Разработка и внедрение систем контроля

Цели

Этот блок связан с разработкой и внедрением систем внутреннего контроля. После его изучения Вы сможете:

• описать этапы разработки систем внутреннего контроля;
• охарактеризовать внутреннюю обстановку, критическую для эффективной работы системы внутреннего контроля;
• перечислить достоинства систем внутреннего контроля;
• осветить проблемы, связанные с управлением системой внутреннего контроля;
• разъяснить, почему внедрение системы контроля может встречать сопротивление.

Разработка систем внутреннего контроля

При разработке и внедрении системы внутреннего контроля необходимо учитывать ряд важных факторов. Мы коснемся главных из них в этом блоке.

Анализ обстановки, в которой осуществляется внутренний контроль

Чтобы система контроля работала эффективно, ей необходима поддержка. Подобная поддержка должна исходить от всей организации и выражаться в форме подлинной поддержки механизмов внутреннего контроля. Система поддержки должна начинаться сверху. Система внутреннего контроля не будет функционировать, если контролем постоянно пренебрегают и если требования соответствия нормам поддерживаются лишь на словах. Системы контроля должны поддерживаться на всех уровнях организации. Эта поддержка устанавливается на примере и на практике. Например, каждый в организации должен быть в курсе требований и должен поддерживать стандарты качества в производстве продукции или предоставлении услуг.

Соответствие задачам организации

Организация должна понимать, что система контроля вносит вклад в успешное достижение целей. Потому система контроля должна быть разработана так, чтобы она соответствовала целям и задачам организации. Если процессом разработки правильно управлять, механизмы контроля будут выглядеть скорее в позитивном, чем в негативном свете. При разработке механизмов контроля очень важно довести их значение и важность до всех служащих, так чтобы каждый признал необходимость расширения определенных отделов, набора особого персонала и т.п.

Анализ риска

Возможно наличие рисков, связанных с разработкой системы контроля. Что произойдет, если проверка качества допустит ошибку или слишком много ограничений будет наложено на продажу акций компании? Организации могут прибегнуть к анализу риска, который поможет установить степень риска или последствия провала системы контроля. Этот анализ может проводиться с точки зрения влияния на достижение задач организации или неспособности достичь их. Этот анализ должен проводиться на постоянной основе, чтобы помочь избежать непредвиденных ситуаций, которые могут возникнуть как следствие сбоя в системе контроля.

Задание

Какие факторы Вы примете во внимание, анализируя риск в вашей собственной организации?

Вы, возможно, перечислили некоторые факторы, характерные для вашей собственной организации, но обычно анализ риска включает:

• практику распределения сбыта в компании;
• финансовое и экономическое здоровье компании, благополучную обстановку вокруг нее;
• профиль рабочей силы компании;
• характер конкурентной среды;
• чувствительность организации к негативной известности и судебной ответственности;
• любые другие уникальные риски, связанные с товарами или услугами компании.

Системы контроля, соответствующие степени риска

Организации должны проводить анализ затрат и результатов в отношении каждого механизма или процедуры контроля. Деятельность, связанная с высоким уровнем риска и с важными задачами, требует более жесткого контроля, в то время как деятельность, связанная с незначительным риском, может позволить себе систему контроля более низкого уровня, соответствующую степени обусловленного ею риска. Излишний контроль или внедрение дорогостоящей системы внутреннего контроля, непропорциональной уровню воспринимаемого риска, не сделает чести системе внутреннего контроля. Например, жесткий контроль над расходами отдела на оборудование может намного превосходить риск неполучения наилучшего результата и будет лишь раздражать и выводить из себя персонал.

Надзор и претворение в жизнь

Системы внутреннего контроля должны быть объектом надзора и принудительного внедрения. От управляющих требуется следить за тем, чтобы система внутреннего контроля постоянно соответствовала задачам организации. Они также должны быть уверены, что системы вносят свой вклад в рентабельную и эффективную работу организации и что все ошибки системы быстро исправляются. Такой надзор и претворение в жизнь должно производиться или отдельным сотрудником, или подразделением, которые отвечают за конкретный контроль. Текущие и периодические проверки являются важным аспектом любой системы контроля и позволяют убедиться, что она все еще продолжает работать рентабельно и эффективно.

