Цели и задачи автоматизации. В чем разница?
By Олег Смирнов on Четверг, Январь 04, 2001 - 14:28:
Господа, помогите сориентироваться, кто как понимает ? Принимаются любые версии :)
By Skiv on Воскресенье, Январь 28, 2001 - 19:15:
C начало определится что хочется видеть в итоге. Далее какой объем работ и можно выбирать то что подходит.
By Владимир Либерзон on Воскресенье, Январь 28, 2001 - 21:18:
Олег,
автоматизация предприятия - это типичный проект, к которому
применимы все положения теории управления проектами. Любой проект начинается с
разработки Иерархической Структуры Работ, т.е. с разбиения поставленных целей
автоматизации на подцели, из которых эти цели состоят, затем разбиение подцелей
и т.д. (разработка дерева целей), затем на нижнем уровне составленной иерархии
определяются задачи, которые нужно решить (работы, которые нужно сделать) для
достижения соответствующих подцелей. Эта и дальнейшая технология создания модели
проекта описана в Руководстве по управлению проектами, которое включено в Хэлп
Демо версии пакета Спайдер Проджект (www.spiderproject.ru или www.pmi.ru). К
сожалению книга, по которой это Руководство составлено, давно разошлась.
На
английском языке порекомендую A Guide to the PMBOK (можно скачать с сайта
www.pmi.org).
Всего хорошего.
By Олег Смирнов on Понедельник, Январь 29, 2001 - 16:48:
Господа, спасибо, что откликнулись. Вопрос совсем не праздный. При попытке
сформулировать «самостоятельные» цели проекта автоматизации, получается полная и
никому не нужная чепуха.
Пример «целей»:
- Облегчить рутинный труд
-
Повысить оперативность и достоверность управленческой информации и т.д.
Задачи «выходят» более конкретными , например :
- Автоматизировать процесс
ведения договорной базы
- Автоматизировать бухгалтерские учетные процедуры и
т.д.
Возможно это цели :)
На самом деле я считаю, что самостоятельных целей автоматизации не существует. Есть дерево целей предприятия, стремление к которым позволяет ему существовать и развиваться. Автоматизация , информатизация– это вспомогательный проект. Может будет разумнее осуществлять привязку задач автоматизации к общим целям предприятия ? Например, цель «Увеличение рынков сбыта» может быть достигнута в том числе при решении соответствующих информационных задач.
Если я ошибаюсь, хотелось-бы посмотреть на примеры «чистых» целей и задач автоматизации.
By Алексей Важнов on Понедельник, Январь 29, 2001 - 17:27:
Олег,
автоматизация на низком уровне (механизация) действительно предназначена для облегчения ( причем сомнмиельного :-) рутинного труда.
"Повысить оперативность и достоверность" - более глобальная цель, которая, кстати, в основном решается не за счет автоматизации, а за счет орг.мероприятий :-(
"автоматизировать процесс" - та же "механизация".
Самостоятельные ("чисто конкретные") цели, IMHO:
1) фиксация разработанных
технологий управления за счет использования IT в бизнес-процессах (как точки
привязки);
2) сокращение времени контура "обратной связи", что позволяет
достичь устойчивости там, где ее раньше не могло быть по-определению;
3)
повышение независимости от конкретных исполнителей - как основа масштабируемости
а в остальном - безусловно вспомогательный проект (точнее статья затрат :-)
Владимиру Либерзону, философское :-)
Автоматизация очень сродни строительству - все рухнет при недоработках в нижележащих слоях (ну очень трудно договориться с законом всемирного тяготения :-), поэтому строительство было пионером в применении проектного управления, но, сейчас IT уверенно выходит вперед :-)
By Олег Смирнов on Понедельник, Январь 29, 2001 - 19:04:
Алексей, предложенные Вами цели никакого практического смысла не имеют, ибо не поддаются даже качественной оценке, то-есть лозунги нам не нужны :)
By Владимир Либерзон on Понедельник, Январь 29, 2001 - 19:55:
Алексей,
для справки:
5 лет назад самой многочисленной группой по
интересам (Specific Interes Group) в ассоциации Project Management Institute
была группа DPC (Design Procurement Construction), т.е. строительство. Эта
группа за эти годы увеличилась и сейчас превышает 2000 членов. Только теперь она
четвертая, а впереди информационные технологии (более 13 тысяч членов) и
телекоммуникации. Так что вы совершенно правы. В строительстве управление
проектами не стало менее актуальным, но проснулись информационщики и в том числе
в нашей стране. Здесь они пока делают первые шаги, учатся, но уже начинают
понимать, что автоматизация, внедрение новых технологий, разработка программ -
это проекты, которыми надо управлять, а не кивать на специфику интеллектуального
труда и невозможность точной оценки объемов и длительности работ. Я надеюсь, что
года через три применение методов и программных средств управления проектами в
информационных проектах станет нормой.
