Финансовый/управленческий контроль и поведение служащих

Цели

Этот блок исследует воздействие систем контроля на поведение служащего. После его изучения Вы сможете:

• объяснить, как поведенческие факторы могут быть вовлечены в систему учета;
• обосновать связь между мотивацией служащих и системой финансового контроля организации;
• описать взаимосвязь между современной теорией организации и деятельностью финансового отдела.

Потребности и мотивация работника

Одной из основных функций системы учета организации является мотивация желаемых форм поведения. Мы можем много сообщить о теориях мотивации, но для наших целей достаточно краткого обзора. Мы рассмотрим четыре теории: иерархии потребностей Маслоу, теорию мотивации-гигиены Герцберга, теорию мотивации достижений МакКлелланда и теорию ожидания.

Иерархия потребностей по Маслоу

Теория Маслоу является одним из наиболее известных достижений. В ее основе лежит понятие иерархии пяти уровней базовых потребностей. Эти потребности следующие:

1. Физиологические потребности, удовлетворяемые пищей, кровом, теплом и т.п.
2. Потребности безопасности связаны с безопасностью и защитой от неожиданных событий.
3. Общественные потребности связаны со стремлением к любви и принадлежности к какой-нибудь группе.
4. Потребности уважения имеют отношение к самоуважению и признанию другими. Удовлетворение этой потребности дает чувство полезности и необходимости.
5. Самовыражение имеет отношение к реализации собственного потенциала. Оно определяется каждым человеком исходя из его/ее личных уникальных потенциальных возможностей и личных, самостоятельно поставленных целей.

Маслоу указывал, что пять уровней потребностей связаны друг с другом последовательно. Индивидуальное поведение первоначально мотивируется желанием удовлетворять потребности на низшем незаполненном уровне иерархии. После того как более низкий уровень удовлетворен, он больше не является мотивацией. Единственные потребности, которые мотивируют поведение, это те, которые все еще не удовлетворены.

Задание

Какое значение теория Маслоу придает денежным вознаграждениям? На представленной ниже диаграмме отметьте, какие уровни можно мотивировать денежным вознаграждением в большей, а какие в меньшей степени.

Иерархия по Маслоу означает, что после того как физиологические потребности выполнены, а потребности выживания и безопасности удовлетворены, можно ожидать, что индивидуумы в большей степени будут реагировать на внутренние вознаграждения, чем на денежные выплаты, которые в первую очередь связаны с удовлетворением потребностей более низкого уровня. Перспектива дополнительных денежных вознаграждений может быть недостаточной для мотивации соответствующего поведения хорошо оплачиваемой категории индивидуумов.

Двухфакторная теория Герцберга

Герцберг выдвинул точку зрения, что факторы, которые дают удовлетворение от работы, совершенно отличны от тех, которые не дают этого удовлетворения.

Задание

Поразмыслите о своей собственной работе и тех случаях, когда Вы чувствовали себя удовлетворенным или неудовлетворенным. Перечислите обстоятельства ниже.

Ваш список, вероятно, совпадает с некоторыми находками Герцберга. Она нашел, что благоприятный опыт чаще всего был связан с атрибутами удовлетворения работой. Принципиальными источниками удовлетворения были достижения, признание, сама работа, ответственность и продвижение. Наиболее общими неблагоприятными случаями были те, которые были связаны с контекстом работы. Эти факторы включают надзор, политику компании, условиях труда, жалование, статус и гарантию занятости. Хорошая гигиена (то есть хорошая зарплата, высокий статус и т.п.) предотвратят неудовлетворенность, но не дадут человеку чувства удовлетворения работой. Два фактора имеют разные системы отсчета и не являются частью целого. Герцберг указал, что единственным способом эффективной мотивации служащих является предоставление им работы-соревнования, в которой они могут принять на себя ответственность и испытать чувство достижения цели. Он предложил принципы "украшения" работы, чтобы этого достигнуть.

