И. Аверчев. Положения по управленческому учету IMA. Определение и цели управленческого учета

В качестве примера документа такого рода рассмотрим сводку продаж.

Сводка продаж содержит данные, полученные до факта продажи. Она составляется персоналом отдела сбыта на основе счетов-фактур и информации, полученной от других отделов. Эта сводка должна включать такие данные, как:

• идентификационный номер, наименование продукции
• единица измерения
• план продаж на период
• планируемая цена продажи
• продукция, имеющаяся в наличии для продажи (по видам):
  • запас готовой продукции для продажи на начало периода
  • готовая продукция, полученная с производства в течение периода
• расчетный (запланированный) минимально допустимый уровень запаса готовой продукции на конец периода (в его определении должен участвовать отдел продаж)

Сводка содержит также информацию о конкретных операциях:

• продажи (единиц продукции по видам)
• покупатель
• номер контракта
• продажная цена
• общий объем продаж
• условия поставки

Если продажа осуществляется на основе бартера, то этот факт должен быть отмечен. Сводку продаж лучше составлять на каждую позицию номенклатуры.

Сводка продаж позволяет отделу сбыта:

• наблюдать за ходом продаж и тенденциями рынка (объемом продаж, изменениями продажной цены)
• знать в любой момент времени объем продукции, имеющейся для продажи
• планировать минимально допустимый резервный запас (для выполнения долгосрочных контрактов, для удовлетворения пожеланий ключевых клиентов и т. п.)
• готовить отчеты о продажах для руководства

На основе сводки продаж можно составить отчет о продажах как в натуральном, так и в денежном выражении.

В отчете об объеме продаж обобщается информация по покупателям. Данные в нем суммируются в зависимости от конкретной ситуации. Отчет может составлять торговый или старший торговый персонал с требуемой периодичностью (ежедневно, еженедельно или ежемесячно), основываясь на сводках продаж. В зависимости от потребностей руководителей данные о продажах в отчете можно группировать по регионам, видам продукции, продавцам, клиентам и т. д., включая в них либо полную информацию, либо выборочную.

Таб. 1. Отчет о продажах (в натуральном выражении)

Таб. 2. Отчет о продажах (в денежном выражении)

 Отчеты о продажах позволяют руководителям отдела продаж:

• анализировать деятельность предприятия в сфере сбыта и наблюдать за тенденциями на рынке данной продукции, изменяя по необходимости политику продаж
• планировать операции по продаже (изменять планы продажи), следить за запасом готовой продукции, имеющимся для продажи, и согласовывать заявки на производство
• сравнивать сведения о запасах готовой продукции, сообщаемые бухгалтерией и складами, со сведениями о продукции, имеющейся для продажи, сообщаемыми торговым персоналом
• наблюдать за работой торгового персонала; анализировать причины отклонений от плана
• сообщать о результатах продаж высшему руководству

Отчеты о продажах используются высшим руководством для планирования работы на предстоящий период и служат источником информации о том, сколько денежных средств принесли (или скоро принесут) текущие продажи.