Е-бизнес и бухгалтер

В среде электронного бизнеса коммерческая деятельность, осуществляемая через сайт предприятия, автоматически связана через интерфейс со вспомогательными системами (внутренней отчетности, управления ТМЗ, бухучета).

Функционирование электронного бизнеса становится особенно важным для системы бухучета, если бизнес-операции влияют на активы или пассивы, создают расходы и доходы либо вызывают события, требующие отражения в финансовой отчетности и иной документации.

Надежность бухгалтерской информации по отношению ко всему процессу электронного бизнеса выше, если система бухучета удовлетворяет принципам как безопасности этой информации, так и правильной ее обработки.

Принципы правильной обработки бухгалтерской информации соблюдены, если система электронного бизнеса и защита ИТ-системы отвечают общим критериям ввода, обработки, вывода и хранения информации и данных о транзакциях.

Эти критерии таковы:

• полнота;
• точность;
• своевременность;
• подтверждение;
• порядок;
• неизменность (регистрация изменений).

Критерий полноты характеризует степень и объем обработанных транзакций. Получатель должен быть уверен, что все транзакции регистрируются системой электронного бизнеса. Для этого всего транзакции должны поддаваться учету и записываться отдельно, а введенные записи – полностью сохраняться в процессе обработки и в течение всего срока хранения.

Критерий точности требует без искажений представлять обработанную информацию о транзакциях электронного бизнеса. Зарегистрированные транзакции должны отражать реальные события и обстоятельства в соответствии с принятой структурой финансовой отчетности.

В соответствии с критерием своевременности, необходимо регистрировать транзакции электронного бизнеса сразу после их совершения. Если между фактом транзакции и записью о нем проходит некоторое время, могут понадобиться корректирующие меры для подтверждения полноты и точности сделанной записи.

Критерий подтверждения требует, чтобы любая статья и запись в финансовом документе поддавалась проверке. Необходимо, чтобы в регистрах и книгах можно было проследить отдельные проводки и найти исходные документы, стоящие за каждой записью. Соответствие критерию подтверждения также предполагает, что обладающая необходимыми экспертными знаниями третья сторона способна вникнуть в суть транзакции и оценить положение предприятия за разумный период времени.

Бухгалтерские записи следует организовывать в системе учета как хронологически (функция регистра), так и по характеру (тип актива, пассива, доход или расход – функция Главной книги). Необходимо, чтобы транзакции и записи о них могли быть найдены и преобразованы в удобный для чтения формат за приемлемое время.

Согласно критерию неизменности, запрещается менять записи и проводки после ввода, если изменения исходного содержания не сопровождаются регистрацией. Изменение записей или проводок необходимо осуществлять таким образом, чтобы исходное содержание и суть изменения были (или могли быть) видны.

При изменении проводок, выполняемых или управляемых программным способом (автоматизированные или периодические проверки), следует также регистрировать изменения исходных данных, на основе которых совершены и контролируются проводки. Это, в частности, касается изменений в правилах выполнения проводок или параметризации ПО и записи изменений в эталоне.

Прежде чем регистрировать транзакцию, полезно проверить:

• все ли детали транзакции ввел клиент;
• личность клиента;
• наличие заказанных товаров или услуг;
• разумность заказа (возможна необычно большая партия вследствие ошибки ввода или дублирования);
• применяемая ценовая структура, в том числе стоимость доставки (при необходимости);
• метод оплаты или кредитоспособность клиента;
• неоспоримость (чтобы инициатор не мог отрицать свою причастность к транзакции).

В электронном бизнесе часто невозможно получить подтверждение транзакции в виде простой расписки, да это и не нужно. Тем не менее, транзакции неизменно следует должным образом подтверждать документально (функция ввода исходного документа).