Как принять решение при внедрении информационных технологий: основные принципы оценки эффективности инвестиций

Елена Гайкова, Александр Шубин
gaykova_elena@hotmail.com ashubin@aist.krasnoyarsk.ru

Об ИТ со всей серьезностью

Сегодня ни одно крупное предприятие немыслимо без информационной системы, которая все больше и больше становится похожа на нервную систему живого организма, являющуюся неотделимой его частью. По ней распространяются импульсы, управляющие каждой клеткой этого организма. Те части, которые не имеют окончаний нервной системы (информационной системы), обречены на смерть, так как не могут управляться и адаптироваться к меняющимся условиям.

Как отметил президент Немецкого исследовательского сообщества профессор Хиберт Маркль, в XXI веке в условиях более жесткой конкуренции, вызванной глобализацией рынков, победу будут одерживать не крупные предприятия над малыми, а динамичные над медленно реагирующими на изменение обстановки. Информация становится четвертым крупным экономическим фактором, таким же важным, как и традиционные сырье, труд и капитал.

Сегодня выигрывает тот, кто эффективнее других использует информацию. В этом контексте вполне естественной представляется тенденция увеличения затрат на создание, сопровождение и развитие информационных систем. Все чаще к руководителю приходит начальник информационного отдела со счетами, суммы которых постоянно увеличиваются.

У руководителя возникают вопросы: куда тратятся такие суммы и какую отдачу они приносят? Чтобы ответить на них, к затратам на информационные технологии нужно отнестись с той же серьезностью, с которой руководители смотрят на инвестиции в традиционные ресурсы предприятия.

Принципы для эффективности

Оценка эффективности инвестиций в информационные технологии гораздо сложнее, чем простое сопоставление желаний, затрат и возможностей компании. Эта сложность вызвана опосредованным влиянием информационных технологий на результаты деятельности предприятия, то есть на прибыльность, рентабельность, уровень затрат и т. д.

На практике существует несколько основных принципов оценки эффективности проектов внедрения информационных технологий (ИТ-проектов). Среди них:

• сотрудничество ИТ-специалистов и менеджеров остальных подразделений предприятия при принятии решения;
• рассмотрение ИТ-проекта как самостоятельного инвестиционного проекта;
• формирование системы показателей, критических для данной компании;
• учет всех издержек, касающихся внедрения и эксплуатации информационных технологий;
• выявление экономических выгод, связанных с реализацией проекта;
• соотнесение предполагаемых результатов внедрения со стратегическими целями компании.

Наиболее точная оценка эффективности возможна только при следовании всем перечисленным принципам. Более того, использование одного из них приводит к необходимости внедрения остальных. Рассмотрим каждое из положений.

Определитесь с целями

Сотрудничество ИТ-специалистов и экспертов остальных подразделений предприятия при принятии решения. Современные информационные технологии тесно интегрированы в бизнес-процессы на предприятии и, следовательно, влияют на конечный результат деятельности. Прежде чем браться за претворение в жизнь того или иного ИТ-проекта, следует найти ответ на два вопроса: «Что на самом деле нужно организации?» и «Что она получит от внедрения данной информационной технологии?».

Для решения поставленных задач необходимо тесное сотрудничество ИТ-специалистов, руководителей отдельных бизнес-единиц компании и рядовых сотрудников. Такое сотрудничество позволит точнее определить потребности подразделений и влияние внедряемых информационных проектов на конечные результаты деятельности предприятия (валовый доход, прибыль и т. д.) и другие значимые показатели (степень удовлетворенности потребителей, уровень конкурентоспособности предприятия, уровень инноваций и т. д.).

Рассмотрение ИТ-проекта как самостоятельного инвестиционного проекта. Для эффективного сотрудничества информационного отдела, других подразделений и высшего руководства необходимо формулирование ИТ-проекта в бизнес-терминах. Другими словами, требуется оценить, к каким последствиям приведет внедрение информационных технологий и какие затраты потребуются для этого, причем оценить, используя те же термины и показатели, что и при обосновании других проектов предприятия.

Общепринятым инструментом обоснования любого бизнес-проекта является инвестиционный анализ, язык которого понятен как менеджерам среднего звена, так и высшему руководству.

В этом случае принятие решения по поводу ИТ-проекта будет основываться на значениях финансовых критериев эффективности инвестиционных проектов. К ним относятся чистая приведенная стоимость (NPV), внутренняя норма доходности (IRR), индекс доходности инвестиций (PI), срок окупаемости (PP), простая норма прибыли (ARR) и т. д.

Обоснование любого инвестиционного проекта предполагает использование приближенных значений ставки доходности, ликвидационной стоимости активов, объемов выручки и т. д., что непосредственно влияет на точность расчетов показателей эффективности.

В случае с ИТ-проектом данная проблема обостряется по следующим причинам:

• информационные технологии, являясь нематериальными активами предприятия, включают в себя ряд неосязаемых выгод и затрат, которые необходимо учитывать;
• результаты внедрения ИТ-проекта могут характеризоваться качественными показателями и с трудом подчиняться оценке.

