Сущность системы внутреннего контроля

Контроль в организации

Введение

Концепция внутреннего контроля является основополагающей для эффективных действий любой хозяйственной единицы. Однако термин "контроль" имеет много значений. Через различные предполагаемые определения красной нитью проходят две темы: идея доминирования и идея регулирования. В более широком смысле контроль связывается с процессом, посредством которого организация адаптируется к внешней обстановке.

Контроль в организации занимается как стратегическими проблемами, то есть каким образом организация взаимодействует с обстановкой, так и оперативными проблемами, то есть эффективной реализацией планов, разработанных для достижения общих целей.

В этом модуле мы рассматриваем сущность систем внутреннего контроля.

В блоке 35 даются определения сущности контроля, характеристики основных этапов процесса контроля, эффективной системы внутреннего контроля и ее ключевых задач. В блоке также рассматривается содержание различных видов контроля: оперативного, финансового, структурного и стратегического, перечисляются преимущества систем внутреннего контроля.

В блоке 36 рассматриваются вопросы разработки и внедрения системы внутреннего контроля, а также почему системы контроля могут встречать сопротивление со стороны сотрудников компании.

В блоке 37 исследуется влияние систем финансового контроля на индивидуальное поведение. Мы рассматриваем различные теории мотивации и их опору на системы контроля, а также стиль управления и системы учета.

Цели

В этом блоке рассматривается сущность внутреннего контроля. После его изучения Вы сможете:

• дать определение сущности внутреннего контроля;
• охарактеризовать различные системы контроля, обнаруживаемые в организации;
• описать задачи внутренней системы контроля;
• назвать этапы процесса контроля;
• перечислить атрибуты системы внутреннего контроля.

Сущность контроля

Контроль означает регулирование деятельности организации таким образом, чтобы установленные ею показатели оставались в приемлемых пределах. Без подобного регулирования организации не смогут получать информацию о том, насколько успешно они действуют с точки зрения их стратегических целей. Система контроля позволяет сравнивать полученные ею показатели с запланированными. Контроль обеспечивает организацию механизмом корректировки ее курса, если показатели отклоняются от приемлемых пределов.

Институт внутренних аудиторов (1983) определяет контроль как любое действие, предпринимаемое руководством для наиболее вероятного достижения поставленных целей. Он указывает, что контроль может быть:

• Превентивный: Позволяет предотвратить нежелательные события.
• Выявляющий: Позволяет выявлять и корректировать нежелательные события, которые уже произошли.
• Директивный: Позволяет произойти желательным событиям и стимулировать их.

Внутренний контроль должен отличаться от внешнего. Внешний контроль вводится правительственными учреждениями и органами и предназначается для регулирования деятельности предприятия в обществе.

Задание

Приведите две важнейших задачи внутреннего контроля в организации.

Возможно, задание показалось вам сложным, но все-таки одну или две из следующих задач внутреннего контроля Вы упомянули:

• Позволяет организации приспособиться к изменениям обстановки.
• Позволяет ограничить накопление ошибок.
• Позволяет организации справиться с проблемами организационного характера.
• Позволяет организации минимизировать ее затраты.

Мы рассмотрим каждый из этих аспектов немного подробнее.

Изменения обстановки: В модуле 2 мы разъяснили, что организации должны справиться с изменениями внешней обстановки. С того момента, когда цель поставлена и до момента, когда она достигнута, происходит много событий. Хорошо разработанная система способна помочь организации предугадывать, отслеживать и эффективно реагировать на изменяющиеся обстоятельства.

Ограничение накопления ошибок: Если организация делает мелкие ошибки, это не влияет серьезно на ее финансовое здоровье. Однако незначительные ошибки могут накапливаться и становиться очень серьезными. Эффективная система контроля выберет эти мелкие ошибки и справится с ними.

Решение проблем организационного характера: Многие компании имеют широкую номенклатуру продукции, много источников сырья и рынков и сложное структурное построение. В этом случае для обеспечения адекватного контроля требуется эффективная система.

Минимизация затрат: Эффективная система контроля способна помочь сократить затраты. Она может помочь снизить затраты на рабочую силу и повысить выход продукции в расчете на единицу вводимого ресурса.

Системы внутреннего контроля

Мы подробно рассмотрим четыре вида контроля: оперативный контроль, финансовый контроль, структурный контроль и стратегический контроль.

