Работать напряженно или работать эффективно. Организация работы аудитора.

Материал подготовлен специалистами компании "AuditNET"

"Работать напряженно — значит прилагать к делу максимум усилий. Работать эффективно — значит прилагать к делу усилия минимальные".
Г. Эмерсон

В данной статье авторы предприняли попытку проанализировать проблему организации рабочего времени аудитора, а также рассмотерли один из вариантов оптимизиции деятельности сотрудника аудиторской компании.

Традиционное представление об условиях труда аудитора, прежде всего, связано с напряженной работой, с ненормированным рабочим днем.  И это действительно так.

Вот одно из объявлений с сайта аудиторской фирмы из раздела вакансии: «Мы не обещаем вам спокойной жизни. Иногда вам придется работать в выходные. В свободное время вам надо будет учиться». А вот предложение другой аудиторской компании уже своим клиентам: «В этих условиях мы готовы оперативно провести аудиторскую проверку в согласованные с клиентом сроки и конечно без ущерба качеству работы. Данный результат достигается благодаря высокой квалификации аудиторов, гибкому графику (мы можем работать и в выходные)». И сами аудиторы в своих резюме в обязательном порядке указывают: «Могу ездить в командировки, работать сверхурочно».

Чем же вызвана такая загруженность аудитора? Действительно ли напряженный многочасовой труд – неотъемлемый атрибут аудиторской деятельности? Или это результат плохой организации работы, отсутствия надлежащего инструментария, профессиональной подготовки и т.п.?

Авторы этой статьи хотели бы обсудить вопросы организации работы аудитора, прежде всего, не с точки зрения технологии аудита или результатов аудиторской деятельности, а с точки зрения оптимизации и производительности труда.

Сверхурочная работа снижает эффективность труда

Данная тема, фактически, публично не обсуждается в аудиторском сообществе. Более того, постоянная сверхурочная работа – это даже своеобразный предмет гордости аудитора. В то же время, проблемы сверхурочной работы широко обсуждаются в западных изданиях. Вопросами оптимальной продолжительности рабочего дня озабочены врачи, психологи, социологи.

Так, по мнению американского социолога Гариета Б. Прессера, люди, работающие во внеурочное время, рискуют своим здоровьем и семейной жизнью, и эта проблема настолько серьезна, что заслуживает внимания правительства. "Экономика, не знающая сна, представляет собой угрозу для тех, кто на нее работает, и для их родных", – считает доктор Прессер.

Психологами доказано: человек, работающий сверхурочно, быстрее «выдыхается» и, кроме того, теряет чувство ответственности за собственное время и порученное ему дело, так как ему кажется, что у него всегда в запасе есть еще 2-3 часа. Может быть, дело именно в этом – в чувстве ответственности? Авральными условиями работы, постоянными перегрузками всегда можно оправдать некоторые недочеты в работе. Но тут встает вопрос о качестве работы, выполненной подобным образом.

Рассмотрим данную проблему с точки зрения эффективности работы, т.е. получения конечного результата. По данным  компании OAK Associates, Inc., при работе сверхурочно на протяжении 4-х недель – эффект от такой работы не может превысить уровень в 50 эффективных часов. Получается, если сотрудник на протяжении недели работает 55 часов, реально он выполнит только ту работу, на выполнение которой требуется 50 часов. Это называется «правило пятидесяти». При сверхурочной работе на протяжении 12 недель картина меняется. Эффективные часы снижаются до уровня менее 40 часов в неделю и могут достичь даже 30 часов. Получается, что если сотрудник работает в сверхурочном режиме длительное время, то эффект от его труда не дотягивает даже до уровня нормальной, не сверхурочной работы.

Эффективность всегда связывалась с понятием качественности. Может быть, качественные показатели работы аудиторской компании стоит дополнить такими критериями, как продолжительность рабочего дня аудитора, текучесть кадров, компенсационные пакеты?

Прежде всего, в вопросах  оптимизации и повышения эффективности деятельности рассматриваются обычно три составляющие этого процесса: качество управления, наличие необходимого инструментария и профессионализм работников. В аудиторской деятельности важную роль также играет формализация процедур, методологическое обеспечение. Вопросы методологии и технологии аудита, повышения профессионального уровня всегда являлись и являются предметом пристального внимания аудиторов. К сожалению, этого нельзя сказать о вопросах управления и разработки профессионального инструментария, в частности систем автоматизации аудиторской деятельности.

В своем учебно-практическом пособии, посвященном вопросам организации работы аудитора и консультанта , С.В.Пятенко отмечает, что «в аудите-консалтинге ключевым ресурсом является время сотрудников, хотя такой ресурс, как оборудование, играет определенную роль, но несопоставимую с этой ролью в большей части других отраслей хозяйства». Интересно, что рассматриваются два ресурса: время сотрудников и оборудование. При этом не расшифровывается, что имеется в виду под оборудованием, и состав данного ресурса в дальнейшем не рассматривается. Не оспаривая данное положение, авторы статьи хотят все-таки напомнить, что, как известно, «мастера узнают по инструменту». И если считать, что главный инструмент аудитора – его профессиональные знания, то, например, средства автоматизации аудиторской деятельности заслуживают внимания как основной инструментарий, позволяющий оптимизировать использование ключевого ресурса – времени сотрудников. Что же касается времени сотрудника, то, как было описано ранее, данный ресурс имеет жесткие ограничения его эффективного использования.

