Контекстное сотрудничество ради повышения производительности

Дерек Рутс

Инструменты динамики

Уже подходит срок сдачи проекта, и вы выкроили вечер, чтобы собрать команду. С помощью селекторной связи и видеоконференции члены группы, находясь в разных местах, смогут увидеться и обсудить материалы. Даже вдалеке от компьютерной сети можно следить за докладами по сообщениям сотовой связи. И все же чего-то не хватает.

Вся эта динамика скорее ведет к пассивным комментариям, чем к активному диалогу. Вот если бы можно было открывать базы данных и электронные таблицы, которые участники видят на слайдах PowerPoint, то сотрудничество вышло бы на новый уровень. Статика экономических выкладок, стратегии, замершие на экране в виде маркированных списков, сменились бы аналитическими вопросами, которые в реальном времени отражались бы на графиках и картинках.

Мэтью Кейн (Matthew Cain), вице-президент фирмы META Group, занимающейся отраслевыми исследованиями, полагает, что подлинный потенциал инструментов сотрудничества будет реализован, когда их станут встраивать прямо в программные приложения, а не оставлять отдельной программой или инфраструктурой. Он называет эту концепцию «контекстуальным сотрудничеством» (Contextual Collaboration).

Внеконтекстное сотрудничество

Существующие методы сотрудничества обычно обособлены от ежедневных программных приложений. Они требуют выхода из программы, например Excel или SAP, в отдельное пространство или систему сотрудничества типа Domino, WebEx, eRoom или Groove, где пользователь и взаимодействует с коллегами. Аналитики называют это внеконтекстным сотрудничеством.

Реализующие его продукты завоевали популярность благодаря тому, что подключаются к рабочей среде, не требуя обновления или замены существующих (не предназначенных для сотрудничества) инструментов. Однако такие системы увеличивают число этапов в процессах, что обычно снижает обещанное повышение производительности.

Так, хотя совместное рабочее пространство и обеспечивает документооборот, контроль версий, виртуальные залы совещаний и управление ресурсами, пользователи вынуждены осваивать новый интерфейс и выходить из знакомых приложений. Проблема внеконтекстного сотрудничества состоит в том, что оно усложняет стиль работы. Чтобы сотрудничество принесло обещанные преимущества, его следует напрямую встраивать в бизнес-процессы и практику.

Контекстное сотрудничество

В этом варианте функции сотрудничества интегрированы в знакомые программные приложения, и пользователи чувствуют себя комфортно. Скажем, эффект присутствия, мгновенное оповещение, конференции в реальном времени, обмен файлами и виртуальные пространства встраиваются в обычные приложения, с которыми финансисты и бухгалтеры работают ежедневно. Так, включив контекстное сотрудничество в Microsoft Excel, вы сможете начать сеанс прямо из Excel и пригласить коллег проверить и изменить вашу таблицу.

Марк Левитт (Mark Levitt), директор по электронному сотрудничеству в исследовательской фирме IDC, указывает, что большинство приложений для сотрудничества адресованы тем же конечным пользователям, что и другие приложения, но почти всегда отделены интерфейсом или хранилищами информации.

Чтобы поднять уровень сотрудничества и расширить его аудиторию, необходимо интегрировать его инструменты в рабочие приложения. Преимущества контекстного сотрудничества перед внеконтекстным – простота и эффективность. В первом случае пользователи не заметят перемен в своих программах, хотя они и предназначены для совместной работы: приложения будут выглядеть и работать так же, как прежде. Единственное новшество – две кнопки или опции меню: «Начать сотрудничество» и «Завершить сотрудничество» (см. рис. 1). При тех же функциях программы пользователь получит возможность взаимодействовать с коллегами.

Рис. 1: Контекстное сотрудничество в Excel

Сотрудничество между различными приложениями

Интеграция сотрудничества в рабочие процессы также обеспечит обзор за пределами одного приложения или документа. Скажем, в сеансе совместной работы над презентацией в рамках PowerPoint возник вопрос о графике. Можно мгновенно вызвать тетрадь Excel, лежащую в основе графика, и участники ее просмотрят и при необходимости изменят. Несколько приложений могут работать в режиме сотрудничества одновременно, при этом сохраняя знакомый облик. Другие преимущества – эффективность и сосредоточенность. Сеансы сотрудничества в ходе подготовки финансовой информации для отчетности повысят качество анализа и ускорят решение проблем.

Например, если начальник подразделения готовит доклад высшему руководству и ему потребуется уточнить квартальный план прибыли, он сможет, не отрываясь от работы над докладом, по службе мгновенного оповещения или VOIP (голосовая связь по IP) попросить начальника отдела продаж перепроверить план. У начальника отдела продаж на экране будет тот же файл, над которым работает его шеф, и оба смогут в реальном времени вместе решать вопросы.

При необходимости начальник отдела продаж мог бы вызывать дополнительные опорные данные из любого источника типа Excel или приложения CRM (управление отношениями с клиентами). Без контекстного сотрудничества руководителю понадобится электронная почта, телефон или совещание.

Продолжение в выпусках: #218