Е-бизнес и бухгалтер

Обычные способы хранения: оптическое (микрофильм), электронное (в цифровой форме на магнитных носителях) и цифро-оптическое (на электронных оптических носителях).

Технические процессы хранения зависят от выбранного способа. Кроме того, различается информация кодированная (CI – Coded Information) и некодированная (NCI – Non-Coded Information).

Документы CI анализируются непосредственно с помощью ИТ. К ним относятся, например, полученная электронная корреспонденция или файлы, которые можно распечатать.

Документы NCI находятся на аналоговых носителях (допустим, на бумаге), и в исходной форме анализу не поддаются. Для хранения их приходится оцифровывать. Цифровую «картинку» (в bitmap или ином формате) можно вывести на монитор и распечатать. Чтобы сделать возможным поиск изображения, ему присваивают индексный указатель, хранимый отдельно от документа.

Документы можно сразу же сохранить и анализировать их содержание, например, при поиске номеров счетов в архивных файлах с выписками счетов. Типичный пример такого метода хранения – процесс COLD (Computer Output on Laser Disk).

Дополнительная распечатка документа CI не повышает его подтверждающую ценность, поскольку сам процесс хранения уже соответствует функции ввода исходного документа. Электронную деловую корреспонденцию (по EDI, S.W.I.F.T. или связь и транзакции е-бизнеса) следует хранить в том формате, в каком они были получены.

Системы хранения NCI можно подразделить на два типа: общего и «выделенного» отображения. В первом случае изображение хранится целиком, так что этот процесс годится для входящих и исходящих документов. Второй вариант предусматривает, что дублирующаяся информация в отфильтровывается и на хранение не попадает. Данный процесс хорош для стандартизованных входящих и исходящих документов, при том что при воспроизведении сохраненное изображение складывается с фильтрованной информацией.

Использование неперезаписываемых оптических носителей – распространенный способ хранения данных. Если цифровые документы нельзя изменить, подтверждающая ценность книг и записей обеспечивается сочетанием технических (например неизменяемые носители информации) и организационных (процедуры ограничения доступа и резервного копирования) средств и правильной реализацией систем документооборота на предприятии.

Среди соответствующих технических и организационных требований:

• неизменяемость цифрового документа;
• создание резервных копий файлов;
• организационные меры по оцифровке, контролю полноты и качеству воспроизводства;
• процессы индексирования, позволяющие проводить сверку цифровых документов с транзакцией.