Теория мотивации достижений МакКлелланда

МакКлелланд также сделал большой вклад в теорию мотивации. Он выдвинул теорию мотивации достижения. Мотив достижения связан с желанием принять вызов и быть новатором. Он также обнаружил, что интенсивность желания достижений варьируется у индивидуумов в зависимости от их ответственности и социально-культурной базы.

Задание

Какие характеристики являются определяющими для тех, кто добился серьезных достижений?

МакКлелланд определил следующие характеристики:

• Им нравятся ситуации, в которых они могут принимать на себя персональную ответственность при решении проблем.
• Они склонны устанавливать умеренные цели и искать ситуации, в которых могут пойти на рассчитанный риск.
• Их меньше волнуют денежные вознаграждения, чем тех, которые добились меньшего. Они, однако, могут высоко ценить значение денежных вознаграждений как признание хороших показателей.
• Им нравится положительный отклик на то, что они делают.
• Им нравятся ситуации, которые дают возможность получить максимальное удовлетворение от личных достижений.

Теория ожидания

Теория ожидания говорит о том, что индивидуумы принимают решения, выбирая между альтернативными моделями поведения, основанными на их ожиданиях того уровня поведения, за которое предполагается желаемое вознаграждение.

Индивидуальное поведение в той или иной ситуации определяется не только желанием конкретного поощрения, связанного с показателями деятельности, но также и пониманием индивидуумом вероятности того, что удачная деятельность приведет к желаемой награде. Поведение некоторых индивидуумов бывает более мотивировано внешними поощрениями (то есть жалование, премии и т.п.), в то время как другие более реагируют на внутренние поощрения (то есть достижения, самоуважение и т.п.). Эта теория полагает, что организации должны понимать потребности каждого индивидуума, если они хотят мотивировать индивидуумов на получение требуемого уровня деятельности.

Задание

Теория ожидания имеет несколько значений для управляющих. Приведите два из них.

Вы могли предложить две из следующих:

• Необходимо определить, чего служащие хотят в смысле результатов или вознаграждений.
• Управляющие должны определить уровень необходимой эффективности деятельности также, как и соответствующие ее измерители.
• Управляющие должны быть уверены, что желаемые уровни эффективности деятельности достижимы.
• Управляющие должны установить прямую и четкую связь между желаемыми вознаграждениями и желаемой эффективностью деятельности.
• Мотивация будет сильной лишь в том случае, если индивидуумы видят множество позитивных вознаграждений и незначительное количество негативных исходов.
• Вознаграждение должны быть достаточно крупными для того, чтобы мотивировать желаемую эффективность.
• Управляющие должны обеспечить, чтобы хорошая деятельность выливалась в большее количество желаемых наград, чем плохая.

Стиль управления и учет

Современная теория организации оказывает значительное воздействие на учет, и областью, где это наиболее отчетливо проявляется, является стиль управления. Лайкерт (1967) определяет три класса организационных переменных величин.

Случайные величины: Включают структуру организации, управленческую политику и стиль лидерства.

Промежуточные величины: Состоят из лояльности, мотиваций, отношений, ожиданий и целей организации в показателях.

Переменные величины конечного результата: Относятся к показателям, которые отображают достижения организации. Примеры включают производительность, затраты, уровни прибыли.

Используя эту схему, Лайкерт определил четыре основных системы организационного стиля:

• Система 1: Эксплуататорско-авторитарная - представляет традиционный авторитарный подход к управлению.
• Система 2: Благожелательно-авторитарная - сосредоточивает больше внимания на оценках и поощрениях, чем система 1.
• Система 3: Консультативная - сосредоточивается на консультациях со служащими перед принятием важнейших решений.
• Система 4: Основанная на участии, концентрируется на активном участии служащих в принятии ключевых решений.