Олегу Смирнову и Алексею
Важнову:
Аксиома управления проектами - цели должны быть
измеримыми!!!
Пример неправильно поставленной цели - облегчить рутинный
труд.
Неизмеримые цели могут привести к конфликтам - исполнитель считает, что
он добился цели, пользователь считает, что рутина сокращена
недостаточно.
Пример - внедрение КИС, которая вырождается в
бухгалтерию.
Пример правильно поставленной цели - сократить время решения
определенной управленческой задачи до ... часов (минут, секунд), получить
такие-то отчеты с определенной периодичностью, сократить определенное число
рабочих мест и т.п.
Цели автоматизации всегда определяются целями более высокого уровня - предприятия в целом!!!
Для того, чтобы добиться поставленной цели нужно выполнить определенные
пакеты задач (например, для проекта выбора платформы автоматизации - провести
анализ потребностей, провести анализ рынка, проанализировать условно подходящие
продукты, проверить информацию о продуктах, выбрать продукт, разработать план
внедрения). Каждый пакет задач разбивается на отдельные задачи. Для того же
проекта выбора анализ требований - на требования технические и требования
функциональные, анализ продуктов - на анализ Демо версий и анализ спецификаций,
проверка информации - на проверку ссылок и проверку сопровождения и т.п. Так и
создается иерархическая структура работ. Пример такого проекта приведен в Демо
Спайдер Проджект (www.spiderproject.ru).
Всего хорошего.
By Сергей Рубцов on Вторник, Январь 30, 2001 - 10:40:
Господа!
Разве не видно, что в исходном вопросе "Цели и задачи
автоматизации. В чем разница?" слово "автоматизации" не несет никакой смысловой
нагрузки.
Вопрос сводится только к лингвистическому анализу понятий
"задача-цель" вне зависимости от предметной области.
Строго говоря, методология управления проектами редко использует такое понятие как задача. Есть понятие "работа". Очевидно, это лингвистически различные вещи.
При желании разобраться с этой лингвистической задачей обращайтесь к литературе по проблемам принятия решений.
By Владимир Либерзон on Вторник, Январь 30, 2001 - 20:00:
Сергей, в методологии управления проектами то, что вы называете работой,
называется activity или task.
С уважением.
By VB on Среда, Январь 31, 2001 - 11:25:
Господа!
Как я понимаю, задача/цель (task) есть то, чего хотелось бы
достигнуть. Работа (activity) - есть действие, направленное на достижение
результата.
Таким образом, получаем скорее пару "цель-средства" (под
средствами в этом контексте я понимаю скорее путь движения, а не ресурсы). А это
уже проблема скорее философская, чем лингвинистическая.
Имхо, задача есть цель/результат декомпозиции целей, которую можно оценить количественно.
С этой точки зрения "облегчить рутинный труд" - не очень хорошо сформулированная, но цель. А задачу тогда можно сформулировать, например примерно как "...сократить время подготовки отчетной документации на ... % ".
С уважением.
By Вадим Гинзбург on Среда, Январь 31, 2001 - 13:06:
Абсолютно согласен с Владимиром, относительно того, что цели должны быть измеримы. Но это необходимое, но не достаточное условие. Они (цели) должны очевидно соотноситься с целью существования предприятия.
Если грубо взять за цель существования - зарабатывание денег, то ни формирование отчета, ни увольнение сотрудника с ней очевидным образом не соотносятся. Как формирование отчета, так и сокращение рабочих мест - это следствия достижения "действительных" целей. Отчет ради отчета ни кому не нужен, он служит решению другой задачи, например оптимизации размера складских запасов (соотноситься с зарабатыванием денег очевидно). Аналогично увольнение ради увольнения не может приниматься за "действительную" цель, а является лишь следствием решения задачи уменьшения затрат. И при таком выборе цели, не исключено, что увольнение не самый эффективный путь.
Но причина неправильного выбора целей (и как следствие неудачных внедрений),
как правило, не в неправильной декомпозиции цели существования, а в неправильном
формулировании этой цели (которая есть понятие относительное). Пример:
разработчик (консультант) считает, целью существования предприятия-клиента -
зарабатывание денег, а руководство отводит этой цели второстепенную роль, причем
не формулирует этого явно (российская действительность).