Оперативный контроль

Этот вид контроля связан с процессами, которые необходимы организации для преобразования ресурсов в продукты или услуги. Оперативный контроль может принимать три формы:

• Предварительный контроль: Данный контроль сосредоточивается на ресурсах, которые организация получает из окружающей среды. Его задача - отследить качество или количество этих ресурсов до их поступления в организацию.
• Текущий (Экранирующий) контроль: Данный контроль в ходе процесса преобразования обеспечивает, чтобы качество продукта или услуги соответствовали стандартам. Этот тип оперативного контроля в значительной степени зависит от процесса обратной связи.
• Последующий (Послеоперационный) контроль: Данный вид контроля концентрируется на отдаче организации. После завершения процесса преобразования он может обеспечить руководство информацией для перспективного планирования.

Задание

Приведите пример каждого из следующих видов оперативного контроля.

• Предварительный контроль
• Текущий (Экранирующий) контроль
• Последующий (Послеоперационный) контроль

Вы могли привести следующие примеры:

• Предварительный контроль
  • наличие конкретного типа служащего;
  • установление строгих стандартов качества для производства товаров;
  • ограничение масштабов, в которых посторонние лица могут покупать акции компании.
• Текущий контроль
  • проверка продуктов по мере прохождения ими производственного процесса;
  • обеспечение обратной связи со служащими по показателям качества в ходе процесса производства.
• Последующий контроль
  • проверка качества готовых товаров, чтобы определить степень брака;
  • оценка объемов продаж продавцов с целью выдачи премий или комиссионных.

Финансовый контроль

Этот вид контроля связан с контролем финансовых ресурсов по мере их притока в организацию, движения в организации и оттока из нее. Существует ряд средств, которые могут быть использованы для финансового контроля. Они включают сметы, финансовые проверки (аудит), финансовые отчеты и анализ коэффициентов. Мы рассмотрим некоторые из них.

• Сметы: Сметы обычно устанавливаются для рабочих групп, отделов, отделений и организации в целом. Обычным периодом является год, но могут использоваться и более короткие периоды. Сметы обычно имеют денежное выражение, но тоже могут выражаться в объеме продукции, времени и т.п.

Задание

Назовите три основных преимущества и недостатка сметы как метода финансового контроля?

Преимущества:

• Сметы позволяют измерять показатели и проводить сопоставление между отделами, между уровнями в организации и между разными периодами времени.
• Сметы помогают компании координировать ресурсы и проекты.
• Сметы служат руководством в отношении ресурсов и ожиданий организации.
• Сметы позволяют компании оценить показатели управляющих.
• Сметы обеспечивают координацию и связь между отделами, так как они выражают различные виды деятельности в общей для всех форме.
• Сметы также помогают компании вести учет показателей организации и являются логическим дополнением стратегического планирования.

Недостатки:

• Сметы дают только общие рекомендации, но управляющие не всегда понимают, что изменяющиеся обстоятельства могут потребовать внесения корректировок в сметы.
• Процесс разработки смет требует много времени.
• Сметы могут ограничивать обновление и изменение в компании, так как может не найтись необходимых средств для того, чтобы воспользоваться преимуществами неожиданных возможностей.
• Может быть составлено слишком много смет.
• Управляющие могут ставить слишком легкие задачи, чтобы без труда их решить.
• Система смет может привести к наказанию управляющего, который составил завышенную смету и не уложился в нее.

• Финансовые проверки (аудит): Аудит является независимой оценкой учетных и финансовых процедур организации. Эти аудиторские проверки могут быть внутренними и внешними. Внешний аудит - это финансовая оценка, проведенная экспертами, которые не являются служащими организации. Внутренний аудит проводится служащими организации. Его задачей, как и задачей внешнего аудита, является подтверждение точности финансовых учетных процедур. Внутренний аудит, кроме того, проверяет данные процедуры на эффективность и пригодность.

• Финансовые отчеты: Финансовый отчет - это очерчивание определенного аспекта в финансовых обстоятельствах организации. Информация из таких отчетов используется для того, чтобы рассчитать важные финансовые ресурсы.