Обстановка, в которой осуществляется внутренний контроль

Обстановка, в которой контроль устанавливается и осуществляется руководством во взаимодействии с основными участниками компании, является определяющей для создания удачной системы внутреннего контроля. Мы рассмотрим ответственность различных уровней в формировании обстановки. Это:

• высшее руководство;
• управляющие подразделениями;
• аудиторские комиссии;
• финансовые чиновники;
• участники компании.

Высшее руководство

Попросту говоря, высшее руководство должно поддерживать систему контроля, если намерено добиться успеха. Высшее руководство помогает сформировать культуру, которая необходима для работы системы контроля. Ему необходимо внимательно оценивать и понимать, какие типы систем внутреннего контроля являются определяющими для успеха компании. В отношении данных систем контроля высшее руководство должно способствовать внедрению кодекса надлежащего поведения и ясно дать понять персоналу компании, что степень его нынешнего и будущего успеха зависит от его способности соответствовать системам внутреннего контроля.

Управляющие подразделениями

Управляющие на различных уровнях должны оценивать результаты деятельности, за которую они несут непосредственную ответственность, чтобы определить степень риска, связанного с данной деятельностью. Например, управляющий по закупкам должен будет оценить риск, связанный с введением системы своевременного производства. Управляющие должны быть готовы к изменениям условий или ситуаций, которые влияют на системы контроля в данных видах деятельности и проводить, корректировки которых требуют данные изменения. Управляющие также отвечают за понимание своими подчиненными их ответственности и обязанностей в отношении существующих органов внутреннего контроля.

Задание

Какие из следующих типов отчетов Вы подготовили или получили, выполняя роль управляющего? Объясните одним предложением назначение каждого доклада.

• Оборотный капитал
• Анализ доходности
• Внутренний контроль
• Контроль качества
• Отчет по охране окружающей среды

Отчеты по оборотному капиталу: Их необходимо составлять своевременно, чтобы сосредоточить внимание руководства на ключевых аспектах деятельности.

Отчет по анализу доходности: Этот отчет должен концентрировать внимание руководства на правильном учете затрат, эффективности производства и правильном учете запасов.

Отчет по внутреннему контролю: Этот отчет должен сосредоточиться на качестве и эффективности всех основных систем контроля.

Отчеты по контролю качества: Эти отчеты должны отслеживать показатели по отношению к нормативам затрат и качества.

Отчеты по охране окружающей среды: Эти отчеты связаны с соответствием организации обязательствам по контролю за охраной окружающей среды.

Аудиторские комиссии

Для эффективного обслуживания системы внутреннего контроля очень важно, чтобы аудиторская комиссия была хорошо сформирована. Многие бухгалтерские организации отстаивают именно этот тип структуры комиссии. Комиссия выполняет ряд важных функций, крайне необходимых для эффективного внутреннего контроля.

Задание

Известно четыре вида деятельности, осуществляемой комиссией. Посмотрите, сможете ли Вы их определить.

Вы, возможно, перечислили следующие виды деятельности:

• обзор оценок, данных руководством качеству и эффективности механизмов внутреннего контроля;
• обзор докладов, связанных с соответствием кодексу поведения и т.п.;
• обзор масштабов аудиторской деятельности в организации в области обработки данных и их защиты;
• обзор правовых обязанностей, налагаемых на компанию, и как они исполняются.

Финансовые служащие

Финансовые служащие организации несут основную ответственность за системы внутреннего контроля. В частности, они отвечают за то, чтобы механизмы внутреннего контроля были правильно налажены, внедрены и отслеживались. Они также отвечают за обеспечение эффективной связи между должностными лицами и комиссиями, которые вводят системы контроля. Система финансового управления помогает убедиться в том, что все функции, системы, взаимодействия отслеживаются и оцениваются, т.е. остаются адекватными. Финансовая служба устанавливает уровень качества систем внутреннего контроля в компании и становится символом политики компании в области этики.

