И. Аверчев. Положения по управленческому учету IMA. Определение и цели управленческого учета

Положения SMA 1А "Определение управленческого учета" (Statement 1A "Definition of Management Accounting") и SMA 1В "Цели упрвленческого учета" (Statement 1В "Objectives of Management Accounting") входят в Категорию 1 "Цели", дающую представление о том, что такое управленческий учет и отчетность.

Согласно приведенному в SMA 1A базовому определению, управленческий учет — это процесс идентификации, измерения, накопления, анализа, подготовки, интерпретации и предоставления финансовой информации, используемой менеджментом в планировании, оценке и управлении организацией для обеспечения оптимального использования ее ресурсов и полноты их учета. Управленческий учет также включает в себя подготовку финансовых отчетов для групп внешних пользователей информации — акционеров, кредиторов, регулирующих и налоговых органов.

Из определения следует, что финансовая информация (как в денежном, так и в неденежном выражении) необходима для понимания причин и последствий совершения фактических или планируемых хозяйственных операций, экономической ситуации в целом, а также для оценки активов и обязательств.

Термин "бухгалтер управленческого учета (экономист) (management accountant)" используется в положениях Института управленческого учета США (ИУУ США) в широком смысле. Бухгалтерами управленческого учета (экономистами) могут быть лица, занятые в таких областях, как контроллинг, казначейство, финансовый анализ, планирование и бюджетирование, учет затрат, внутренний аудит, системы управления и общий бухгалтерский учет. Должности, занимаемые подобными специалистами, могут называться по-разному: генеральный финансовый директор (CFO — chief financial officer), вице-президент по финансам, контроллер, казначей, аналитик по бюджетированию, аналитик затрат, бухгалтер и пр. За пределами США должностные полномочия руководителей разграничиваются более четко, а вопросы управленческого учета чаше всего находятся в ведении финансового директора.

Далеко не каждый бухгалтер управленческого учета (экономист) выполняет все описанные функции. Некоторые из них возлагаются только на специалистов высшего звена, которые занимаются также и финансовым менеджментом.

Цель SMA 1В — дать базовую информацию об управленческом учете бухгалтерам управленческого учета (экономистам), представителям делового и финансового сообщества, а также преподавателям учета. Это положение призвано помочь бухгалтерам управленческого учета (экономистам) в выполнении таких задач, как обеспечение информацией и участие в процессе управления.

Обеспечение информацией (Providing information). Бухгалтеры управленческого учета собирают и предоставляют на все уровни управления информацию, необходимую:

• для планирования, оценки и управления операциями
• обеспечения сохранности активов компании
• взаимодействия с заинтересованными сторонами вне организации (акционеры и регулирующие органы)

Участие в процессе управления (Participating in the management process). Бухгалтеры управленческого учета соответствующих уровней участвуют в принятии стратегических, тактических и оперативных решений, а также оказывают помощь в координации деятельности подразделений в интересах организации в целом на разных этапах хозяйственной деятельности.

Для выполнения поставленных задач бухгалтеры управленческого учета устанавливают и поддерживают методы и технологии предоставления управленческой информации в соответствии с требованиями, предъявляемыми к внешней отчетности. В SMA 1А обязанности бухгалтеров управленческого учета описаны следующим образом.

Планирование (Planning) — количественное измерение и интерпретация влияния, оказываемого на организацию выполняемыми операциями и другими экономическими событиями. Обязанности, связанные с планированием (стратегическим, тактическим и оперативным), требуют от бухгалтера управленческого учета (экономиста) предоставления качественной текущей и прогнозной информации, что подразумевает участие в разработке системы планирования, постановке целей, контроль за их достижением и выбор соответствующих средств наблюдения.

Оценка (Evaluating) — выдача заключения о воздействии на финансово-хозяйственную деятельность прошлых и предполагаемых событий, участие в выборе оптимальных решений. Проведение оценки включает в себя преобразование имеющихся данных и представление их в виде трендов, тенденций и взаимосвязей. На основе проведенного анализа бухгалтером управленческого учета должны быть сформулированы выводы.

Контроллинг (Controlling) — обеспечение целостности финансовой информации, касающейся деятельности организации и имеющихся ресурсов; мониторинг, измерение эффективности и инициация проведения любых корректирующих воздействий, необходимых для возвращения деятельности в надлежащее русло. Бухгалтеры управленческого учета (экономисты) предоставляют информацию исполнительному руководству на всех функциональных участках, где она может быть использована для достижения максимальной эффективности.