Таким образом
формулирование целей автоматизации должно начинаться с формулирования целей
существования тем, кто заказывает музыку.
By Олег Смирнов on Среда, Январь 31, 2001 - 18:11:
Уважаемый Владимир ! Спасибо огромное за Ваши пояснения. Предложенные Вами цели безусловно имеют практический смысл. Концепция их постановки также понятна. Теперь вопрос: поскольку цели автоматизации являются вторичными по отношению к общим целям предприятия, справедлива-ли мысль, что предпроектное обследование на проект автоматизации должно предполагать анализ общих целей предприятия ? А если они отсутствуют, то-есть явно не сформулированы ? Насколько в последнем случае целесообразно ставить цели-веточки автоматизации ?
Сергею Рубцову: В моем исходном вопросе слово «автоматизации» несет ключевую
смысловую нагрузку.
Лингвистически :) понятие «работа» имеет неопределенный
смысл как по времени, так и по результату , в то время как «задача» или «Task»
предполагает ее решение для достижения поставленной цели.
Неизмеримая цель
или «работа» имеют только пиаровский смысл, я-же не рекламные буклеты
разрабатываю.
Вадиму: Ваши размышления достаточно полезны, благодарю.
By Владимир Либерзон on Четверг, Февраль 01, 2001 - 01:24:
Олег, Вы абсолютно правы – при предпроектном обследовании следует безусловно
провести анализ не только текущего состояния, но и целей предприятия. Задача
управления любым проектом – не только достичь формально поставленных целей, но и
выявить и удовлетворить ожидания участников проекта (в частности, заказчика).
Успех любого проекта внедрения чего-либо (и проекта автоматизации в частности)
решающим образом зависит от поддержки руководства предприятия, понимания им
поставленных целей и того, что предприятие получит в результате. Эти цели должны
быть сформулированы на языке, понятном менеджеру и соответствовать
стратегическим целям предприятия, сформулированном на том же языке. Потребность
в автоматизации определяется потребностями бизнеса, но бизнес должен и понимать,
за что платятся деньги и как они будут окупаться. Может быть я слишком
многословен, но это очень важно – проект нужно "продать" высшему руководству – а
для этого нужно показать, как поставленные цели автоматизации соотносятся с
целями развития предприятия, какие бизнес потребности в результате будут
удовлетворены. Вот тут-то и возникают измеримые критерии проекта
автоматизации.
Если цели предприятия не поставлены, то поставить их нужно
вам. Вы должны при обследовании поработать с высшим руководством на предмет
того, чего они хотят достичь в результате автоматизации, почему у них возникла
такая потребность, каким они хотят видеть свое предприятие в будущем, после
успешного завершения вашего проекта, Вы должны сформулировать цели вместе, цели
общие, для достижения которых вы будете вести свой подпроект. Тем самым вы
сможете привлечь руководство на свою сторону и обеспечите внимание руководства к
его реализации (а значит выделение необходимых ресурсов заказчика и их
ответственность), что является ключевым фактором успеха.
Если вам не удастся
сформулировать общие цели, если руководство неохотно идет на контакты, то
вероятность будущих конфликтов и недовольства очень велика. Проект будет очень
рискованным и вам следует хорошо подумать, прежде чем за него браться. Вы будете
рисковать не только деньгами, но и репутацией. Я бы предложил отложить проект до
осознания заказчиком своих потребностей. Но здесь у каждой фирмы своя
политика.
От поставленных целей зависит и порядок автоматизации. Очень важно
быстро показать первый результат и желательно именно в той области, которую
заказчик считает важной.
Всего хорошего.
By Phyl on Четверг, Февраль 01, 2001 - 09:56:
Владимир! "Если цели предприятия не поставлены, то поставить их нужно вам. Вы
должны сформулировать цели вместе, цели общие, для достижения которых вы будете
вести свой подпроект."
А консультанты по управлению за это берут немалые
деньги :) (за постановку целей). Нельзя же интегратору придти к руководству и,
условно говоря, за вечер сформулировать цели (а заодно и миссию Предприятия,
которой может в принципе не быть). Для _качественной_ постановки целей
Предприятия необходимо проделать достаточно большую аналитическую работу.
Интегратор может эту работу проделать, но возьм¸тся ли? А если возьм¸тся, то что
получится? Скорее всего, нечто однобокое. Может быть, ошибаюсь.
By VB on Четверг, Февраль 01, 2001 - 11:12:
Совершенно согласен с Phyl'ом.