Лайкерт выступал за то, что чем ближе к системе 4 по шкале окажутся случайные и промежуточные переменные, тем более благоприятными будут в организации величины конечного результата. Он также отметил, что типичные учетные показатели, используемые для оценки эффективности, склоняются в пользу более авторитарных систем. Система 4 выделяет вложение средств в трудовые ресурсы, тогда как обычная практика учета относится к этим инвестициям, как к расходам. Это свидетельствует, что управляющий в системе 1, который сводит к минимуму краткосрочные расходы за счет отсутствия расходов на трудовые ресурсы, будет работать более рентабельно, чем управляющий системы 4, который расходует деньги на трудовые ресурсы. Управляющий системы 1 также более вероятно достигнет видимых конечных результатов, подталкивая служащих сильнее, чем это необходимо. Это может привести к негативным настроениям среди служащих. Однако бухгалтерские отчеты будут освещать предполагаемые улучшения в каждом результате, но не будут учитывать трудовые ресурсы, так как эти активы не включаются в отчет. Лайкерт предложил долгосрочные решения, основанные на динамике финансовых показателей бухгалтерской стоимости трудовых ресурсов, которая может быть включена непосредственно в финансовые отчеты и в расчеты прибылей.

Участие в разработке задач и анализе эффективности

Теория организации и поведения говорят нам о том, что индивидуумы определяют свои притязания с учетом их собственной деятельности. Если индивидуумы повторно не могут достичь конкретной цели, они снижают свои притязания. Эти заниженные притязания могут иметь очень негативные последствия как для настоящей, так и для будущей деятельности.

Задание

Предложите два возможных вида связи между определением цели и эффективностью деятельности.

• Постоянное достижение слишком легкодоступных целей может неблагоприятно влиять на мотивацию и эффективность деятельности.
• Постоянная неспособность достичь завышенных целей может также негативно влиять на мотивацию и эффективность деятельности.
• Индивидуумы склонны ставить более высокие цели, когда они непосредственно включены в процесс определения целей.
• Индивидуумы склонны работать упорнее, когда они вырабатывают личную приверженность к достижению целей.

Эти отношения предполагают, что в процессе определения целей необходимо принимать во внимание, что могут быть различия в личных устремлениях, так же как, и различия в личных качествах, когда возникает несоответствие между притязаниями и реальной деятельностью. Идея участия была исследована в области формирования смет, но привела к противоречивым результатам. Мы обобщили некоторые из этих важных находок.

• Стедри (1960) указывает, что участие может негативно воздействовать на деятельность управляющего, если цели, в конце концов принятые организацией, более жестки, чем цели, предложенные управляющим в процессе участия.
• Бекер и Грин (1962) предполагают, что при определенных обстоятельствах участие может быть мощным орудием мотивации желаемой деятельности.
• Свиринга и Монкур (1975) нашли позитивную связь между участием в процессе формирования смет и чувством самовыражения управляющих.
• Арджирис (1972) полагает, что для эффективного участия процесс должен быть законным и не сводится только к тому, что управляющий подписывается под целями, которые установлены другими.

Это исследование подразумевает, что участие в процессе формирования смет может привести к улучшению деятельности в том случае, если участие происходит правильно и если климат организации достаточно благоприятен для того, чтобы управляющие не использовали свое участие в качестве средства защиты себя от системы.

Задание

Какие сложности представляют системы учета с точки зрения мотивации служащих?

• Если организация удерживает сметы и стандарты на уровне, который никогда не будет достигнут, то служащие, в конце концов, перестанут стараться достичь их.
• Неблагоприятные отклонения являются скорее негативной, чем позитивной мотивацией.
• Показатели, используемые в учете, ограничены по охвату. Они могут привести к игнорированию других переменных, которые важны для организации, но не включены непосредственно в бухгалтерские показатели.
• Бухгалтерские показатели эффективности деятельности по существу краткосрочны. Существует опасность, что служащие поступятся долгосрочными выгодами организации для того, чтобы достичь желаемых краткосрочных целей.
• Система жестких и авторитарных учетных механизмов контроля в настоящее время не считается необходимой для получения удовлетворительных результатов деятельности.