• Анализ коэффициентов: Финансовые коэффициенты сравнивают между собой различные статьи баланса или отчета о прибылях и убытках. Эти коэффициенты обеспечивают управляющих отправными точками отсчета для анализа деятельности. Вы узнали, как рассчитывать эти отношения в курсе Финансовый учет.

Структурный контроль

Структурный контроль сосредоточивается на том, насколько структурные элементы организации соответствуют своему назначению. Существует два основных вида структурного контроля:

• Бюрократический контроль: Данный контроль характеризуется формальными и механическими структурными построениями. Цель данного вида контроля - добиться подчинения служащих. Предполагаются строгие правила, жесткая иерархия, дополнительные структуры и строгие стандарты деятельности. Подразумевается также формальное участие служащих.
• Клановый контроль: Данный контроль - более гибкий подход, и целью его является преданность служащего организации. Он основывается на групповых нормах и развитой корпоративной культуре и возлагает на служащих бремя ответственности самоконтроля. Организации, использующие данный подход, обычно имеют "плоскую" структуру. Они поощряют групповую деятельность и участие служащих в общем процессе.

Стратегический контроль

Стратегический контроль фокусируется на том, насколько эффективны стратегии организации в достижении целей. Стратегический контроль обычно сосредоточивается на структуре, руководстве, технологии, трудовых ресурсах организации, а также на информационных системах и системах оперативного контроля.

Задание

Каковы характеристики централизованного и децентрализованного стратегического контроля в контексте всей организации? Приведите по две характеристики для каждого вида контроля.

Вы могли привести следующие характеристики:

• Централизованный контроль
  • Любая организация в мире отвечает за оперативную отчетность о результатах деятельности перед головной конторой.
  • Управляющие головной конторы часто посещают зарубежные отделения для наблюдения за их работой.
  • Существует четкий контроль за ключевыми стратегическими решениями.
• Децентрализованный контроль
  • Зарубежные подразделения должны отчитываться менее часто и не по всем показателям.
  • От отделений обычно требуется представление кратких отчетов о деятельности только ежеквартально, а полных отчетов всего лишь раз в год.
  • Визиты в головную контору менее часты и в меньшей степени связаны с отслеживанием и оценкой деятельности.

Задачи системы внутреннего контроля

Система внутреннего контроля выполняет следующие важные задачи.

Поддержка целей компании: Основной причиной внедрения и поддержания систем внутреннего контроля является оказание поддержки и определение степени продвижения к достижению целей компании. Правильно разработанные и функционирующие системы внутреннего контроля являются наиболее важным инструментом, с помощью которого организация может определять прогресс, достигнутый в отношении целей компании. Системы, не выполняющие этой функции, неэффективны по затратам.

Надежность финансового учета: Системы контроля должны быть разработаны так, чтобы обеспечить точность и целостность данных. Наличие надежных финансовых и учетных данных на всех уровнях является критическим для процесса принятия решений в организации. Правильные решения не могут быть приняты на базе неточных и/или ненадежных данных.

Обеспечение учитываемости активов: Основная задача эффективной системы внутреннего контроля -обеспечить точный учет, конкретизирующий деятельность, касающуюся активов компании. Она призвана помогать управляющим анализировать характер и тип активов, а также определять степень риска, связанного с каждым активом или группой активов.

Защита активов: Ключевой задачей системы внутреннего контроля является обеспечение того, чтобы ценность активов должным образом защищалась. Системы внутреннего контроля должны разрабатываться для периодической физической проверки, подтверждения счетов, процедур текущей оценки, списания потерь, ущерба или старения.

Правовые и установленные законом задачи: При разработке и поддержании системы внутреннего контроля необходимо выполнять внешние обязательства. Организация должна отслеживать изменения в законодательных или правовых требованиях, чтобы определить, каким образом необходимо изменить систему внутреннего контроля.

Этапы процесса контроля

Вне зависимости от вида системы контроля, о которых мы говорим, в процессе контроля существует несколько основных этапов. На рис. 35.1 отображен этот процесс.

Рис. 35.1 Этапы процесса контроля

Мы рассмотрели основные стадии:

Установление стандартов

Первым этапом в процессе контроля является установление стандартов. Контрольный стандарт - это плановый показатель, с которым будут сравниваться последующие показатели, например, производство трех автомобилей на заказ в неделю. Такие стандарты должны выражаться в подходящей форме и согласовываться с задачами организации. Стандарты также необходимы для определения показателей эффективности деятельности. Эти показатели дают информацию о том, насколько хорошо контролируется деятельность.

