Автоматизация документооборота консультационной компании. Серия "Консультанты для консультантов"

Модуль «Шаблоны» предназначен для хранения бланков документов, разработанных методической группой в соответствии с утвержденными руководством корпоративными стандартами.

Шаблоны документов разделяются на категории по видам деятельности, этапам консультационного процесса, назначению и другим критериям, определяемым в модуле «Классификаторы».

Система сама осуществляет контроль и исключает возможность использования шаблона, не соответствующего типу консультационного проекта.

При работе консультанты постоянно обращаются к внешним справочно-информационным системам, анализируют и проверяют полученную информацию, накапливая профессиональные знания.

Модуль «Полезные документы» аккумулирует обработанные различными специалистами данные и превращает индивидуальные знания в коллективные.

Решая персональную задачу в системе «Трио», консультант автоматически создает подборку документов по избранной теме, комментирует и классифицирует информацию в соответствии с корпоративными стандартами, пополняя базу знаний компании. При повторном обращении к данной теме специалист компании может использовать готовый структурированный информационный блок.

Модуль «Нормативы» предназначен для разработки, согласования, утверждения и хранения документации, регламентирующей деятельность консультационной компании.

Система «Трио» поддерживает и вспомогательные процессы, осуществляемые консультационной компанией для обеспечения основной деятельности, – от поиска потенциального клиента до формирования корпоративной культуры. Все модули системы взаимосвязаны между собой и исключают дублирование информации.

Модуль «Организационная структура» – это инструмент кадрового делопроизводства. Он содержит исчерпывающую информацию о подразделениях и сотрудниках организации, а также поддерживает многоуровневую структуру холдинга, состоящего из нескольких компаний. Также модуль является внутрисистемным справочником для разнесения документов по категориям по признаку автора и организационным единицам.

Модуль «Организационно-распорядительные документы» предназначен для подготовки, согласования, утверждения и доведения до исполнителей приказов и распоряжений руководства компании. Применяется автоматическая рассылка уведомлений и контроль обратной связи.

Модуль «Поручения» – инструмент оперативного управления текущей деятельностью специалистов в рамках консультационного проекта. В системе «Трио» форма поручения может быть связана с конкретным документом, этапом бизнес-процесса, приказом или другим поручением.

Контроль сроков исполнения поручений осуществляется с помощью соответствующих отчетов.

Модуль «Контрагенты»: его база данных содержит структурированную информацию об организациях, попавших в область профессиональных интересов консультационной компании. Выборочное ограничение доступа к информационным блокам для разных категорий сотрудников дает возможность хранения как общедоступной, так и конфиденциальной информации.

Кроме того, модуль является справочником для классификации групп документов и работ по контрагентам, отраслям и периодам. Реквизиты контрагентов автоматически подгружаются во все соответствующие документы.

Модуль «Договоры» обеспечивает использование утвержденных шаблонов документов при подготовке договоров, сохранение рабочих копий в процессе согласования, регистрацию и защиту утвержденного документа от случайного изменения. Автоматическое заполнение полей реквизитов снижает вероятность ошибки и облегчает процесс создания и ведения договора..

Включение в электронный документ специальных полей, содержащих коммерческую информацию об исполнении контракта по этапам работ позволяет дополнить документооборот инструментами управленческого учета.

Модуль «Входящие / Исходящие» создан для регистрации, пересылки и хранения всех видов входящей и исходящей корреспонденции. Любая информация, представленная в электронном виде, может быть включена во внешний или корпоративный документооборот.