Управление заказами и ТМЗ на практике

AGA Gas – филиал Linde AG из Германии, четвертой по размеру промышленной газовой компании в мире. Он продает кислород, азот, ацетилен, химические и медицинские газы для больниц. Его клиенты есть почти в каждом коде Стандартной промышленной классификации, а системы сбыта разнообразны и сложны. Газ транспортируется по трубам прямо на фабрики крупных клиентов, доставляется цистернами или в баллонах высокого давления.

Компания также поставляет сварочное и режущее оборудование, и хотя большинство ее клиентов – предприятия, есть и розничные магазины, которые, например, оказывают услуги по заправке баллонов пропаном. К тому же AGA должна управлять онлайновым каталогом.

Как говорит Боб Шульц (Bob Schulz), руководитель е-бизнеса в AGA, подобный ассортимент работает на широкий спектр сделок. Компания получает массу мелких заказов, буквально на несколько позиций. Это значит, что управление заказами и ТМЗ требует учитывать массу документов. Ввиду характера бизнеса AGA часто приходится выполнять срочные заказы, иной раз буквально за несколько часов. Большинство заказов готово уже на следующий день, и приходится соответствующим образом пополнять запасы.

Первый шаг к укрощению этого разнобоя AGA сделала в 1999 году, установив систему R/3 от SAP. Отчасти это была реакция на «проблему-2000», отчасти – стремление улучшить старые системы. Руководство компании сочло эту необходимость возможностью не только упростить внутренние процессы обработки заказов, но и удовлетворить растущий спрос среди клиентов на онлайновый прием заказов.

Помимо прочего фаза 1 проекта закрыла в компании брешь в системе EDI. «До SAP у нас была система EDI типа «оторви и читай»», – говорит Шульц. Клиент присылал нам по EDI заказ, но мы не могли автоматически соединиться и передать заказ в систему. Его распечатывали, и кто-то повторно вводил данные в старую систему заказов. Сегодня есть SAP, все автоматизировано. Это повысило эффективность не только у нас, но и у партнеров».

На фазе модернизации AGA установила комплекс управления электронными заказами HAHT Software. Нужна была система, которая прямо соединяется с системами EDI ее крупных клиентов. AGA пустила EDI в 2000 году, а электронные заказы – в 2001 году.

Главными движущими факторами являлись эффективность и обслуживание клиентов. «Первый импульс был ради клиентов: вести каталог в интернете, показать ассортимент, – говорит Шульц. – Затем мы занялись услугами. Клиенты смогли видеть историю заказов, поставки, счета-фактуры, историю и статус. НАНТ в реальном времени соединен с SAP. Так что если клиент что-то видит в интернете, то наш отдел обслуживания наблюдает в SAP то же самое».

Теперь клиенты видят в онлайне наличие товаров и цены, преимущество же в том, что «у закупщиков больше информации, – говорит Шульц. – Они заранее знают, когда ожидать выполнения заказа и какова цена с учетом налога, так что потом меньше остается проблем».

Другой плюс онлайновой системы заключается в том, что она работает круглосуточно и без выходных. По оценке Шульца, где-то 8–10% заказов поступает в нерабочее время или в выходные.

Преимущества для AGA: выше скорость обработки заказов, точность их выполнения, и выставления счетов, удовлетворенность клиентов. «При заказах в интернете, между прочим, меньше кредитов и возвратов по этим заказам».

AGA пока так довольна результатами, что опять проводит модернизацию R/3, которая даст клиентам новые возможности, в том числе проверку истории и статуса заказа, размещение новых заказов на основе старых и проверку статуса исполнения. Компания также изучает возможность интеграции своей системы НАНТ с системами закупки, чтобы клиенты могли соединять имеющиеся у них системы закупки напрямую с AGA. Такие клиенты могли бы делать заказы в AGA, не выходя из своих программ, а данные автоматически тотчас поступали бы в систему AGA.