Контрольное задание

"Рэйв Рэйдио"

Пьер, директор-распорядитель "Рэйв Рэйдио", в своей мятежной молодости изо всех сил боролся против нанесения вреда окружающей среде. "Рэйв Рэйдио" под влиянием Пьера проводило кампанию за то, чтобы компании не вредили окружающей среде и придерживались соответствующей политики. Он верил, что "Рэйв Рэйдио" должно сделать своей практикой то, о чем вещает и привлек кафедру управления окружающей средой местного университета провести аудит окружающей среды. Результаты подтвердили, что "Рэйв Рэйдио" кроме того, что не вредит окружающей среде, может еще и получить значительную экономию. Пьер, однако, понимал, что основным препятствием для достижения этих результатов является культура "Рэйв Рэйдио", а также финансовая политика и структуры, связанные с доставшимися по наследству сметами. Он хотел стимулировать всех управляющих искать новые пути улучшения окружающей среды, экономить деньги и, таким образом, принести пользу компании. "Секрет успеха" был в том, чтобы обеспечить финансовые стимулы отделам (не отдельным сотрудникам) для того, чтобы изменить практику их работы.

В контексте вышеописанного сценария обсудите относительные выгоды использования механизмов финансового контроля и стимулов для изменения поведения сотрудников и организации. Каким образом "Рэйв Рэйдио" использует финансовые структуры и системы для поощрения "хорошей практики"?

Литература:

Likert, R (1967), The Human Organisation: Its Management and Value, McGraw Hill, New York

Stedry, A (1960), Budget Control and Cost Behaviour, Prentice Hall, Englewood Cliffs NJ

Becker, S & Green, D (1962), Budgeting and Employee Behaviour, The Journal of Business, Vol 35, No. 4, pp 392-402

Swiringa, RJ & Moncur, RH (1975), Some Effects of Participative Budgeting on Managerial Behaviour, National Association of Accountants, New York

Argyris, C (1972), The Impact of Budgets on People, The Controllership Foundation, New York

Ответы на контрольное задание

Использование механизмов финансового контроля и стимулов зависит от мотивов индивидуумов. Перед тем как они могут быть использованы, необходимо:

• определить, чего хотят служащие в смысле результатов или вознаграждений О определить необходимые уровни эффективности деятельности, а также их измерители
• обеспечить четкую связь между вознаграждением и эффективностью деятельности;
• вознаграждения должны быть достаточно большими для того, чтобы мотивировать желаемые результаты;
• убедиться, что механизмы контроля воспринимаются как необходимость и не препятствуют достижению установленных целей.

Финансовые вознаграждения и системы могут быть использованы для того, чтобы определить соответствующие культурные ценности и продемонстрировать, что хорошая деятельность приводит к более желательным вознаграждениям, чем плохая.

Модуль 12 - Резюме

В модуле 12 мы рассмотрели проблему систем контроля в организации. Мы провели разграничение между оперативными, финансовыми, структурными и стратегическими системами контроля. Мы также рассмотрели задачи систем контроля и осветили несколько важных - соответствие задачам компании, защиту активов и достижение надежности показателей компании. Характеристики систем контроля, которые мы осветили, включают потребность в проекте, гибкость, эффективность по затратам, точность и объективность.

Мы рассмотрели целый ряд вопросов, связанных с разработкой и внедрением этих систем. Специфические аспекты внедрения, изученные нами, включали: анализ обстановки внутреннего контроля, надзор за анализом риска и принуждение к исполнению. Аспекты обстановки внутреннего контроля, рассмотренные нами, включали: роль высшего руководства, комиссии по аудиту и влияние основных участников организации. Мы также рассмотрели сопротивление внедрению систем контроля в организации.

В заключение мы рассмотрели системы контроля и влияние поведения служащего, учитывая роль мотивации в достижении финансовых целей и в наблюдении за системами контроля. Мы показали значение привлечения служащих к разработке целей и к процессу анализа показателей.

Теперь, когда Вы закончили изучение этих материалов по "Управлению предприятием", Вы должны лучше понимать, в чем заключается содержание деятельности компании и вклад, вносимый финансовыми структурами в этом контексте.