Вопросы организации справочника "Контрагентов" в базах данных.

1. Организационные мероприятия.

1.1. Отказ от наличия папок в справочнике. Оптимально, если справочник одноуровневый. Если группировки действительно нужны, то для этого лучше использовать не папки, а именно штатные механизмы группировок (например, в конфигурации Торговля и Склад он есть, причем достаточно удобный). Для гарантии можно запретить создание папок на программном уровне, но это уже больше соответствует техническому разделу.

1.2. Строго регламентировать (лучше приказом по предприятию) заполнение справочника «Контрагенты». Например: Первое слово в наименовании – ключевое. Затем следует описание организационной структуры, после этого наименование организационно-правовой формы, территориальной принадлежности и т.д. В наименовании не допускаются никакие знаки препинания, кавычки, апострофы и т.д. Т.е. ООО Компания Квазар будет любым сотрудником, знакомым с инструкцией однозначно разложена как: Квазар Компания ООО.

Эти два мероприятия уже позволят существенно снизить вероятность появления дублей. Если в вашем справочнике на момент внедрения такой системы есть элементы, то их просто следует переименовать в соответствии с новыми правилами. После этого сотруднику, оформляющему приходный документ, будет достаточно набрать ключевое слово Квазар, чтобы найти контрагента. Понятно, что не все названия можно так однозначно трактовать. Но и это тоже решаемо. Главное – вычленить из названия предприятия ключевое слово-фразу. Нами даже специально разработана инструкция по формированию наименований справочников «Контрагенты», которая будучи внедренной на административном уровне, работала и до сих пор работает на многих сопровождаемых компанией предприятиях. В ней на множестве примеров подробно разъясняются правила заполнения (например, банк «Альфа-Банк» таким и останется – Альфа банк, а вот Банк «Золотая казна» следует расписать как Золотая казна банк). Понятно такие слова как фирма, компания, предприятие и т.д. ставятся после ключевого слова-фразы.