Лидеры бухгалтерского ПО высшего класса
Энтони Бэзил, Луи Папа, Рэнди Джонсон
Выбор огромен
В изменчивом мире бизнеса выбор бухгалтерского ПО важное дело для большинства компаний. Программа, на которой останавливает свой выбор предприятие, должна наилучшим образом отвечать его текущим потребностям и хорошо адаптироваться к будущим. Важное значение имеет сопровождение, особенно сразу после приобретения ПО: для успешного внедрения необходимо ответить на многие вопросы.
Для миллионов малых предприятий в США выбор нового бухгалтерского пакета задача трудная и хлопотная. Большинство бизнесменов мало разбираются в этих системах и имеют лишь самое общее представление о том, как их оценить.
Многие полагаются в своем выборе на совет оптовика, рекомендации реселлеров или национальные маркетинговые кампании. В любом случае неверный выбор продукта может дорого стоить компании. Но существует более систематический и проверенный способ оценки и выбора нужного бухгалтерского ПО.
Бухгалтерское программное обеспечение
Бухгалтерское ПО не следует выбирать в одиночку – подключите представителей бухгалтерии, отдела продаж, маркетинга, служб управления запасами, производством и сбытом. Такой оргкомитет должен назвать задачи, характеристики и преимущества нового комплекса. Небольшая группа с нечетным числом участников упростит принятие решений и позволит избежать тупиков. Комитет должен иметь право выбирать продукт и поставщика и рекомендовать их администрации или обладать полномочиями напрямую искать продукт и поставщика, вести переговоры о внедрении и расходах.
Оргкомитету нужно оценить уже имеющиеся бухгалтерские системы. Сделать это непросто, но такая оценка значительно облегчит обновление или замену систем. Процесс состоит из двух этапов: выявление существующих проблем и их документирование.
Поиск проблем в существующей системе дает нужные результаты. Приложение подвергается аппаратным или системным изменениям, так как уже не отвечает потребностям компании. Если служащие не проходят регулярное обучение, они могут не знать этого ПО.
В новых версиях обычно устраняются неполадки, вводятся новые функции, улучшена совместимость с другими программами. Необходимо также вычищать информационные файлы, в том числе удалять старые счета-фактуры в клиентских данных, которые могут приводить к сбоям в приложениях. Наконец, комитет должен узнать мнения возможно большего числа лиц.
Всю полученную информацию важно задокументировать и далее использовать для анализа и связи с поставщиками.
Если у вас хорошие отношения с активным реселлером (value-added reseller – VAR), сообщите ему свое мнение и спросите совета. Если проблема в самом VAR, подумайте о его замене.
Следующий шаг – подготовка предварительной сметы и сроков проведения работ. Это упростит ведение переговоров с консультантами и VAR.
В зависимости от размера компании, объема нужного решения и возможного времени работы полезно пригласить независимого консультанта. Это позволит воспользоваться его опытом и работать эффективнее, особенно если эксперт подключается в самом начале процесса.
С другой стороны, независимый консультант стоит дорого и уменьшит число вариантов. Можно провести оценку и выбор своими силами; многие предпочитают сначала сузить выбор, а затем уже приглашать специалистов по отдельным продуктам.
Найти независимого консультанта и работать с ним помогут простые правила:
- его независимость прямо пропорциональна масштабности проекта;
- нужно, чтобы он хорошо знал данную отрасль;
- он должен быть опытным.
Хотя специалисты отдела ИТ с самого начала должны участвовать в проекте, от них не следует требовать решения бухгалтерских проблем. Не стоит их вовлекать в процесс выбора, но можно проконсультироваться относительно технологий и платформ.
Хорошо изучите продукт
Далее надо ознакомиться с существующими пакетами бухгалтерского ПО. Интернет ускорил и упростил поиск информации. На этом этапе помогут семинары независимых лиц и семинары поставщиков, отраслевые выставки.
Составьте список всех программ, отвечающих вашим потребностям. По возможности узнайте, чем пользуются конкуренты. Для сравнения полезно подготовить таблицу с информацией обо всех продуктах: данные о модулях, ценах, платформах, возможностях настройки, прочие важные вещи. Не позволяйте мелким недостаткам сбить вас с толку. Кроме того, таблица пригодится, чтобы поделиться информацией с теми, от кого зависит конечное решение.
По всем продуктам заведите таблицу основных характеристик и фактов (например, чем награжден продукт, чем отличается). Заносите данные по мере ознакомления с программами.
На этом этапе начните вычеркивать те системы, которые не имеют нужных модулей и функций или слишком дороги. Вычеркивая, укажите причину. В целом выбор верного пакета это процесс исключения всего ненужного. Потраченное здесь время многократно возместится его экономией в конце отбора.
Сравните полный список необходимых характеристик новой системы с характеристиками каждого продукта. Здесь есть полезные программы, например, Accounting Library: этот самый дешевый и полный инструмент отбора называет и объясняет более 2500 бухгалтерских характеристик в стандартной версии и более 4500 характеристик версии клиент сервер .
Пользователь просто оценивает все характеристики по шкале от 0 до 9, а программа ведет поиск среди более чем 125 ведущих бухгалтерских пакетов с учетом конкретных потребностей пользователя. Так можно исключить из дальнейшего рассмотрения еще больше программ. На этом этапе главное свести выбор к управляемой группе; желательно, чтобы она включала 3-4 варианта.