Задача автоматизатора - помочь Заказчику
осознать и сформулировать задачи АВТОМАТИЗАЦИИ. Конечно, в некоем соответствии с
миссией, целями и пр. самого предприятия. НО: не формулировать это за них. Это
отдельная задача, требующая отдельной оплаты. :)
И еще: если мы говорим о
целях и задачах автоматизации, то Заказчик ожидает, что мы и "удовлетворим" его
в плане их достижения. А если мы начнем говорить/работать по целям и задачам
предприятия, то кто тогда его удовлетворит?
С уважением.
By Олег Смирнов on Четверг, Февраль 01, 2001 - 13:47:
Господа, все мнения абсолютно справедливы.
Есть такое понятие - "честный автоматизатор", помните как у Райкина "к пуговицам претензии есть ?".
А Владимир прав, заказчик говорит : "Я что, буду за вас свою работу делать ?" :-))
Задача, однако...
By Владимир Либерзон on Четверг, Февраль 01, 2001 - 14:32:
Господа, что-то вы не так поняли. Я отнюдь не призываю автоматизатора искать
миссию и цели предприятия. А вот цели проекта, частью которого является
автоматизация, он знать и понимать должен, а при отсутствии четких измеримых
целей должен настоять на их разработке. Необходимо задать вопрос - зачем вам
нужна автоматизация, и помочь сформулировать ответ, если такового не находится
или он неудовлетворителен (не поддается превращению в измеримую цель). Если
ответа нет вообще, то советую за проект не браться - при любом исходе заказчик
доволен не будет.
Я вас уверяю, что это не столь уж сложная работа, которая
окупается отсутствием проблем в будущем, уверенностью, что вы с заказчиком
одинаково видите цели вашего проекта, и установлением того взаимопонимания,
которое так важно при реализации проекта. Если вы сами не можете помочь в
постановке целей проекта, то посоветуйте заказчику пригласить профильных
консультантов. Такой случай довольно редок, у вас наверняка есть своя история,
проекты-аналоги, клиенты-аналоги и приличное знание основ менеджмента.
Всего
наилучшего.
By VB on Четверг, Февраль 01, 2001 - 16:28:
Владимир, спасибо за разъяснение. А то, честно говоря, слегка испугался.
:))
Но в таком случае получаем, что проектом является не автоматизация
("Внедрение системы ХХХ на предприятии УУУ"), а нечто большее, включающее в себя
и автоматизацию в том числе. А поскольку бизнес-процессы внедряемой (о
разработке под заказчика я сейчас не говорю) системы и клиента не совпадают, то
=> всплывают понятия "реинжиниринг", "консалтинг" и тд. Таким образом,
получается все не так уж просто...
А если еще вдобавок заказчик говорит, что
его все процессы устраивают и не надо ему никакого ...инга? Просто
автоматизируйте его и все! БОльшего ему не надо!
Поймите правильно, я
совершенно согласен, что нельзя браться за автоматизацию неформализованных
задач. И цели (или все же задачи?) безусловно надо определять и согласовывать с
клиентом. Причем стараться сделать это самым жестким и формальным, не
допускающим двойного толкования, образом.
Только.... как бы все же от
заказчика эти цели/задачи получить? Или хотя бы заставить подумать и осознать,
что за цели мы ему помогаем сформулировать?
С уважением.
By Олег Смирнов on Четверг, Февраль 01, 2001 - 18:14:
Господа, такой вопрос : можно-ли приступать к детальному обследованию предприятия (на предмет автоматизации понятно) при несформулированных целях ? Другими словами, цели формируются к концу предпроекта. Ситуация-то жизненная...
By Алексей Важнов on Четверг, Февраль 01, 2001 - 18:40:
Олег,
IMHO можно, в рамках тех процессов, которые инвариантны (в
определенной степени) к целям, определяемым в последствии.
Классический
пример - логистика и управление запасами, учет себестоимости и пр. (если,
конечно, Вам прямо не заказано что-то в них поменять).
Правда, наверное,
нужно органичить глубину анализа, особенно в "сомнительных" местах. И потом,
после определения целей сделать второй проход для окончательного уточнения
деталей.
By Владимир Либерзон on Четверг, Февраль 01, 2001 - 19:24:
Олег,
я бы не начинал исполнение договора и, соответственно, детальное
обследование без сформулированных целей. Ведь и вопросы, которые вы будете
задавать, должны исходить из целей проекта. Кто знает, может быть вы откажетесь
от договора. И кроме того, как вы подсчитаете стоимость и сроки исполнения
проекта, не зная предстоящего объема работ?
Определение цели -
предварительный этап, который следует выполнить либо до заключения договора,
либо по отдельному договору на консалтинг.