Автоматизация работы – решение проблемы?

И тут, соответственно, возникает вопрос: как использовать этот самый главный, но ограниченный ресурс – рабочее время сотрудников – наиболее эффективно? В статье Екатерины Чикуновой, старшего консультанта аудиторской фирмы "Интерэкспертиза", "Автоматизация по-аудиторски" отмечается: "Система КОД (компьютерной обработки данных) предоставляет аудиторам возможность работать в автоматизированном режиме со значительными объемами учетных данных. При этом затраты человеко-часов оказываются значительно меньше, чем при использовании архаичных приемов". Становится ясно, что роль "оборудования", о котором говорил С.В. Пятенко, не стоит недооценивать.

Существует немало доказательств, подтвержденных исследованиями, того, что использование "инструментария" действительно позволяет оптимизировать использование рабочего времени сотрудника. А если автоматизируется не только обработка данных, не только непосредственно сам процесс аудиторской проверки, но и все основные бизнес-процессы аудиторской компании, то можно предположить, что в результате этого повышается как эффективность использования рабочего времени сотрудника, так и качество работы всей компании в целом.

Таким образом, одним из методов оптимизации труда аудитора и эффективности управления аудиторской компанией является автоматизация. И целесообразно рассматривать вопрос автоматизации деятельности аудитора не только с точки зрения повышения качества работы и соблюдения единой методологии, как это было до сих пор, но и с точки зрения повышения производительности труда.

Безусловно, аудиторы не отрицают пользы автоматизации. Однако характерно, что при упоминании аудиторской программы часто используются следующие оговорки: "в будущем", "в перспективе…" Опросы же, проводимые среди аудиторов по использованию в работе программных продуктов, показывают, что одним из главных инструментов аудитора по-прежнему остается Word и Excel.

Анализ рынка специализированных аудиторских  программных продуктов показывает его крайнюю ограниченность. Фактически, предлагается автоматизация отдельных процедур и задач, причем, чаще всего, по авторской методике разработчиков. В обзоре аудиторских программ, опубликованном в журнале "Двойная запись" по этому поводу говорится следующее: "В отличие от Запада, где аудиторских программ пруд пруди, ситуация на отечественном рынке в этой области далека от блестящей. Мы насчитали всего пять продуктов российского производства для аудиторов".

Данные исследования «Потенциальный спрос на услуги автоматизации бизнес-процессов со стороны аудиторских фирм», проведенного РА "Эксперт", говорят о том, что «более 50% аудиторских компаний, из числа участвовавших в исследовании, не имеют никакой информации о системах автоматизации, предназначенных для аудиторской деятельности». Отсутствие информации специалисты называют основным фактором, сдерживающим рост автоматизации аудита, наряду с другим фактором – низким качеством существующих предложений. Тем не менее, «в подавляющем большинстве аудиторских компаний считают, что внедрение автоматизированных систем в их деятельность необходима», и ожидают, что это будет способствовать повышению эффективности и качества работы.

Требования к аудиторским системам

Показательно, что требования к полноценной аудиторской системе пытаются сформировать не аудиторы, а разработчики программных продуктов.

Аудиторы скорее выдвигают требования к необходимому им набору инструментов, чем к самим инструментам. Например, «рабочее место аудитора, использующего компьютер, а в перспективе и аудиторская программа, должны быть снабжены:

• справочной базой по нормативным документам;
• бухгалтерской программой;
• комплектом рабочих документов аудитора;
• набором автоматизированных тестов».

Авторы статьи, не претендуя на полноту, считают, что, прежде всего, аудиторская система должна позволять:

• Осуществить комплексную автоматизацию всех бизнес-процессов аудиторской  деятельности,
• Использовать мощные инструментальные средства, как для работы аудиторов, так и для работы руководителей всех рангов,
• Максимально гибко настроить систему под принятую в компании методологию, стандарты документирования аудита и правила составления отчетности,
• Организовать работу с системой в удаленном режиме для выездных групп аудиторов, работающих на проверках,
• Получать точную и оперативную информацию о ходе проведения проверок посредством синхронизации данных удаленных пользователей с центральным офисом,
• Использовать любые каналы связи для передачи данных по проведению проверки в защищенном методами криптографии виде,
• Четко разграничивать права  доступа сотрудников к хранящимся в системе данным по проверкам, деловой и финансовой информации на основе ролей и подразделений.

Аудиторская система должна позволять решать вопросы управления проектом, внутреннего контроля, качественной реализации аудиторских и консультационных проектов. Следовательно, под аудиторской системой следует понимать комплексную систему, позволяющую использовать ее по всем направлениям деятельности аудиторской компании.

Вопросы качества аудита, конечно, должны стоять на первом месте, но они тесно увязаны с проблемами организации работы аудитора и требуют комплексного решения.

Материал подготовлен специалистами компании "AuditNET"