Руководство зачастую может вынуждать финансовых сотрудников пренебрегать механизмами внутреннего контроля и предоставлять надуманную финансовую информацию, чтобы создать впечатление соответствия целям и задачам компании. Подобная практика серьезно снижает ценность и качество систем внутреннего контроля. Сопротивление этому свидетельствует о наличии проблем в организации.

Задание

Опишите функции внутреннего контроля, которые могут выполнять следующие члены финансового отдела.

• Главный финансовый служащий
• Финансовый контролер
• Внутренний аудитор

Главный финансовый служащий

• Эта должность связана со многими механизмами непосредственного и опосредованного контроля и опирается на других членов отдела, чтобы привлечь в сферу его/ее внимания методом исключения реальные или потенциальные проблемы.
• Он/она использует целый спектр систем внутреннего контроля, таких как ежемесячные отчеты о движении денежных средств и оборотном капитале, отчеты внутренних аудиторов, отчеты о затратах на производство и маркетинг, отчеты о компенсациях служащим и т.п.

Финансовый контролер

• В разных организациях данная роль может значительно различаться, но всегда он/она несут ответственность за деятельность компании в области учета.
• Он/она используют широкий набор систем контроля, включая отчеты о продажах и возврате товаров, отчеты о производстве, анализ себестоимости производства, анализ затрат на исследования, анализ доходности и т.п.

Внутренний аудитор

• Аудитор должен постоянно анализировать и проверять все функции и операции компании, чтобы определить степень риска.
• Он/она должны готовить годовые отчеты управляющему с детальным изложением аудиторской деятельности, включая результаты проверок на соответствие кодексам поведения, и представлять их высшему руководству, аудиторскому органу и совету директоров.
• Он/она должны разрабатывать и вести инвентаризацию всех активов, объектов и действий компании. Эти данные создадут основу для разработки годовых планов аудита.

Участники компании

Для организации важно поддерживать контакт с участниками ее деятельности, чтобы убеждать последних в важности и эффективности системы внутреннего контроля. Отчет управления включается в годовой отчет. Этот отчет должен освещать существующие виды материальных отчетов, ответственность управляющих, а также точность и эффективность механизмов контроля. Он также должен включать публикуемые финансовые отчеты и отчет управления о том, каким образом эти обязанности были исполнены.

Преимущества систем внутреннего контроля

Важнейшей частью процесса управления является формирование соответствующих эффективных по затратам механизмов внутреннего контроля, которые позволят руководству определять, достигаются ли цели и задачи организации. Эффективное управление системой внутреннего контроля дает много преимуществ.

Задание

Удачно управляемая система внутреннего контроля принесет организации следующие выгоды. Опишите, что значит каждая из этих выгод для вашей организации.

• Средства управления
• Меры по предупреждению поведения служащих
• Наблюдение за поведением служащих
• Измерение прогресса
• Механизм контроля качества
• Добавленная стоимость

Средства управления

Хотя организация и может ставить общие и специфические цели, она не гарантирует их успешного выполнения. Системы внутреннего контроля обеспечивают служащих схемой и параметрами, которые они могут использовать для оценки своих достижений. Эти механизмы контроля могут действовать в качестве стимула для служащих, так как они дают им обоснование их обязанностей и ответственностей.

Меры по предупреждению поведения служащих

Хорошо разработанные системы внутреннего контроля определяют тип поведения, которого должны придерживаться служащие организации, такой, например, как уровень гибкости и автономности служащих, степень точности и аккуратности, необходимые для выполнения определенных задач. Системы также помогают предотвратить возникновение проблем.

Наблюдение за поведением служащих

Удачные механизмы внутреннего контроля дадут руководству своевременный сигнал о том, что возникают проблемы, или что механизмами внутреннего контроля пренебрегают. Подобное уведомление может быть в виде механизма раннего предупреждения в областях высокого риска, в виде определения неправильной схемы действий и неадекватного отношения служащего или руководства к подчинению правилам внутреннего контроля. Подобные отклонения требуют корректировочных действий до того, как они станут серьезными.

