Автоматизация документооборота консультационной компании. Серия "Консультанты для консультантов"

Наши действия и наши проблемы

Уже первые шаги по реализации проекта показали, что путь к желаемому результату не будет ни быстрым, ни простым. Поиск квалифицированных специалистов – разработчиков и администраторов был долгим и тщательным, однако после двух лет активной совместной работы могу с уверенностью сказать, что нам просто сопутствовала удача. Создание программного продукта для консультантов, людей творческих и уверенных в собственных решениях, требует от разработчика особенных качеств. Созданная нашими специалистами система – результат множества компромиссов между весьма специфическими требованиями пользователей и технологическими возможностями системы.

В качестве базовой площадки для реализации проекта была выбрана аудиторская фирма «Аваль», так как из существовавших здесь бизнес-процессов именно аудит являлся наиболее регламентированным и содержит максимальное количество формальных требований к рабочей и отчетной документации. В то же время организационный документооборот и делопроизводство нашей аудиторской фирмы полностью соответствовали существующим в «Авале» стандартам.

Диагностика и описание основных процессов формирования аудиторской и организационно-распорядительной документации, к сожалению, полностью подтвердили наши предварительные суждения. Мы получили очень конкретную информацию о существующих в этой области проблемах, которые просто незаметны при поверхностном рассмотрении проблемах. Попробую описать наиболее существенные.

1. Постепенная трансформация внутрифирменных стандартов и методических указаний. Консультанты и группы постепенно адаптируют существующие методики и требования внутрифирменных стандартов к собственным суждениям. Этот процесс может быть и положительным, но тогда следует корректировать методическую документацию.

2. Постепенное изменение форм рабочей и отчетной документации при использовании в качестве шаблонов документации предшествующих проектов, а не утвержденных стандартами форм.

3. Дублирование документов, одновременное существование неадекватных копий одного документа, наличие многочисленных корпоративных и персональных файловых структур хранения документов, исчезновение и случайное искажение документов.

4. Дублирование работ по подготовке аналогичных консультационных решений различными специалистами, отсутствие возможности оперативного поиска реализованных решений предшествующих проектов.

5. Отсутствие динамично обновляемой внутрифирменной базы знаний – профессиональной информации, подтвержденной аналитиками компании и активно используемой всеми специалистами.

6. Невозможность эффективного общения специалистов по профессиональным проблемам в масштабе всего департамента ввиду постоянных выездов групп консультантов на территорию клиента.

7. Неэффективный обмен рабочей документацией и коммуникации в процессе совместной реализации проекта.

8. Невозможность оперативного контроля и корректировки процесса создания документов со стороны руководителя проекта, руководителя департамента или методиста.

Полученная и опубликованная информация существенно повысила актуальность начатого проекта, заинтересованность руководства компании и активность исполнителей. Тем не менее, как и при любом внедрении, мы столкнулись с сопротивлением инновациям со стороны пользователей, изменением положений ТЗ со стороны руководства, изменением сроков, корректировками бюджета и другими понятными каждому консультанту аспектами реализации проекта.

Следует сказать, что, невзирая на трудности, наши специалисты добились положительных результатов и на площадке АФ «Аваль» и смогли распространить автоматизированный документооборот на все офисы и подразделения компании.