Использование бизнес-диагностики для анализа эффективности проектов оптимизации системы управления предприятием

Алексей Целых
бизнес-аналитик компании КОРУС Консалтинг

Начало в выпусках: #199

Симптомы и причины, или Кто виноват

Зачастую при обследовании предприятия консультанты исходят из уже имеющегося у них решения («коробочного» или «оставшегося» от предыдущего проекта), а не из реальных потребностей предприятия. Обследованию подвергаются только те области и задачи управления, для которых это существующее решение предназначено.

В результате озвученные симптомы не в полной мере отражают ситуацию на предприятии и, что самое главное, не позволяют корректно выявить причины возникновения текущих проблем. Исключение составляют, пожалуй, те случаи, когда на предприятии уже сложилось представление о текущей ситуации и консультанты приглашаются исключительно для того, чтобы обеспечить совет эксперта в какой-то отдельно взятой области управления.

Выявление симптомов и причин, их вызвавших, состоит из двух последовательных этапов:

– сбор информации о системе управления предприятием;
– анализ полученных данных.

Каждый из этих этапов важен и оказывает влияние на результат. Неправильно собранная информация не позволит провести эффективный анализ по выявлению проблем (симптомов) и причин. Но в то же время даже самая полная информация о предприятии ничем не поможет консультанту, если он неверно ее проанализирует.

Как показывает практика, при сборе данных целесообразно использовать процессно-ориентированную модель предприятия. Иначе говоря, модель, в которой предприятие рассматривается как совокупность процессов. При этом нет необходимости подробно их описывать, достаточно зафиксировать клиентов процессов, показатели эффективности с их значениями и, наконец, результаты. Такой подход позволит сэкономить время и деньги, так как предполагает работу на уровне процессов, не опускаясь до уровня функций.

Анализ по направлениям деятельности

Для комплексной оценки текущего состояния системы управления предприятием предлагается проводить анализ по следующим направлениям (аспектам) его деятельности:

взаимоотношения с клиентами;
управление финансами;
эффективность внутренних бизнес-процессов;
инновации и развитие инфраструктуры;
обучение и развитие персонала.

Данный перечень направлений исследования был определен на базе теории Дэвида Нортона и Роберта Каплана в области разработки и применения Balanced Scorecard.

Анализ предприятия в разрезе указанных аспектов позволит наиболее полно ответить на основные вопросы бизнеса: как относятся к нам наши клиенты, выгодны ли мы нашим акционерам, насколько эффективны наши процессы, какие у нас есть конкурентные преимущества и возможности для развития в будущем, с какой командой сотрудников мы работаем. Ответы дадут предприятию полное представление о текущем состоянии его бизнеса.

Помимо указанных аспектов бизнеса необходимо также анализировать наличие полного управленческого цикла на предприятии: целеполагание, планирование, исполнение, учет, контроль, анализ и корректировка целей (планов).

Строим причинно-следственную связь

Надо заметить, что рассмотренный вариант комплексной диагностики не обязательный, но рекомендуемый. Так будет зафиксировано максимальное количество проблем, в том числе и находящихся на стыках указанных аспектов бизнеса.

Если у руководителей предприятия уже существует понимание остроты проблематики по каким-то отдельным аспектам бизнеса или процессам предприятия, то диагностику можно провести выборочно, то есть только по ним. При этом надо понимать, что в силу системности и взаимосвязанности аспектов бизнеса выборочный анализ не даст той полноты картины, которую можно бы было получить при комплексном анализе эффективности деятельности.

Результатом будет являться структурированное описание состояния предприятия в плане имеющихся проблем, выраженное через факторы успеха и показатели эффективности бизнеса с их текущими значениями. Однако, описав текущее состояние предприятия, мы можем только ответить на вопрос что у нас за проблемы? , но не знаем, почему они появились. Иными словами, необходимо выяснить причину возникновения проблем. А если говорить языком технологий определить причинно-следственную связь симптомов (проблем) и создающих их условий.

В некоторых случаях причинно-следственную связь можно выстроить в уме , не прибегая к специальным инструментам и технологиям. Но если объем исследований велик, то лучше все-таки воспользоваться методикой определения причинно-следственных связей например диаграммой Ишикавы. Еще ее называют рыбой , так как структура диаграммы напоминает скелет рыбы, где голова это проблема, а от хребта скелета иерархично отходят кости причины.

Диаграмма Ишикавы достаточно наглядно отображает причинно-следственные связи между проблемами предприятия и причинами их возникновения. Однако некоторые такие связи требуют дополнительного пояснения, потому что не всегда очевидны. Для устранения этого недостатка можно просто сделать текстовое описание к причинам (при необходимости).

Продолжение в выпусках: #202