Бухгалтерия со знаком качества

Л. Кошолкина
руководитель департамента методологии и контроля качества ЗАО «Руфаудит»

статья опубликована в журнале «Консультант» N 3, 2005

Введение

В последнее время все больше компаний стремятся систематизировать работу своих финансовых служб, вводя внутренние стандарты ведения бухгалтерского учета. В чем заключается такая стандартизация, и какие проблемы она позволяет решить?

Успешность предприятия нередко зависит от его внутренней стабильности и устойчивости. Безусловно, роль ключевых фигур нельзя недооценивать, однако их уход из организации не должен спровоцировать кризис.

Это справедливо для любого подразделения предприятия – в том числе и для бухгалтерии. Не секрет, что каждый главбух стремится подстроить учет на предприятии «под себя». Кто-то является приверженцем автоматизации, кто-то застал социалистические времена и питает слабость к журнально-ордерной системе учета. В результате приход в бухгалтерию нового руководителя влечет за собой недели, если не месяцы, «перенастройки» всей ее работы под нового начальника. Очевидно, что это означает не только финансовые затраты, но и временное снижение эффективности деятельности бухгалтерской службы в целом.

Не удивительно поэтому, что все больше предприятий устанавливают внутренние стандарты ведения бухгалтерского учета. Кроме основной цели – стабильности и прозрачности работы бухгалтерии – внутренние стандарты позволяют решить ряд других задач, например:

- устранить противоречия, дублирование обязанностей и «белые пятна» в работе бухгалтерии;
- формализовать и упорядочить отношения бухгалтерской службы с другими подразделениями предприятия;
- снизить трудоемкость учетной работы.

Калейдоскоп стандартов

К внутренним стандартам бухучета могут относиться руководства, инструкции, методические разработки, пособия и другие обязательные к применению документы. Их можно разделить на три уровня: положение о системе бухгалтерского учета, руководства по ведению бухучета и должностные инструкции (см. схему 1). Это деление отражает скорее не иерархию документов, поскольку они друг другу не подчинены, а их значимость и уровень детализации.

Наиболее важным и общим является положение «О системе бухгалтерского учета». Этот документ формализует, прежде всего, методологическую работу бухгалтерии. Он устанавливает:

- краткое описание и основные требования к составлению документов, входящих в систему ведения бухгалтерского учета;
- описание главных принципов классификации и группировки объектов учета;
- глоссарий (словарь) с перечнем терминов и их определений, используемых в руководствах по ведению бухучета и в должностных инструкциях; глоссарий может быть как отдельным документом, так и приложением к данному Положению.

Руководства по ведению учета

Руководства занимают второй уровень стандартов и расписывают весь процесс ведения бухгалтерского учета на предприятии. Их можно подразделить на две группы: документы, в которых отражают способы формирования информации об объектах учета (или руководства по бухгалтерскому учету и отчетности), и документы, в которых расписана организация функционирования финансовой службы предприятия (руководства по организации ведения бухучета).

Ведение учета. Руководства по бухгалтерскому учету и отчетности целесообразно разрабатывать по отдельным элементам учета и отчетности – активам, обязательствам, капиталу, доходам и расходам в разрезе объектов и процессов бухгалтерского учета.

Руководства имеют стандартную структуру и могут состоять из:

- общих положений;
- ссылок на нормативные акты;
- правил и условий признания объектов в учете;
- оценки объектов (первоначальная стоимость, изменение оценки и т.д.).

Текст руководств по бухучету обычно содержит проводки и примеры, иллюстрирующие бухгалтерские операции. В приложениях к руководствам можно еще больше конкретизировать методы учета. Допустим, в приложении к «Учету основных средств» раскрыть специфику учета:

- отдельных видов основных средств (например, «Учет зданий и сооружений», «Учет технологического оборудования» и т.д.);
- в отдельных операционных сегментах (например, «Учет основных средств филиалов, осуществляющих производственную деятельность», «Учет основных средств филиалов, осуществляющих снабженческо-заготовительную деятельность» и т.д.);
- по географическим сегментам (например, «Учет основных средств филиалов, расположенных в Дальневосточном регионе», «Учет основных средств филиалов, расположенных в Центральном регионе» и т.д.).

Отдельно следует утвердить «Руководство по бухгалтерской отчетности», установив в нем требования к составу и формам отчетности с указаниями по их заполнению.

