Вопросы организации справочника "Контрагентов" в базах данных.

Проблема поиска

С течением времени совершенствуются платформы, разрабатываются новые типовые конфигурации и отчеты, дополняющие наши привычные базы данных новыми полезными возможностями. Но некоторые проблемы постоянно сопровождают нас, невзирая на научно-технический прогресс. Одной из таких проблем является справочник «Контрагенты» любой конфигурации. С течением времени он обрастает дополнительными папками, появляются сотни и тысячи новых элементов. И здесь начинается проблема «дублей». Причем она одинаково неприятна для любых конфигураций: Бухгалтерии, Торговли, и других, в том числе созданных «с нуля». Наличие дублей чревато множеством проблем. Рассмотрим простой пример:

 Имеется стандартный справочник «Контрагенты». В бухгалтерии появляется счет на оплату от ООО «Компания Квазар». Человек начинает искать контрагента в справочнике и не находит, после чего заводит этого контрагента в базу. И вот здесь начинаются проблемы. Записать его можно множеством способов:

1. Компания Квазар
2. ООО Компания Квазар
3. ООО Квазар
4. ООО «Компания квазар»
5. «Квазар»
6. Квазар Компания ООО

Для простодушной и наивной программы 1С все эти наименования будут разными. Более того – наличие или отсутствие дополнительного пробела также делает элементы разными. После этого сотрудник, оформляющий поставку от данного контрагента должен последовательно попробовать любую из этих комбинаций, чтобы найти нужное предприятие. Доводы оппонентов типа «а он вспомнит, он найдет и т.д.» отметаю сразу. А если контрагентов 10.000? А если сотрудник сменился? И таких «если» сотни.

Ситуация значительно усугубляется, если в справочнике есть папки. В этом случае контрагенты будут повторяться не только в справочнике в целом, но и в папках. Вообще наличие папок в справочнике контрагентов мне кажется совершенно недопустимым. Поясняю. Папки призваны разделить контрагентов на группы по какому-либо уникальному признаку. Если признак не уникален (например, при наличии папок Поставщики и Покупатели контрагент является и тем и другим), то возникает коллизия. Штатные механизмы справочников 1С не позволяют регламентировать наличие одного и того же элемента в двух группах одновременно. Поэтому появляется несколько вариантов (допустим, у нас что-то приобрел наш поставщик, т.е. он уже есть в папке Поставщики):

1. Использовать контрагента из папки Поставщики, даже если в данной операции он является покупателем.
2. Добавить такого же контрагента в папку покупателей.

В первом случае папки перестанут иметь смысл вообще, поскольку контрагенты перестают соответствовать данным признакам (Поставщиков и Покупателей). Второй случай еще хуже – поскольку мы утратим возможность однозначно судить о состоянии взаиморасчетов с данным контрагентом (для выявления задолженности нужно будет поочередно формировать отчеты по обоим контрагентам). Пиковая ситуация, это когда использование папок Покупатели и Поставщики, накладываясь на неверное занесение контрагентов в базу, приводит к тому, что одинаковые контрагенты неоднократно повторяются (под различающимися наименованиями) в разных папках. Проще говоря, структура справочника станет такой:

1. Папка Поставщики

    1.1. Квазар ООО
    1.2. Компания Квазар

2. Папка Покупатели

    2.1. ООО Квазар

В этом случае определение состояния взаиморасчетов становится уже не проблемой, а подвигом. Избежать этого можно несколькими способами, совместное использование которых делает защиту от дублей более эффективной. Рассмотрим данные способы в двух разрезах: организационном (все мероприятия могут быть реализованы пользователем самостоятельно) и техническом (внедрение специалистами дополнительных механизмов в штатный справочник контрагентов).