Е-бизнес и бухгалтер

Непременное условие прозрачности е-бизнеса и системы ИТ – адекватная процедурная документация с описанием всех системных элементов, нужных для понимания процесса ведения дел электронным способом. Только информация, дополняющая данные ввода и результаты обработки, поможет третьей стороне оценить правильность сложных процедур. Если документация ведется аккуратно и объясняет ход процесса е-бизнеса, это позволяет оценить правильность обработки бухгалтерской информации.

Процедурная документация состоит из двух частей: пользовательской и системной технической. Первая включает в себя информацию, нужную для правильного использования всех приложений ИТ. Она не только содержит общее описание задач и отношений между различными модулями приложения, но и объясняет суть и цель полей ввода, внутренние процедуры обработки (особенно автоматизированной) в программе и процедуры формирования отчетов.

В случае типового ПО производитель дополняет упомянутую часть описанием всех настроек в приложении и документами по системе внутреннего пользовательского контроля (например, параметризации и использованию полей ввода или системы кодирования).

Цель системной технической документации – обеспечить надежную и правильную эксплуатацию ИТ. Также она помогает программисту обслуживать приложения ИТ. Характер и объем этой части зависит от сложности ИТ-приложения. Ее методологию и формальную структуру выбирает программист.

При большом числе языков программирования простой ссылки на исходный код программы недостаточно для прозрачности системы е-бизнеса и бухучета. Документация позволяет специалистам третьей стороны за разумное время понять суть программной обработки (особенно ее функции и процедуры), не зная языка программирования.

Например, системная техническая документация содержит такую информацию:

• назначение программных модулей и их связь с другими модулями;
• организация и структура данных (записей данных или таблиц БД);
• изменяемые элементы таблиц, применяемые для формирования проводок;
• запрограммированные процедуры обработки, в том числе контроль ввода и обработки;
• запрограммированные процедуры обработки ошибок;
• ключи;
• интерфейсы к другим системам и конкретным данным для обмена;
• процедуры редактирования, а также инициированные действия (например, приостановление операции, создание сообщения об ошибке и т.д.)

К системной технической документации обычно прилагаются инструкции по правильному применению самой системы, в том числе:

• резервное копирование;
• обеспечение деятельности предприятия, в том числе в плане провайдеров интернет-услуг;
• верификация обработки (журналы обработки и согласования);
• описание процедур для выпуска новых и измененных программ;
• перечень существующих программ с подтверждением их версий.