Измерение эффективности деятельности

Второй стадией процесса контроля является измерение эффективности деятельности, например, насколько точна работа служащего, каков уровень неудач в отдельных подразделениях и т.п. Измерение эффективности является постоянной текущей задачей для большинства организаций. Показатели эффективности должны быть обоснованными. Это значит, что должно измеряться то, что нужно. Однако их трудно получить.

Сравнение достигнутых показателей и стандартов

Третьим шагом в процессе контроля является сравнение достигнутых показателей и установленных стандартов. Период, за который сравниваются показатели и стандарты, зависит от многих факторов, включая важность и сложность деятельности, подвергающейся контролю. Для стандартов, установленных на более длительные сроки, и стандартов более высокого уровня могут подходить годовые сравнения. В других обстоятельствах необходимы сравнения за более короткие периоды времени.

Корректирующие действия

Заключительным этапом в процессе контроля является определение необходимости корректирующих действий. Решения, касающиеся корректирующих действий, предусматривают привлечение аналитических и диагностических навыков управляющего. После того как показатели были сопоставлены со стандартами, возможен ряд действий.

• Возможно решение ничего не делать или поддерживать статус-кво. Такой вариант возможен, когда фактические показатели, в основном, соответствуют стандартам.
• Изменение установленного стандарта может быть необходимым, если вначале был установлен слишком высокий или низкий стандарт. Кроме того, стандарты, которые точно соответствовали, когда они были установлены, могут потребовать корректировки, так как изменились обстоятельства.
• Корректирующие действия необходимы, если отклонение значительно. Это может включать широкий набор вариантов.

Характеристики системы внутреннего контроля

Чтобы системы контроля были эффективными, в компании на всех уровнях должны понимать, что они в большой степени способствуют достижению корпоративных целей. Они не должны восприниматься как системы, которые существуют для того, чтобы ограничивать сотрудников или вводить бюрократические регламентации.

Задание

Перечислите пять основных признаков эффективной системы внутреннего контроля.

Эффективная система внутреннего контроля имеет ряд характеристик. Она должна быть:

• простой и понятной;
• интегрирована с планированием;
• эффективна по затратам;
• гибкой;
• поддающейся учету;
• полной;
• точной;
• предоставляющей информацию как можно чаще;
• динамичной;
• предоставляющей объективную информацию;
• включающей систему для работы с чувствительной информацией;
• обеспечивающей самоконтроль и раннее предупреждение.

Почему важны эти характеристики? Давайте рассмотрим каждую поочередно.