Обеспечение достоверности отчетности (Assuring accountability) — внедрение системы представления отчетности в соответствии с организационными обязанностями. Такая система отчетности должна содействовать повышению эффективности использования ресурсов организации и оценки эффективности управления. Реализация управленческих целей и задач в масштабе всей организации посредством распределения обязанностей лежит в основе системы отчетности, в которой накапливается информация о доходах, расходах, активах, обязательствах и предоставляется менеджерам в виде отчетов.

Подготовка внешней отчетности (External reporting) — подготовка финансовых отчетов в соответствии с общепринятыми методами учета либо на иной основе для группы пользователей, не участвующих в управлении, — акционеров, кредиторов, регулирующих и налоговых органов. Бухгалтеры управленческого учета должны принимать участие в разработке принципов и методов учета, на основе которых формируется внешняя отчетность.

Выполнение перечисленных выше обязанностей определяет основные направления деятельности бухгалтеров управленческого учета.

Отчетность (Reporting). Отчетность связана как с внутренними, так и с внешними потребностями в информации о прошлых или будущих событиях и ситуациях. Бухгалтеры управленческого учета должны своевременно представлять менеджерам отчеты, необходимые для принятия решений, отвечающих целям организации. Эти отчеты могут содержать данные и прогнозы о финансовых, физических или человеческих ресурсах, а также о соответствующих рынках и нормативном регулировании. В дополнение к внутренней отчетности готовится также информация, необходимая акиионерам, кредиторам, регулирующим и налоговым органам.

Интерпретация (Interpretation). Внутренняя и внешняя информация по различным сегментам организации интерпретируется, исходя из важности, на основе принципов существенности и достоверности. Таким образом, бухгалтеры управленческого учета (экономисты) должны одновременно разбираться и в источниках информации, и в процедурах ее использования.

Управление ресурсами (Resource management). Подразумевает внедрение систем, облегчающих планирование и управление ресурсами для обеспечения их использования в соответствии с методиками, установленными политикой организации. Такие системы должны вместе с тем отвечать потребностям менеджмента, инвесторов, кредиторов и других заинтересованных лиц. Управление ресурсами может включать в себя:

• поддержку и управление оборотным (рабочим) капиталом, в том числе управление кредитами, дебиторской задолженностью и запасами
• создание и поддержку оптимального соотношения обязательств и собственного капитала
• разработку и внедрение системы управления основными средствами
• администрирование пенсионных и аналогичных планов
• налоговое планирование и погашение обязательств
• управление страхованием
• создание и эксплуатацию системы внутреннего контроля, позволяющей выявлять злоупотребления в использовании активов. Затраты на разработку и поддержку такой системы должны быть адекватны получаемой выгоде.

Развитие информационных систем (Information systems development). В ходе разработки и развития полноценной информационной системы управления необходимо:

• определить требования, предъявляемые пользователями к формируемой отчетности
• указать, какие данные необходимо вводить в систему для получения требуемых результатов
• разработать требования к системе обработки, преобразующей входные данные в выходные
• обеспечить администрирование и безопасность баз данных

Внедрение технологий (Technological implementation). Для обеспечения сбора, накопления, передачи, анализа и сохранности информации необходимо применять современное оборудование и технологии. Бухгалтеры управленческого учета должны владеть современными технологиями и методиками, связанными с обработкой информации, и учетными методами, позволяющими контролировать и использовать информацию. Примерами таких технологий являются:

• применение программных приложений, позволяющих реализовывать базовые функции учета и управление базами данных, методики финансового планирования и принятия решений, в том числе модели оптимизации использования активов и распределения ресурсов
• использование сетевых и коммуникационных систем

Верификация (Verification). Бухгалтеры управленческого учета отвечают за точность и достоверность информации, получаемой из учетной системы или из иных связанных с ней источников внутри организации. Указанные специалисты также контролируют соответствие принимаемых в организации решений ее политике на предмет выявления и устранения противоречий. Эти функции базируются на использовании системы внутреннего контроля и реализуются службами внутреннего аудита.

Администрирование (Administration). Предусматривает разработку и поддержание эффективной и рациональной организации системы управленческого учета, позволяющей обеспечить выявление и решение проблем, относящихся к учетной и финансовой сфере, в частности:

• распределение обязанностей по управленческому учету
• взаимосвязь между учетом и прочими операциями
• делегирование ответственности и решение вопросов, связанных с централизацией или децентрализацией управления
• наем, обучение и повышение квалификации персонала на различных участках ответственности
• разделение ответственности

Другие не менее важные административные функции, выполняемые бухгалтерами управленческого учета (экономистами), включают разработку и поддержание:

• учетной политики и должностных инструкций
• эффективной программы учета
• записей хозяйственных операций, сделанных в соответствии с требованиями налогового законодательства и прочих нормативных актов, а также регулирующих органов и независимых аудиторов

Некоторые операционные процессы могут быть также отнесены к описанным выше видам деятельности.