Измерение прогресса

Эффективные механизмы контроля обеспечат организацию постоянными или периодическими докладами о степени продвижения к достижению цели. Если информация точна и своевременна, она позволит руководству сосредоточиться на областях деятельности, требующих особенного внимания, а также может выявить необходимость изменения или корректировки приоритетов для достижения задач организации.

Механизм контроля качества

Эффективная система контроля доводит до сведения служащих основные ценности, которые организация сохраняет в отношении приверженности стандартам, поддержки механизмов внутреннего контроля и возложения ответственности на работников за поддержание этих стандартов. Подобная философия всеобъемлющего качества может значительно снизить расходы и вылиться в большие прибыли для организации.

Добавленная стоимость

Эффективные системы контроля являются источником добавленной стоимости, если выгоды, приносимые ими, перевешивают затраты на их внедрение. Такие системы могут непосредственно влиять на прибыль или вносить свой вклад в добавленную стоимость опосредованно, или же помогают убедиться, что ценность сохраняется, а не уменьшается и не теряется.

Кадровые аспекты управления системами внутреннего контроля

От качества трудовых ресурсов организации зависит эффективность системы контроля. Вклад, который вносят люди в работу систем внутреннего контроля важен, и должен учитываться при их разработке. Люди являются первостепенным фактором в развитии обстановки поддержки, о которой мы говорили ранее.

Задание

Какие кадровые аспекты Вы учитываете при управлении системами внутреннего контроля?

Вы могли предложить:

• набор соответствующего персонала;
• наличие систематической подготовки для работы в системе контроля;
• структура системы вознаграждений организации будет влиять на управление системой;
• важность установления этической обстановки. Это включает разработку кодексов поведения.

Отбор: Организация должна разработать критерии отбора, которые соответствуют потребностям задач контроля и общей культуре организации. Правильный выбор людей поможет обеспечить соответствие стандартам, а также эффективный контроль за ними. Необходимо, чтобы критерий отбора можно было оценить и определить.

Подготовка: Системы подготовки дают персоналу знания, умения и подходы, которые необходимы, чтобы исполнять свои обязанности в контексте системы контроля. На низших уровнях это может быть достигнуто подготовкой на местах и выдачей инструкций на рабочем месте; на более высоких уровнях могут понадобиться большие технические знания. В этом случае может применяться комбинация внутренних и внешних программ. Технические и управленческие потребности каждой должности должны учитываться, чтобы подготовка отвечала меняющимся потребностям.

Структура компенсации: Структура системы компенсаций имеет непосредственное влияние на то, каким образом управляются системы внутреннего контроля. Система компенсаций может придавать особое значение краткосрочным или долгосрочным результатам, при этом она также может вступать в противоречие с системой контроля, потому что служащие могут больше внимания уделять поведению, чтобы получить вознаграждение, а не выполнению обязанностей по внутреннему контролю. Системы вознаграждений, таким образом, должны быть скоординированы с требованиями системы контроля.

Кодекс поведения: Необходимо наличие определенной этической обстановки, чтобы эффективно работать с системами контроля. Одним из методов создания такой обстановки является использование кодексов поведения. Он может представлять собой широкую формулировку политики, выражающую этические услуги и задачи организации, а не перечень того, что можно и что нельзя делать. Сам по себе кодекс наилучшей практики недостаточен, требуются другие поддерживающие элементы, т.е. поддержка высшего управления и дисциплинарные системы.

Задание

Если вас попросили помочь разработать этическую политику в виде кодекса поведения, какие основные пункты Вы бы взяли?

• Политика должна предусматривать вопросы компетентности, конфиденциальности, честности и объективности и должна быть разработана с тем, чтобы соответствовать уникальным обстоятельствам компании и способствовать достижению корпоративных целей.
• Политика в области этики должна информировать организацию и ее служащих об их ответственности за ее соблюдение и о дисциплинарной ответственности в случае ее несоблюдения.
• Ответственные должностные лица и подразделения, привлеченные к исполнению кодекса, должны постоянно оценивать свои собственные действия, чтобы убедиться, что они не противоречат кодексу.
• Для поддержания политики в области этики необходимо установление эффективных каналов связи, которые обеспечат свободный и открытый обмен мнениями по имеющимся или возможным этическим дилеммам, как внутренним, так и внешним.
• Служащие должны быть способны обходить управленческие каналы и работать с проблемами без страха неожиданных последствий.
• Необходима система регулярной ревизии, чтобы проводить внутренние аудиторские проверки для оценки политики и привлечения внимания руководства к областям, которым необходимо дальнейшее развитие или образовательная поддержка.

