Электронные расчеты - в жизнь

Самуэл Грингард
Самуэл Грингард автор сотен статей, в том числе для Discover, Wired, Modern Maturity, Los Angeles, Attache (US Airways), America West, Internet World и M-Business. Внештатный редактор журналов Home, FamilyPC, Workforce, IndustryWeek и Business Finance.

Начало в выпусках: #182

Как убедить партнеров

4. Работайте с партнерами по цепочке поставок, чтобы ускорить внедрение системы электронных расчетов. Даже лучшая из таких систем обречена на провал, если ее не примут ваши партнеры. Однако убедить каждого трудно.

«Нельзя щелкнуть выключателем и ждать всеобщего одобрения или принятия, – объясняет Дрю Арнольд (Drew Arnold), вице-президент и управляющий отдела дебиторской задолженности в электронном бизнесе Citibank в Нью-Йорке. – Это должно быть выгодно всем участникам сделки. Система должна подходить для всего документооборота всех сторон».

Планируя систему электронных расчетов, надо учитывать потребности деловых партнеров и делать систему гибкой на случай изменения требований. «Многие компании воспринимают ЕВРР однобоко, – говорит Мартин, – и очень немногих заботит, удобно ли клиенту получать счета и как он будет пользоваться системой на практике».

Мартин советует сначала обсудить с покупателями и поставщиками, что им нравится и необходимо. При разработке систем на первом месте должны стоять практичность, функциональность и финансовые выгоды. При этом важна и интеграция с другими приложениями. Деловым партнерам придется согласовать технические детали, например: какие форматы файлов использовать при обмене данными и какие функции нужны системе для наибольшей эффективности.

Принятию системы электронных расчетов может помешать, например, система номеров, которые покупатели и продавцы используют для ссылки на один и тот же заказ. Когда партнеры вводят данные в свои внутренние приложения независимо, то не имеет значения, одинаковые ли номера они используют. Однако при едином информационном потоке для нескольких организациях системе нужен способ переводить номера заказов одной компании в номера другой.

Эффективная структура метаданных (в сущности, словарь для отображения всех элементов данных в системе) нужна, чтобы процесс снабжения не увяз в переговорах по телефону и электронной почте.

Интеграция ПО особенно важна, если организация решит устанавливать разные приложения и функции для разных покупателей и продавцов. Арнольд говорит об этом так: «Если вы доминируете в своей отрасли, то сможете заставить своих продавцов перейти на любую вашу систему. Но вы можете и сами оказаться в их положении, имея дело с крупными клиентами, такими как Wal-Mart. В конечном счете, для максимальной отдачи важно иметь открытую платформу и сотрудничать с партнерами».

«Наша цель – добиться сочетания простоты, скорости и дешевизны», – отмечает Мартин. Технология дает эффективность, но это не происходит само собой. Так как в системе электронных расчетов участвуют обязательно две и более компаний, все, кто ей пользуется, должны обращать больше внимания на ход процесса: от выставления счета до оплаты. «Дело не в управлении платежами, а в управлении отношениями», – утверждает Мартин.

Мотивация для служащих

5. Используйте приемы маркетинга, чтобы продать идею. Некоторые организации выяснили: если клиентам, пользующимся системой электронных расчетов, предоставлять скидку, скажем, в 1% от суммы счета, это ускорит внедрение и сэкономит деньги.

Если систему электронных расчетов продвигают с другого конца процесса, можно ввести первоочередность оплаты продавцам, которые используют систему, перед теми, кто подает счета-фактуры на бумаге или факсом , предлагает Джим Уокер (Jim Walker), старший аналитик по электронной торговле в Forrester Research Inc.

Если вам удалось убедить финансового директора другой организации в том, что электронная система расчетов сэкономит его компании деньги или оптимизирует движение денежных потоков, это не значит, что вы убедили замотанных служащих отделов дебиторской и кредиторской задолженности. Люди, которым реально придется менять стиль работы, чтобы система электронных расчетов была эффективной, часто не заинтересованы в переходе на нее. Указание свыше не добавит денег в их карман.

Многие организации не умеют перенести схему маркетинга из потребительского сектора в систему business-to-business . Желая продвигать новую систему, можно предлагать вознаграждение отдельным служащим компаний-поставщиков или клиентов, которые воспримут новые процессы. Увы, люди по природе своей не любят менять стиль работы и без дополнительных стимулов скорее всего ничего не сделают , говорит Уокер.

Помогайте вовремя

6. Обучайте служащих работать с системой электронных расчетов. Как это ни банально, если они не умеют пользоваться системой, то избегают ее. По мнению Уокера, одного курса может оказаться мало. Иногда сотрудники возвращаются к привычному стилю работы, после того как угас энтузиазм и интерес к новизне технологии.

Необходимо обеспечить адекватную техническую поддержку в работе с системой электронного бизнеса. Работнику, который запутался при вводе данных или выяснении спорного вопроса, нужна оперативная помощь. Без этого он может биться над одной сделкой днями, терять время и делать ошибки. Обучением нужно охватывать и работников в компаниях-клиентах и (или) поставщиках, так как многим из них приходится работать с рядом различных систем выставления и оплаты счетов.

Несмотря на сложности, электронные расчеты вышли на арену электронного бизнеса. Устраняя ручную обработку счетов и оплаты, сокращая бумажное и телефонное взаимодействие между продавцами и покупателями, онлайновая система расчетов может снизить затраты, повысить удовлетворенность клиентов, сделать работу отдела финансов и предприятия более рациональной.

У систем электронных расчетов колоссальные возможности, говорит Пател. Компании, которые их эффективно используют, могут добиться значительных преимуществ .