Договоры» обеспечивает использование утвержденных шаблонов документов при подготовке договоров, сохранение рабочих копий в процессе согласования, регистрацию и защиту утвержденного документа от случайного изменения. Автоматическое заполнение полей реквизитов снижает вероятность ошибки и облегчает процесс создания и ведения договора..

Включение в электронный документ специальных полей, содержащих коммерческую информацию об исполнении контракта по этапам работ позволяет дополнить документооборот инструментами управленческого учета.

Модуль «Входящие / Исходящие» создан для регистрации, пересылки и хранения всех видов входящей и исходящей корреспонденции. Любая информация, представленная в электронном виде, может быть включена во внешний или корпоративный документооборот.

Персональный документооборот

Модуль «Дискуссии»: дискуссии, виртуальные «круглые столы», программы повышения квалификации и просто обмен мнениями могут быть посвящены различным профессиональным или корпоративным проблемам. Аналогично форумам в интернете временно отсутствующие сотрудники не исключаются из процесса профессиональной и общественной жизни организации.

Модуль «Почта. Календарь. Список задач». Персональный органайзер пользователя в системе «Трио» создан в соответствии с современными требованиями к программному обеспечению для делового и календарного планирования и интегрирован в общую систему документооборота.

Модуль «Персональные подписки»: пользователь не тратит время на мониторинг массива вновь созданных документов в надежде найти интересующую его информацию. Специализированная поисковая система в фоновом режиме производит отбор документов по заданным критериям – теме, автору, контексту.

Выводы

Результатом нашего двухлетнего труда стала полная автоматизация профессионального и организационно-распорядительного документооборота всех существенных направлений деятельности компании.

Рабочие группы консультантов осуществляют в системе совместную разработку рабочей и отчетной документации, используя специализированные инструменты коммуникации.

Руководители всех уровней иерархии имеют возможность оперативного контроля не только организационных характеристик реализации проекта, но и каждого документа, создаваемого их подчиненными. Повысились ответственность, оперативность и качество выполнения работ специалистами.

Возникла и активно развивается корпоративная база знаний, что нашло свое отражение не только в новых возможностях профессионального роста специалистов, но и в формировании корпоративной культуры компании в целом.

Кроме определенных в техническом задании результатов мы получили ряд побочных положительных эффектов в области структуризации и регламентации основных бизнес-процессов консультационной компании.

О положительных результатах можно говорить много, потому что это приятно. Мы уже проводили открытые бесплатные семинары, посвященные своим разработкам в области автоматизации документооборота и проектного бюджетирования консультационной компании. Если сообщество консультантов заинтересуется нашим опытом, мы готовы продолжить организацию подобных семинаров.