Сопротивление системам контроля

Служащие могут противиться системам контроля по множеству причин; однако основные причины связаны с чувством чрезмерного контроля, ощущением, что контроль не соответствует своему назначению, система вознаграждений может оказаться неэффективной или на них может возлагаться слишком большая ответственность.

Чрезмерный контроль: В организациях существует тенденция к сверхнаправленности, т.е. практика проверки и контроля слишком многих вещей. Чрезмерный контроль становится очень проблематичным, когда рассматриваемые механизмы контроля непосредственно влияют на поведение служащего. Это может привести к тому, что служащие будут посчитают подобный контроль за поведением не имеющим под собой оснований и поэтому не нужным.

Несоответствующий фокус: Системы контроля могут быть слишком узки или могут слишком сосредоточиваться на количественно определимых переменных и не оставлять места для интерпретации. Если стандарты контроля слишком узки, то зачастую служащие сопротивляются целям системы контроля и сосредоточивают свои усилия только на показателях эффективности (например, на количестве единиц продукции, выпущенных за час, а не на количестве точных или работающих единиц продукции в час).

Поощрение за неэффективность: Подразделения часто могут наказываться за то, что они удерживаются в рамках сметы, в то время как подразделения, допустившие перерасход, поощряются за их нерентабельность. Это может создать впечатление, что они не получают достаточно денег. В результате это может быть неправильно истолковано обоими подразделениями, что приведет к еще более поощряемой нерентабельности.

Слишком большая ответственность: Сотрудники могут сопротивляться контролю еще и по причине того, что не хотят отвечать за ошибки или работать так усердно, как хочет их начальник. Эффективные механизмы контроля позволяют управляющим определять, успешно или нет работники выполняют свою работу.

Задание

Каким образом организация может преодолеть сопротивление системам внутреннего контроля? Перечислите три-четыре стратегии для устранения сопротивления.

• Формирование эффективных механизмов контроля в первую очередь поможет преодолеть сопротивление. Если система контроля обладает такими характеристиками, как гибкость, точность, объективность и своевременность, менее вероятно, что организация будет осуществлять чрезмерный контроль или поощрять неэффективность.
• Участие работников в планировании и внедрении системы контроля может помочь справиться с теми, кто, всего вероятнее, будет ей сопротивляться. Работодатели, участвующие в процессе разработки, всего вероятнее, будут опасаться, что кто-то может завладеть системой контроля.
• Обмен мнениями и обучение также являются стратегиями, которые можно использовать, чтобы сломить сопротивление. Эти стратегии помогают информировать работников о назначении системы, ее задачах и о том, как она работает. Данные меры также позволяют уменьшить сопротивление, которое может существовать в связи с системой контроля.
• Разнообразные стандарты и информационные системы обеспечивают проверку и балансы и позволяют организации подтвердить точность показателей эффективности. Сопротивление контролю снижается из-за того, что процедуры подтверждения защищают как служащих, так и руководство.

Контрольное задание

Вас в качестве нефинансового управляющего попросили представить доклад по системам контроля в организации на собрании группы управляющих. Вы должны особое внимание уделить обстановке, необходимой для работы эффективной системы контроля. Вы также должны привести преимущества эффективной системы контроля.

Ответы на контрольное задание

Пункты, на которых Вы хотели бы сосредоточиться в своем докладе, включают:

• поддержка высшим руководством;
• четкая ответственность функциональных управляющих;
• правильно структурированная аудиторская компания;
• четкое определение ролей финансовых служащих;
• понимание приоритетов участников компании.

Конкретные преимущества систем внутреннего контроля включают:

• добавленную стоимость;
• механизм контроля качества;
• удобный механизм управления;
• механизм предугадывания и надзор за поведением служащих;
• механизм измерения прогресса.