Формирование системы показателей, критических для данной компании. Основой для принятия решения о внедрении ИТ-проекта является анализ показателей финансовой эффективности инвестиций. Кроме того, результатом внедрения информационной технологии может быть ряд качественных изменений в деятельности компании, которые необходимо учитывать.

К таким результатам можно отнести:

• степень удовлетворенности потребителя;
• уровень конкурентоспособности;
• скорость реагирования на изменения во внешней и внутренней среде предприятия;
• организационная структура компании и т. д.

При реализации ИТ-проекта необходимо выделить те качественные критерии, которые наиболее важны для данной организации, определить показатели, характеризующие выбранные критерии и сформировать из них систему оценки, дополняющую финансовый анализ эффективности проекта.

Посмотрим на затраты

Учет всех издержек, связанных с внедрением и эксплуатацией информационных технологий. Достоверная оценка эффективности ИТ-проекта возможна только при учете всех издержек, относящихся к рассматриваемым информационным технологиям. В общем случае все такие издержки можно классифицировать как первоначальные и последующие расходы, а их сумму – как единые расходы, связанные с приобретением, внедрением и использованием ИТ.

При оценке уровня затрат необходимо учитывать резкое увеличение сложности современных информационных технологий, что может привести к непрогнозируемому росту дополнительных расходов. Кроме того, существенно возросла роль человеческого фактора.

Распространенным инструментом оценки затрат на ИТ-проект является методика совокупной стоимости владения (Total Cost Ownership – TCO), которую для получения более точных оценок необходимо дополнить следующими показателями:

• стоимость перехода к новой системе;
• технический и коммерческий риски, связанные с внедрением информационных технологий;
• другие дополнительные затраты, касающиеся реализации ИТ-проекта.

Выявление экономических выгод, связанных с реализацией проекта. Определение и оценка выгод от внедрения ИТ-проекта является наиболее сложным этапом расчета эффективности. Объясняется данное обстоятельство проникающим характером современных информационных технологий, которые часто связывают между собой все сферы деятельности предприятия.

Существует несколько подходов к измерению выгод от внедрения информационных технологий. Одним из них является проведение полного анализа существующей деятельности и прогноза возможных изменений. Такой вариант подразумевает построение двух моделей (до внедрения и после), их сравнение, выявление результатов сравнения с их количественной оценкой.

Хорошей альтернативой является использование системы количественных финансовых и нефинансовых показателей, связывающих конечные результаты деятельности предприятия и качественные изменения, вызванные внедрением информационных технологий.

Как правило, целями внедрения информационных технологий являются рост прибыли, минимизация затрат и потерь, использование резервов предприятия. Исходя из этого, возможные экономические выгоды можно классифицировать следующим образом:

• рост валового дохода, выручки от реализации, прибыли;
• улучшение финансовой устойчивости, ликвидности, рентабельности, деловой активности;
• минимизация затрат, разного рода выплат;
• повышение конкурентоспособности;
• оптимизация организационной структуры предприятия и т. д.

Кроме того, необходимо оценить степень гибкости применяемых информационных технологий и потенциальные возможности, которые получит предприятие, внедрив данный ИТ-проект.

Стратегия предприятия

Соотнесение предполагаемых результатов внедрения со стратегическими целями компании. Эффективная эксплуатация информационных технологий возможна только при условии соответствия реализуемых ИТ-проектов общим стратегическим целям предприятия. Внедрение информационной технологии должно рассматриваться как еще один шаг к достижению поставленных целей и выполнению миссии организации.

Только в этом случае ИТ-проекты будут разрабатываться и оцениваться с точки зрения эффективности для компании, а не исходя из преимуществ и недостатков самих технологий. Кроме того, на предприятии должна быть выработана общая стратегия информатизации предприятия, и каждый внедряемый ИТ-проект обязан ей соответствовать. Такой подход делает необходимым включение этих проектов в процесс бизнес-планирования предприятия, как на корпоративном уровне, так и на уровне отдельных составляющих компании.

Использование изложенных принципов позволяет достаточно точно оценить эффективность внедряемых ИТ-проектов и их влияние на деятельность предприятия. Необходимо заметить, что подобный подход требует соответствующего управления информационными технологиями. Другими словами, деятельность по информатизации компании должна рассматриваться как бизнес-процесс на предприятии, увеличивающий эффективность его деятельности.

Литература

1. Samuel W. McDowell, Ph.D. Cost Justification Of Investments In Information Technology (IT). Executive Technology Report. Working Paper #94-04.:McDowell & Company, 1999;
2. Jed Dempsey, Robert E. Dvorak and others. A Hard and Soft Look at IT Investments www.mckinseyquarterly.com;
3. Как инвестировать в технологии;
4. Елена Гайкова. Оценка эффективности инвестиций в информационные технологии;
5. Алексей Мартынович. TCO, или как управлять IT-затратами.