Что происходит с вашими инвестициями в ИТ?

Сью Гаррисон
исполнительный редактор

Портфель технологий

Специалисты по финансовому планированию призывают инвесторов диверсифицировать портфели, но именно излишнее разнообразие доставляет неприятности профессионалам в области информационных технологий. Как правило, предприятие имеет столько серверов, компьютеров, проектов и приложений, что за ними трудно уследить. По этой причине компании обращаются к ПО для управления портфелями, в названии и принципах которого отражены дисциплины, необходимые для успешной работы с финансовым портфелем с точки зрения ИТ.

Как и их финансовые коллеги , портфели ИТ содержат активы, которые следует распределять стратегически. Донн Ди Нунно (Donn Di Nunno), директор программы в META Group, считает, что популярности управления портфелями способствовал ряд факторов. Это и экономический спад, который заставил больше следить за окупаемостью расходов на ИТ, и то, что теперь организации руководствуются не пятилетними планами, а годовыми. Таким образом, они вынуждены изучать более продолжительные циклы эксплуатации, чтобы лучше управлять ресурсами.

Все дело в качестве проектов

Как это ни банально, все дело в качестве проектов, утверждает Ди Нунно. Управление портфелями не является новым брэндом, но вносит новое требование к умению эффективно выполнять организационные преобразования . Это требование сочетается с наличием Интернет-технологий, позволяющих управлять портфелями предприятия и использовать синергию, возникающую при совместной работе различных приложений.

Марк Лоулер (Mark Lawler), руководитель отдела ИТ в ProSight (поставщик ПО для управления портфелем), утверждает, что координация работы ИТ с основными целями предприятия имеет решающее значение.

Представьте себе компанию FAA накануне 11 сентября. Их главной целью в бизнесе была мощность и ее планирование, но уже через два дня они изучали все, что имеет отношение к безопасности. Поэтому чрезвычайно важно уметь быстро оценить подобные изменения в бизнес-стратегии, проверить свои проекты, системы, приложения, поставщиков, а затем столь же быстро найти и по-новому расставить приоритеты. Тогда команды смогут продолжить движение вперед в соответствии с новой стратегией , говорит он.

По оценкам ProSight, две трети ее клиентов работают в сфере ИТ (в том числе консультанты и подрядчики), и им хотелось бы контролировать свои расходы на технологии. Один из них Westech Information Systems, филиал BC Hydro.

Westech использует ProSight Portfolios для селекции своих ИТ-инициатив и управления ими. Администрация применяет эту программу, чтобы оценивать экономический эффект, координировать ИТ со стратегией организации, а сам проект с остальными инициативами и ресурсами.

В руководящем цикле решение помогает вести отчетность и сообщает о состоянии предпринятых инициатив. Прежде высшее руководство было не в курсе того, что происходит в компании в целом, и выявлением проблем занимались отдельные руководители проектов.

В прошлом у нас зачастую не было этой информации, говорит Арт Кьюпер (Art Kuiper), вице-президент Westech по обслуживанию бизнеса и персонала, поэтому высшее руководство принимало меры, только если кто-то обращался к нему за помощью. Теперь мы больше занимаемся профилактикой, так как раз в месяц, обнаружив недостатки, выясняем, в чем их причина .

Кьюпер объясняет, что решение дополнило проектную методологию Westech. Пришлось заняться всем, что не соответствует должной практике управления проектами , говорит он. Иногда руководители брались за проект, не позаботившись о плане или прогнозе. ProSight Portfolios запрещает это в принципе, как бы говоря: У вас нет прогноза? Как вы собираетесь оценивать результаты, которых даже не планировали? .

Существующие приложения могут пригодиться

Как и во многих новейших сферах ПО, поставщиков в области управления портфелями можно разделить на тех, кто называет себя чистыми провайдерами , и тех, кто встроил новые функции в существующие средства. Ди Нунно из META надеется, что пользователи сумеют без особых изменений приспособить к инициативам управления портфелем имеющиеся приложения для управления цепочками снабжения или планирования сценариев.

Он, впрочем, предупреждает, что такие средства не обязательно обеспечат всю координацию, которая нужна, чтобы добиться синергетики от нескольких приложений . Ни одно решение не поддерживает все типы портфелей.

Нам надо добиться подлинного моделирования ИТ, говорит Ди Нунно. Мы надеемся, что управление портфелем позволит координировать различные ресурсы, сможет выдавать отчеты о них и лучше показывать компромиссные варианты. Пока существует не слишком много средств, способных работать одновременно с несколькими портфелями .

Как сэкономить миллионы

Джейн Уолтон (Jane Walton), управляющая инвестициями в отделе проектов ИТ компании Schlumberger, специализируется на коммунальной, нефтегазовой и других отраслях. Она высказывается в пользу необходимости управления портфелями, особенно в такой большой компании, как Schlumberger. Фирма, где занято около 70 тыс. человек, разрослась путем корпоративных слияний. Это тяжким бременем легло на плечи отдела ИТ, обязанного следить за проектами и ресурсами и управлять ими.

Переломный момент для Schlumberger настал почти четыре года назад, когда отдел ИТ вручную провел опись всех своих проектов. Было выявлено много дублирующих мероприятий. Это, например, 14 проектов по управлению отношениями с клиентами, выполняющие одинаковые функции, но на разных платформах и с разными методологиями.

Установив два года назад Pacific Edge Project Office, Schlumberger добилась экономии в 6 млн долларов и это только от устранения дублирующих проектов! Цифра впечатляет, но Уолтон говорит об этом так: Если вы спросите своего директора информационной службы, он, как ни странно, обрадуется экономии отнюдь не так сильно, как можно было бы ожидать. С его точки зрения, главное преимущество информация, которая, например, показывает, чем ИТ помогает разным сегментам бизнеса .

Существует ряд других преимуществ, возникающих в результате того, что группа лиц воспринимает картину масштабно, например, видит, каковы технологические тенденции компании, какие новые платформы изучаются, как извлечь из них максимум пользы , объясняет Уолтон.

Она уверена: требуется централизованное хранение информации, чтобы разглядеть тенденции или провести крупное мероприятие по стандартизации. Центральное хранилище Schlumberger пополняется и вручную, и автоматически. Системы бухучета и контроля за временем и расходами передают в Pacific Edge Project Office информацию о затратах, графиках работы и мероприятиях. Данные о качестве вводятся 250 руководителями, занятыми на ИТ-проектах компании.

Весьма непросто добиться, чтобы все эти люди подавали отчеты в единую систему, особенно информацию о качестве, которую невозможно получить из других источников , говорит Уолтон.