Е-бизнес и бухгалтер

Функция регистра обеспечивает полную и понятную запись всех зарегистрированных транзакций в хронологическом порядке, сразу после их совершения (обычно в регистре). Цель функции ввода исходного документа показать существование транзакции и авторизации для ее обработки. Функция регистра показывает, что транзакции действительно обработаны, причем в разумные сроки.

Проводки функция регистра хранит в анализируемой форме (постатейно), передавая их в обобщенном виде в приложения для е-бизнеса, на верхний уровень бухгалтерской системы. Кроме процедурной документации можно с помощью системы контроля и согласования доказать, что хранимые в небухгалтерских приложениях записи идентичны проводкам в главной и вспомогательных книгах.

Хранимые в функции регистра записи защищены от изменения или уничтожения. Документы нередко вводятся в промежуточные файлы, с тем чтобы после сверки можно было сделать их корректировку. В таких случаях списки, сформированные из них, классифицируются как книги ввода данных, а не как регистры, поскольку транзакции еще не авторизованы.

Регистр содержит подтверждение транзакций и информацию для функции подтверждающего документа, в том числе, при необходимости, ссылки на дальнейшую информацию.

Регистры хранятся в течение предусмотренного законом срока в виде распечатки или в машинном формате. Для первого случая полноту печатного списка можно подтвердить, например, последовательной нумерацией страниц или промежуточными суммами. Во втором случае важно, чтобы в течение срока хранения базовый процесс позволял преобразовать регистр в читаемый формат.