Электронный документооборот Государственной Думы

10 ноября 2003 года структурные подразделения Государственной Думы перешли на использование новой версии системы автоматизации документооборота «ДЕЛО». Версия 8.0.9 имеет подсистему потокового ввода бумажных документов, интегрирована со стандартными приложениями MS Office, снабжена средствами электронно-цифровой подписи и шифрования документов.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота Государственной Думы (САДД ГД) на базе системы «ДЕЛО» функционирует с 2000 года. В настоящее время пользователями САДД ГД являются подразделе­ния Аппарата Госдумы, а также часть комитетов и комиссий, секретариаты спикера и вице-спикеров (всего около 300 рабочих мест). В ближайшее время планируется существенно расширить масштабы использования системы.

Как ожидается, переход Госдумы к внутреннему электронному документообороту непосредственно скажется на экономии ресурсов, связанных с размножением и перемещением бумажных документов (ежегодно в Госдуму поступает 686 тысяч и выходит 672 тысячи документов, издаётся 65 тысяч внутренних документов; тиражирование только одного законопроекта требует изготовления 5-7 тысяч страниц).

Документы, создаваемые в Госдуме (при помощи стандартных офисных приложений, таких, как MS Word, MS Excel, MS Outlook), будут автоматически регистрироваться в системе электронного документоборота. Для вхо­дящих бумажных документов будут организованы участки поточного сканирования документов и преобразования их в электронную форму, с которой может осуществляться вся последующая работа. При этом на смену обычной подписи, наносимой на документ должностным лицом, придёт электронная цифровая подпись.

Но дело не только и не столько в экономии ресурсов: введение электронного документооборота существенным образом повлияет на ускорение прохождения документов по инстанциям, позволит осуществлять действенный контроль исполнения документов, заметно изменит стиль и качество работы с документами, в том числе за счёт реализации в новой версии системы «ДЕЛО» мощного атрибутивного и контекстного поиска (с учётом мор­фологии русского языка, гипертекстовых связей, применения рубрик и классификаторов, использования персо­нальных и групповых папок).

Кроме того, с организацией собственного электронного документооборота специалисты Государст­венной Думы станут «прямыми собеседниками» коллег из Совета Федерации (перешедшими к работе с новой вер­сией «ДЕЛА» в сентябре 2003 года), а также из других центральных и региональных органов власти, использую­щих в своей деятельности подобные или совместимые с системой «ДЕЛО» комплексы автоматизации делопроиз­водства и электронного документооборота.