• Простая и понятная: Эффективный контроль должен состоять из простых, легко понимаемых процедур, которые могут проводиться всем персоналом, отвечающим за него. Должно существовать ясное понимание причин контроля, какие функции он призван выполнять и каким образом он способствует успешному достижению корпоративной стратегии. Если механизмы контроля сложны, возникает тенденция к их игнорированию, они становятся объектом сокращений, их не понимают.
• Интегрирование с планированием: Эффективный контроль связан с планированием. Чем яснее и точнее связь, тем более эффективной будет система контроля. Лучшим путем соединения планирования и контроля является учет для контроля в процессе составления планов. Это значит, что по мере установления целей в процессе планирования разрабатываются стандарты, которые будут отражать, насколько хорошо реализуются планы.
• Эффективность по затратам: Системы контроля необходимо постоянно проверять и оценивать, чтобы определить общие затраты на их содержание. Результат сравнивают с ценностью активов или преимуществами, которые дает система контроля.
• Гибкость: Система контроля должна быть достаточно гибкой, чтобы реагировать на изменения. У организации должна быть возможность с ее помощью эффективно проводить несанкционированные или необычные операции. Системы контроля должны обеспечивать контрольный доступ, который не следует использовать в других целях, т.е. для решения прикладных задач. Постоянное использование контрольного доступа свидетельствует о том, что система негибкая.
• Подотчетность: Контроль должен быть поручен сотруднику или организации, которые отвечают за его осуществление. Эти сотрудники должны понимать всю меру своей ответственности и то, каким образом эта ответственность распределяется между другими сотрудниками, осуществляющими контроль.
• Полнота: Механизмы контроля должны быть разработаны таким образом, чтобы отражать следующее: сложность организации, разнообразие операций, размах операций, различные используемые методы, типы контролируемых процедур. Многие системы контроля терпят крах по причинам, связанным с узостью их задач и недостаточным пониманием необычных операций.
• Точность: Решения, принимаемые на основе неточной информации, - неудачные решения. Однако на практике многие управляющие принимают важные решения, основанные на неточной информации. Результатом неточной информации являются несоответствующие действия управления и потери ресурсов.
• Своевременность: Своевременность относится к способности системы контроля регулярно выдавать информацию. Чем выше уровень неопределенности и нестабильности в обстановке, тем больше потребность в регулярной информации и частых измерениях.
• Динамичность: Контрольные системы должны быть в значительной степени динамичны, чтобы приспосабливаться к частым изменениям в технологии, процессах, смене процедур в компании, условиям рынка или другим организационным факторам, которые могут требовать их постоянного обновления. Некоторые системы могут оставаться неизменными на протяжении всего времени, в то время как другие могут требовать регулярных и значительных изменений.
• Объективность: Системы контроля должны предоставлять как можно более объективную информацию. Объективная информация более полезна, чем субъективная, и позволяет управляющим принимать более удачные решения.
• Проблемы управления: Системы внутреннего контроля часто выходят из строя или дают сбои. Это может происходить из-за изменений в технологии, процессах, процедурах, персонале или преднамеренных попыток обойти систему внутреннего контроля. Системы внутреннего контроля должны обеспечивать каналы связи для всех служащих на всех уровнях компании, чтобы использовать их для доклада в тех случаях, когда другие системы используются ненадлежащим образом.
• Самоконтроль/заблаговременное предупреждение: Системы внутреннего контроля должны осуществлять самоконтроль. Некоторые системы осуществляют самоконтроль автоматически, другие требуют периодической проверки. Подобный процесс проверки важен для компании в том случае, если ей необходимо поддерживать и модифицировать свою систему. Чем больше необходимость в системе внутреннего контроля, тем более важно внедрить такие методы работы, которые выявляют проблему на раннем этапе. Если это возможно, системы контроля должны устанавливаться для того, чтобы обеспечить автоматическое предупреждение, а не зависеть от проверки или аудита.

Контрольное задание

В качестве управляющего внутри отдела кадров Вы только что закончили программу развития управления, которая содержит разъяснение и анализ сущности, роли и влияния систем внутреннего контроля. Директор по кадрам попросил вас объяснить группе управляющих, не имеющих бухгалтерской подготовки, следующее:

• (a) Различия между оперативным, финансовым и структурным контролем.
• (b) Характеристики системы внутреннего контроля.

Литература:

• Institute of Internal Auditors (1983), Control: Concepts and Responsibilities, Statement of Internal Auditing Standards, No. 1, July

Ответы на контрольное задание

(a) Оперативный контроль связывают с процессами преобразования ресурсов в продукты, например, контроль за материалами, контроль качества. Финансовый контроль занимается контролем финансовых ресурсов, когда они поступают в организацию, движутся в ней и выходят из нее. Структурный контроль сосредоточивается на том, каким образом структурные элементы организации служат целям, для которых они предназначены.

(b) Основными характеристиками системы внутреннего контроля являются:

• гибкость: система должна приспосабливаться к изменениям в организации и в операциях,которые проводятся.
• эффективность по затратам: внедрение контрольной системы не должно стоить больше, чем выгоды, которые она дает организации.
• объективность: наиболее полезной для управляющих является информация без субъективных оценок.
• простота: нет смысла внедрять контрольную систему, которая так сложна для понимания, что сотрудники начинают отказываться от ее применения или же упрощают ее.
• подотчетность: кто-то, индивидуум, группа или организация, должны отвечать за осуществление контроля.
• динамизм: системы могут быстро устаревать; могут меняться технология или метод работы компании. Динамичная система может справиться с подобными изменениями.
• самоконтроль: контрольная система должна, где это возможно, справляться с проблемами по мере их возникновения. Результаты оценки или аудита могут быть получены слишком поздно.
• интеграция: всегда лучше разрабатывать стандарты одновременно с планами, а не пытаться разработать эффективные органы контроля после того, как планы уже разработаны.