Единство и борьба противоположностей. Бухгалтерские системы и внедрение систем ERP

Пищиков С. В.
Директор по консалтингу компании «Ш.ЭЙР-С»

Начало в выпусках: #209

Статья опубликована в журнале «Бухгалтер и компьютер», N1-2, 2003

Особенности внедрения систем

Условно программные комплексы можно разделить на две группы: со встроенным языком программирования и с разветвленной системой настроек. В первом случае доработка под конечного пользователя или задачу осуществляется посредством перепрограммирования (допрограммирования) комплекса; во втором – выбором различных опций и вводом фиксированных значений в схеме настройки.

На самом деле это искусственное разделение, так как большинство систем управления предприятием имеет встроенный язык программирования, посредством которого рисуются формы ввода, создаются отчеты, разрабатываются те же самые схемы настройки и т. д. А системы, которые называют программируемыми, все равно имеют конечные пользовательские конфигурации, которые в свою очередь можно менять с помощью настроек и т. д.

Основное отличие двух видов, пожалуй, состоит в том, какую функциональность можно смоделировать путем настроек (не программируя) и насколько удачно будет реализован этот процесс.

Наиболее распространенная в мире система управления предприятием R3 (более половины всех инсталляций) имеет встроенный язык программирования ABAP. Однако на его платформе реализованы настолько универсальные модули (конфигурации) финансов, логистики, производства и т. д., что программирование на ABAP для решения бизнес-задач считается дурным тоном. У специалистов, работающих с R3, есть такое наблюдение: если полез в язык, значит, не разобрался в настройках. И анекдот. Вопрос программиста: «Что делать, если нужной настройки нет в системе?» Ответ: «Искать дальше».

Основные типовые конфигурации тиражных программ, например, программ системы «1С» подходят для многих предприятий, а для других эти программы могут быть относительно быстро доработаны (созданием специальных конфигураций), поэтому и стоят относительно недорого. Конечные же разработки для конкретной сферы, скажем, той же «1С-Рарус») имеют массу настроек, «заточены» под конкретный бизнес и цену имеют соответствующую.

Если конечный пользователь имеет силы и желание, он может купить себе программный «конструктор» или «полуфабрикат», а потом строить и дорабатывать его под собственные нужды самому или с помощниками. Что получится в результате – это уже область ответственности участников проекта доработки. Причем не только исполнителя, но и заказчика. Впрочем, бывает, что только такой вариант устраивает и нужен заказчику и, значит, экономически оправдан.

В малом бизнесе не принято платить за обследование предприятия, постановку учета и т. п. Интуитивное общение заказчика и разработчика на «языке жестов» в режиме реального времени зачастую может принести воистину ядовитые всходы. Появившееся в результате такого альянса «дитя» (изделие) уже не будет являться типовой конфигурацией, поддерживаемой основным разработчиком, и, вероятно, потеряет возможность корректного автоматического обновления версий. Так что ко всем расходам еще добавятся затраты на сопровождение оригинальной конфигурации. Хорошо, если «отцом ребенка» окажется официальный «полномочный представитель» поставщика (разработчика) основной программы, в противном случае возможны проблемы.

Вроде бы недорогая система оказывается не лучшей для конкретного применения и в результате не столь уж дешевой. Конечная совокупная стоимость рабочего места в результате может достигать тех же 150 – 500 долларов, что и в сложных «настроечных» системах для среднего бизнеса. Тех же, кто думает, что даже для небольшой фирмы за 400 – 700 долларов можно осуществить комплексную автоматизацию (постановка, доработка, сопровождение, обновление), ждет горькое разочарование.
И чтобы потом не расстраиваться, не обижаться и не ругать «лукавых» поставщиков, лучше сразу реально смотреть на вещи.

Сравнение планов внедрения

Приведем возможный план внедрения ERP-системы.

1. Нулевой цикл:
– предварительное обследование и оценка состояния (предпроектное обследование);
– предварительная подготовка кадров (в основном высший менеджмент ) по теме общего смысла и закономерностей ERP проекта;
– выработка целей.
– техническое задание;
– технико-экономическое обоснование;
– подготовка и организация проекта.

2. Непосредственно этап внедрения:
– технический проект;
– начальная подготовка кадров;
– планирование;
– выбор системы;
– управление данными;
– создание прототипа;
– создание рабочих проектов;
– доработка до рабочей функциональности и внедрение;
– оценка результатов;
– анализ текущего состояния;
– ввод в эксплуатацию
– регулярная переподготовка кадров (в основном касается персонала, непосредственно эксплуатирующего систему).

3. Послепроектное сопровождение, эксплуатация:

Последовательность пунктов плана относительно условна. Первые шесть пунктов (подэтапов) проекта составляют так называемый нулевой цикл. По их результатам принимается решение о внедрении. До недавнего времени нулевой цикл создавал много проблем. Заказчик не понимал, за что он должен платить, а ИТ-компании не могли или не хотели самостоятельно финансировать этот недешевый этап.

А теперь – примерный план внедрения бухгалтерской системы.

1. Нулевой цикл:
– анализ структуры бизнес-процессов компании клиента (аналог предпроектного обследования);
– подготовка и организация проекта.

2. Непосредственно этап внедрения:
– настройка и подготовка системы – создание прототипа системы;
– настройка плана счетов;
– настройка аналитики;
– настройка типовых проводок и операций;
– проведение курса обучения пользователя;
– формирование руководства пользователя в контексте реальных бизнес-процессов заказчика;
– подготовка данных;
– ввод типовых проводок и операций;
– ввод данных за прошлые периоды;
– ввод текущего сальдо по счетам;
– импорт данных из старой системы, файлов Excel и т. п. (по необходимости);
– тестовые испытания системы;
– сдача проекта, аудит системы.

3. Послепроектное сопровождение, эксплуатация

Не вдаваясь в подробный анализ планов внедрения, отметим некоторые основные различия.

Непрерывное обучение в процессе внедрения ERP обусловлено концептуальным уровнем новых знаний и навыков и изменений в работе. Бухгалтерское внедрение не требует такой масштабной переподготовки специалистов.

Работа с данными. В ERP для многих операций требуется чрезвычайно высокая точность и синхронизация данных. Иначе расчетный алгоритм системы может привести к фатальным ошибкам. Поэтому этап «Работа с данными» – один из наиболее трудоемких, важных и продолжительных, подготовка специалистов очень ответственна, а процесс внедрения имеет итерационный характер.

Если внедрение бухгалтерской системы предполагает в основном реализацию локального проекта перестройки системы учета, то внедрение ERP-системы затрагивает все структуры, службы и кадры, влечет за собой коренную перестройку системы ведения бизнеса и управления всей фирмы «сверху до низу».

Продолжение в выпусках: #213