К группе руководств, посвященных ведению бухучета, относится и учетная политика предприятия. Она является своего рода «мостиком» между бухгалтерским законодательством и внутренней нормативной базой предприятия.

В приказе об учетной политике отражают:

- выбор одного способа учета из нескольких, допускаемых законодательством;
- разработанные и обоснованные предприятием способы ведения бухгалтерского учета, которые отсутствует в нормативной базе;
- специфику формирования своих активов (основных средств, производственных запасов и т.п.);
- выбор определенного способа учета, если есть противоречия в нормативной базе.

Организация учета. Документы этой группы должны раскрывать:

- цели, задачи и функции бухгалтерской службы;
- организационную структуру бухгалтерии;
- порядок взаимодействия отдельных участков службы;
- порядок взаимодействия бухгалтерии с другими подразделениями компании;
- правила документирования хозяйственных операций;
- организацию документооборота, порядок хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета.

Примерами положений по организации учета могут быть «Положение о бухгалтерской службе организации», «Положение об организации первичного учета», «Положение о документообороте» и т.д. К этим документам в качестве приложений можно разработать классификаторы и справочники.

В классификаторах объекты учета можно сгруппировать и определить способы их кодирования для однозначной идентификации. Например, можно разработать классификаторы и справочники основных средств, нематериальных активов, мест возникновения затрат, элементов и статей затрат и т.д.

Рабочий план счетов, в котором следует определить и систематизировать перечень синтетических и аналитических счетов предприятия, также относится к классификаторам. К нему можно приложить корреспонденцию счетов с указанием содержания операций и первичных документов, на основании которых делают проводки.

К этой же группе относится график документооборота, устанавливающий порядок движения первичных документов организации (создание или получение от других предприятий, принятие учету, обработка, передача в архив).

Должностные инструкции

Документы третьего уровня – это инструкции, которые расписывают конкретные операции в учетной работе бухгалтерских служб и персонала. В отличие от документов второго уровня, они регламентируют работу конкретных исполнителей. Инструкции можно подразделить на:

- рабочие инструкции, содержащие пошаговый алгоритм действий для каждого исполнителя (например, «Инструкция по отражению в учете поступления и выбытия основных средств», «Инструкция по расчету амортизационных отчислений» и т.д.);
- должностные инструкции сотрудников бухгалтерской службы.

Выбор за вами

Но так ли необходимо разрабатывать все эти документы? Рассмотрим, для каких целей служит каждый уровень системы ведения бухгалтерского учета.

Положение «О системе ведения бухучета» формализует методологическую работу бухгалтерии, позволит добиться логической стройности всей системы.

Руководства по ведению учета позволят полнее соблюдать требования законодательства и нормативных актов по бухучету, сделают технологию учета более рациональной, уменьшат трудоемкость учетных работ. При разработке любого Руководства предприятие будет вынуждено подойти к решению вопросов учета конкретного объекта комплексно: определить порядок сбора и обработки первичной информации, ее систематизации в регистрах бухгалтерского учета и внутренней отчетности, отражения на счетах бухгалтерского учета, раскрытия в финансовой отчетности. Эта цепочка неизбежно затронет все структурные подразделения компании и, таким образом, будет достигнуто единообразие порядка учета всего предприятия.

Руководства по организации учета упорядочат работу бухгалтерии с другими подразделениями предприятия, повысят ответственность исполнителей за формирование и представление необходимых документов в бухгалтерию. Инструкции повысят ответственность учетных работников и позволят исключить дублирование обязанностей.

В целом же система ведения бухгалтерского учета позволит предприятию организовать «прозрачный учет», исключить ряд рисков, связанных с недостаточной квалификацией некоторых учетных работников, повысить внутренний контроль.

Вопросами стандартизации бухгалтерского учета в организации может заниматься структурное подразделение, специально созданное для этих целей. Оно будет разрабатывать стандарты и поддерживать их в актуальном состоянии. Но создание и содержание постоянного штата высококвалифицированных специалистов-методологов по карману не каждой организации. Сегодня услуги по постановке, организации бухгалтерского учета, его стандартизации оказывают многие аудиторские и консалтинговые компании. Специалисты этих компаний помогут решить вопросы по организации системы ведения бухгалтерского учета организации в целом или какой-либо его составной части.