By Олег Смирнов on Пятница, Февраль 02, 2001 - 16:08:
Господа, прошу последить за моими рассуждениями и поправить где я неточен в формулировках или подходах.
Предпроектное обследование (внедрение ИС).Фрагмент.
Эксперт : - Какие основные цели стоят перед вашим предприятием ?
Сформулированы-ли они ?
Заказчик: - Наше предприятие занимает ведущее место в
отрасли по производству
Сейчас моя главная задача - задушить всех
конкурентов, всю эту мелюзгу, которая путается у меня под ногами. Есть несколько
крупных конкурентов, они стабильно удерживают свои позиции, с ними тоже можно
бороться...
Эксперт : - Что вам мешает ?
Заказчик : - Качество моей
продукции значительно выше, нежели у них, цены чуть выше, но сопоставимые,
однако мелкие компании более мобильны, я часто замечаю, что мои клиенты
периодически отваливаются, потом возвращаются, так как поставки конкурентов
нестабильны.
Эксперт : - Речь идет о всех географических рынках
?
Заказчик: - В регионах ситуация еще более сложная, там работают мои
основные конкуренты, сейчас мы приступаем к созданию филиалов по всей стране, но
здесь вроде не ваша проблема…
Эксперт : - Ну хорошо, чем мы можем вам помочь
?
Заказчик: - Мне сложно контролировать мои коммерческие отделы, вроде все
взрослые люди и на проценте, но зарабатывать не хотят.
И т.д., целый пласт проблем…
Предположение: предприятие производит любое необходимое количество продукции требуемого качества.Цены конкурентоспособные.
Сухой остаток:
1.УВЕЛИЧИТЬ ДОЛЮ РОССИЙСКОГО РЫНКА до _____% (Стратегическая цель)
1.1.ДОСТИГНУТЬ ДОЛИ ____% НА ПРОРАБОТАННЫХ РЫНКАХ (Цель)
1.1.1. Повысить
ответственность и заинтересованность коммерческих работников
(Цель)
1.1.1.1.Обеспечить непрерывный контроль за деятельностью сбытовых
подразделений (Цель ИС)
- Разработать инф.отчеты, отображающие Интенсивность
проработки целевых рынков в разрезе сбытовых подразделений и персонала.(Задача
ИС)
- Разработать инф.отчеты, отображающие Экстенсивность проработки целевых
рынков в разрезе сбытовых подразделений и персонала. (Задача ИС)
1.1.2.
Повысить оперативность обслуживания клиентов (Цель)
1.1.2.1. С внедрением ИС
время обслуживания клиента сократить с 1 часа до 20 минут (Цель ИС)
1.2. ДОСТИГНУТЬ ДОЛИ ____% НА РЕГИОНАЛЬНЫХ РЫНКАХ (Цель)
Я немного со своей колокольни :)
Мне показалось, что система целей и задач
многомерная...
Буду благодарен участникам за другие декомпозиции.
Как
будут звучать цели и задачи ИС для 1.2. в случае В2В ?
By VB on Пятница, Февраль 02, 2001 - 17:30:
По п. 1.1.1.1:
Если бы было написано примерно следующее: "разработать 15
стандартизованных инф. отчетов" - это была бы задача ИС. А так все же нет
возможности измерить объем работ. -> Цель.
И наоборот, по п. 1.1.2.1. : есть измеримые показатели и результаты -> Задача.
Всего наилучшего.
By Олег Смирнов on Пятница, Февраль 02, 2001 - 17:47:
VB, спасибо за замечание. Все правильно, к задаче следует постановка - какие отчеты, в каком виде, в каких разрезах и т.д.
By Mike on Вторник, Февраль 06, 2001 - 17:17:
Господа!
Цели и задачи: советую ознакомиться с книгой
"Акофф Р., Эмери Ф. О
целеустремленных системах. М.: Сов. радио, 1974."
Предлагаю обсудить следующую точку зрения: предприятие и информационная система находятся в отношениии "функция - метод".
By Олег Смирнов on Среда, Февраль 07, 2001 - 16:34:
Mike, эта книга давно стала библиографической редкостью. Буду признателен за ссылку на электронный вариант.
By Mike on Среда, Февраль 07, 2001 - 17:38:
Увы...
Я ее читал в библиотеке им. Ленина
:)
By Олег Смирнов on Пятница, Март 23, 2001 - 15:50:
Господа, вопрос животрепещущий, а вот здесь другое
мнение:
http://www.cfin.ru/forum/messages/24/557.shtml?985247278#POST6231
