Электронные расчеты - в жизнь
Самуэл Грингард
А бумаги меньше
Поставщики ПО постепенно восполняют нехватку систем онлайновых расчетов, но избавиться от бумаги оказалось не так просто.
Компании семимильными шагами идут в электронный бизнес, доставляя данные в нужное место и в нужное время. В большинстве сфер быстро автоматизируются процессы, снижаются затраты и растет производительность. Однако если говорить о подготовке счетов-фактур, выставлении и оплате счетов, то многие по-прежнему работают с черепашьей скоростью. В компанию приходит поток бумаг, служащие заполняют их, и поток неторопливо уходит. Ресурсы для преобразования данных о расчетах в электронный формат и обратно способны обескровить даже крупное предприятие.
У бумажных счетов, заказов и чеков есть одно важное преимущество перед электронными: они универсально совместимы. С ними умеет работать любой деловой партнер, даже самый отсталый клиент или поставщик. Пытаясь внедрить систему электронного выставления и оплаты счетов (ЕВРР Electronic Billing Presentment and Payment), организация нередко попадает колесом в выбоину. По оценке eMarketer Inc., от 84% до 98% всех счетов-фактур до сих пор обрабатываются с использованием бумаги.
Однако прогресс не остановить. Поставщики ПО предлагают множество функций по управлению всем процессом электронного управления счетов: от выписки счетов-фактур до решения споров и составления сложной отчетности. Конечная цель автоматизация оплаты, сокращение расходов и создание более предсказуемых потоков дебиторской и кредиторской задолженности, а также денежных потоков.
Экономия затрат может оказаться значительной как для клиентов, так и для продавцов. По данным Gartner Inc., для поставщиков электронная обработка счетов-фактур и решение споров обходятся вдвое дешевле работы с бумажными счетами. Однако экономия не возникает автоматически. Чтобы получить от системы электронных расчетов максимум отдачи, нужно использовать ее на 100% как при выставлении счетов клиентам, так и при выплатах поставщикам. Предлагаем шесть советов, которые помогут реализовать все преимущества электронных расчетов между предприятиями.
Из опыта расчетов
1. Помните, что электронные расчеты между предприятиями и сделки между предприятием и потребителем далеко не одно и то же. Исторически считается, что расчеты между предприятиями мало чем отличаются от расчетов между предприятием и потребителем. В действительности они очень разные , говорит Джиту Пател (Jeetu Patel), исполнительный вице-президент по исследованиям в консалтинговой фирме Doculabs.
В большинстве случаев потребителю не нужен тот объем информации, который необходим предприятию. Системы управления электронными расчетами с потребителями, как правило, более простые. Можно помещать счета к оплате на Интернет-сайт, где покупатели смогут ознакомиться с ним, скачать его на свой компьютер, а затем оплатить покупки через онлайновую Автоматическую клиринговую палату или по кредитной карте.
Торговля с предприятиями требует обработки исключений, решения споров, контроля счетов и возможности добавлять пометки в счета и соотносить элементы строк с калькуляцией затрат. ПО для торговли между предприятиями надо интегрировать с различными приложениями, в том числе бухгалтерскими пакетами, MRP- и ERP-системами. При электронных расчетах с корпоративными клиентами поставщик, как правило, вынужден поддерживать разные методы оплаты.
2. Тщательно продумайте, какие компоненты системы вам нужны. Независимо от того, работает ли система электронных расчетов у вас или у подрядчика, она должна включать необходимый набор функций. Как отмечает Пател, компании всегда требуют контроля за счетами-фактурами, обработки исключений, разрешения споров, поэлементной атрибуции, отчетности. Когда функции автоматизированы и работают в режиме самообслуживания, обе стороны могут снизить затраты при расчетах, улучшить управление денежными операциями, а их финансисты займутся более важной работой.
Создавая систему электронных расчетов между предприятиями, AT&T Wireless Services ставила три основные цели: снизить затраты, укрепить связи с предприятиями-клиентами и повысить качество услуг. С самого начала компания знала, что должна предложить нечто большее, чем просто механизм для перевода средств, говорит Джуди Кавальери (Judy Cavalieri), директор по стратегии электронного бизнеса и маркетинга. Поэтому была разработана система, в которую вошли консолидация счетов, сложная сортировка и отчетность, а также онлайновое решение споров .
Теперь корпоративные клиенты могут заходить на сайт AT&T Wireless, просматривать там счета, которые на бумаге заняли бы сотни страниц, загружать и сортировать счета-фактуры по разным критериям и оплачивать их в онлайне кредитной картой или по системе электронного перевода средств (EFT Electronic Funds Transfer). В настоящее время системой пользуется около 15% корпоративных клиентов фирмы, и Кавальери ожидает, что в ближайшие месяцы эта цифра увеличится.
3. Опишите процессы и выработайте одинаковые для всех правила. Отдел финансов должен выяснить порядок согласования и оплаты счетов в своей организации, а также у клиентов и поставщиков; добиться соответствия систем ПО этим процессам , говорит Кип Мартин (Kip Martin), вице-президент по электронным бизнес-стратегиям в Meta Group.
Например, покупая запчасти большими партиями, компания могла бы рассчитывать на выгодные цены или лучшие условия платежа со стороны поставщика. Если деловые партнеры совместно используют электронную систему расчетов, где возможен поиск данных в заявках, заказах и накладных по количеству и цене, то управление этими отношениями требует гораздо меньше времени. Впрочем, прямой доступ покупателя к информации может сказаться на доходах продавца. Лучшая с точки зрения одной компании стратегия вовсе не обязательно лучшая для другой , говорит Мартин.
Компания Owens Corning, производитель стекловолокна и композитных материалов, много времени потратила на разработку решения для электронных расчетов с поставщиками. В год фирма получает более полумиллиона счетов и осуществляет много сделок по закупочным картам (p-card, purchasing card). Майкл Мендоса (Michael Mendoza), руководитель службы глобального поиска поставщиков, говорит, что их целью была интегрированная система, способная обслуживать различные компании и платформы.
Ради этого Owens Corning позаботилась о возможности преобразования файлов системы в формат электронного обмена данных (EDI) и обратно. Система обеспечивает проверку счетов-фактур, решение споров и автоматизированное согласование счетов, а также сложные функции отчетности.
В итоге у фирмы с первого раза проходит в среднем 90% всех счетов-фактур, а исключения составляют лишь 2% транзакций. Примерно 10% всех счетов-фактур Owens Corning оплачивает по системе EFT. Оплата по всем транзакциям проводится в онлайне по кредитным и закупочным картам через American Express.
Наша цель автоматизировать как можно больше процессов и избавиться от бумаги. Электронные расчеты, предъявление и оплата счетов важная часть этого процесса , говорит Мендоса.
Продолжение в выпусках: #183