Идентификация (Identification) — признание и оценка хозяйственных операций и других экономических событий в соответствии с процедурами учета.

Измерение (Measurement) — количественное представление (оценка) состоявшихся хозяйственных операций или экономических событий либо прогнозная оценка тех событий, которые могут произойти.

Накопление (Accumulation) — упорядоченное и последовательное отражение в учетных записях хозяйственных операций или экономических событий и их классификация.

Анализ (Analysis) — обоснование причин формирования отчетов и их увязка с другими экономическими событиями или ситуациями.

Подготовка и интерпретация (Preparation and interpretation) — многоцелевое согласование учетных и (или) плановых данных для обеспечения последовательности и логической стройности предоставляемой информации, включающей выводы и заключения в случаях, когда это уместно.

Взаимодействие (обмен информацией) (Communication) — предоставление значимой информации управленческому звену и другим потребителям, как внешним, так и внутренним.

От того, насколько эффективно работает организация, зависит (должно зависеть) вознаграждение каждого сотрудника, собственников и высших руководителей. В управление бизнесом следует в той или иной степени вовлекать всех заинтересованных лиц, поэтому доступ к информационным ресурсам, связанным с управлением, необходим и руководителям высшего звена, и менеджерам низовых подразделений (например, менеджерам по продажам), и рядовым исполнителям.

Каждый из сотрудников должен иметь возможность вовремя получать необходимую ему структурированную информацию и в свою очередь готовить и передавать соответствующую информацию другим пользователям. Для выполнения этой задачи следует подготовить и внедрить внутрикорпоративные регламенты организации.

В качестве примера документа такого рода рассмотрим сводку продаж.

Сводка продаж содержит данные, полученные до факта продажи. Она составляется персоналом отдела сбыта на основе счетов-фактур и информации, полученной от других отделов. Эта сводка должна включать такие данные, как:

• идентификационный номер, наименование продукции
• единица измерения
• план продаж на период
• планируемая цена продажи
• продукция, имеющаяся в наличии для продажи (по видам):
  • запас готовой продукции для продажи на начало периода
  • готовая продукция, полученная с производства в течение периода
• расчетный (запланированный) минимально допустимый уровень запаса готовой продукции на конец периода (в его определении должен участвовать отдел продаж)

Сводка содержит также информацию о конкретных операциях:

• продажи (единиц продукции по видам)
• покупатель
• номер контракта
• продажная цена
• общий объем продаж
• условия поставки

Если продажа осуществляется на основе бартера, то этот факт должен быть отмечен. Сводку продаж лучше составлять на каждую позицию номенклатуры.

Сводка продаж позволяет отделу сбыта:

• наблюдать за ходом продаж и тенденциями рынка (объемом продаж, изменениями продажной цены)
• знать в любой момент времени объем продукции, имеющейся для продажи
• планировать минимально допустимый резервный запас (для выполнения долгосрочных контрактов, для удовлетворения пожеланий ключевых клиентов и т. п.)
• готовить отчеты о продажах для руководства

На основе сводки продаж можно составить отчет о продажах как в натуральном, так и в денежном выражении.

В отчете об объеме продаж обобщается информация по покупателям. Данные в нем суммируются в зависимости от конкретной ситуации. Отчет может составлять торговый или старший торговый персонал с требуемой периодичностью (ежедневно, еженедельно или ежемесячно), основываясь на сводках продаж. В зависимости от потребностей руководителей данные о продажах в отчете можно группировать по регионам, видам продукции, продавцам, клиентам и т. д., включая в них либо полную информацию, либо выборочную.

Таб. 1. Отчет о продажах (в натуральном выражении)

Таб. 2. Отчет о продажах (в денежном выражении)

 Отчеты о продажах позволяют руководителям отдела продаж:

• анализировать деятельность предприятия в сфере сбыта и наблюдать за тенденциями на рынке данной продукции, изменяя по необходимости политику продаж
• планировать операции по продаже (изменять планы продажи), следить за запасом готовой продукции, имеющимся для продажи, и согласовывать заявки на производство
• сравнивать сведения о запасах готовой продукции, сообщаемые бухгалтерией и складами, со сведениями о продукции, имеющейся для продажи, сообщаемыми торговым персоналом
• наблюдать за работой торгового персонала; анализировать причины отклонений от плана
• сообщать о результатах продаж высшему руководству

Отчеты о продажах используются высшим руководством для планирования работы на предстоящий период и служат источником информации о том, сколько денежных средств принесли (или скоро принесут) текущие продажи.