Разработка и внедрение систем контроля

Обстановка, в которой контроль устанавливается и осуществляется руководством во взаимодействии с основными участниками компании, является определяющей для создания удачной системы внутреннего контроля. Мы рассмотрим ответственность различных уровней в формировании обстановки. Это:

• высшее руководство;
• управляющие подразделениями;
• аудиторские комиссии;
• финансовые чиновники;
• участники компании.

Высшее руководство

Попросту говоря, высшее руководство должно поддерживать систему контроля, если намерено добиться успеха. Высшее руководство помогает сформировать культуру, которая необходима для работы системы контроля. Ему необходимо внимательно оценивать и понимать, какие типы систем внутреннего контроля являются определяющими для успеха компании. В отношении данных систем контроля высшее руководство должно способствовать внедрению кодекса надлежащего поведения и ясно дать понять персоналу компании, что степень его нынешнего и будущего успеха зависит от его способности соответствовать системам внутреннего контроля.

Управляющие подразделениями

Управляющие на различных уровнях должны оценивать результаты деятельности, за которую они несут непосредственную ответственность, чтобы определить степень риска, связанного с данной деятельностью. Например, управляющий по закупкам должен будет оценить риск, связанный с введением системы своевременного производства. Управляющие должны быть готовы к изменениям условий или ситуаций, которые влияют на системы контроля в данных видах деятельности и проводить, корректировки которых требуют данные изменения. Управляющие также отвечают за понимание своими подчиненными их ответственности и обязанностей в отношении существующих органов внутреннего контроля.

Задание

Какие из следующих типов отчетов Вы подготовили или получили, выполняя роль управляющего? Объясните одним предложением назначение каждого доклада.

Отчеты по оборотному капиталу: Их необходимо составлять своевременно, чтобы сосредоточить внимание руководства на ключевых аспектах деятельности.

Отчет по анализу доходности: Этот отчет должен концентрировать внимание руководства на правильном учете затрат, эффективности производства и правильном учете запасов.

Отчет по внутреннему контролю: Этот отчет должен сосредоточиться на качестве и эффективности всех основных систем контроля.

Отчеты по контролю качества: Эти отчеты должны отслеживать показатели по отношению к нормативам затрат и качества.

Отчеты по охране окружающей среды: Эти отчеты связаны с соответствием организации обязательствам по контролю за охраной окружающей среды.

Аудиторские комиссии

Для эффективного обслуживания системы внутреннего контроля очень важно, чтобы аудиторская комиссия была хорошо сформирована. Многие бухгалтерские организации отстаивают именно этот тип структуры комиссии. Комиссия выполняет ряд важных функций, крайне необходимых для эффективного внутреннего контроля.

Задание

Известно четыре вида деятельности, осуществляемой комиссией. Посмотрите, сможете ли Вы их определить.

Вы, возможно, перечислили следующие виды деятельности:

• обзор оценок, данных руководством качеству и эффективности механизмов внутреннего контроля;
• обзор докладов, связанных с соответствием кодексу поведения и т.п.;
• обзор масштабов аудиторской деятельности в организации в области обработки данных и их защиты;
• обзор правовых обязанностей, налагаемых на компанию, и как они исполняются.

Финансовые служащие

Финансовые служащие организации несут основную ответственность за системы внутреннего контроля. В частности, они отвечают за то, чтобы механизмы внутреннего контроля были правильно налажены, внедрены и отслеживались. Они также отвечают за обеспечение эффективной связи между должностными лицами и комиссиями, которые вводят системы контроля. Система финансового управления помогает убедиться в том, что все функции, системы, взаимодействия отслеживаются и оцениваются, т.е. остаются адекватными. Финансовая служба устанавливает уровень качества систем внутреннего контроля в компании и становится символом политики компании в области этики.

Руководство зачастую может вынуждать финансовых сотрудников пренебрегать механизмами внутреннего контроля и предоставлять надуманную финансовую информацию, чтобы создать впечатление соответствия целям и задачам компании. Подобная практика серьезно снижает ценность и качество систем внутреннего контроля. Сопротивление этому свидетельствует о наличии проблем в организации.

Задание

Опишите функции внутреннего контроля, которые могут выполнять следующие члены финансового отдела.

Главный финансовый служащий

• Эта должность связана со многими механизмами непосредственного и опосредованного контроля и опирается на других членов отдела, чтобы привлечь в сферу его/ее внимания методом исключения реальные или потенциальные проблемы.
• Он/она использует целый спектр систем внутреннего контроля, таких как ежемесячные отчеты о движении денежных средств и оборотном капитале, отчеты внутренних аудиторов, отчеты о затратах на производство и маркетинг, отчеты о компенсациях служащим и т.п.

Финансовый контролер

• В разных организациях данная роль может значительно различаться, но всегда он/она несут ответственность за деятельность компании в области учета.
• Он/она используют широкий набор систем контроля, включая отчеты о продажах и возврате товаров, отчеты о производстве, анализ себестоимости производства, анализ затрат на исследования, анализ доходности и т.п.

Внутренний аудитор

• Аудитор должен постоянно анализировать и проверять все функции и операции компании, чтобы определить степень риска.
• Он/она должны готовить годовые отчеты управляющему с детальным изложением аудиторской деятельности, включая результаты проверок на соответствие кодексам поведения, и представлять их высшему руководству, аудиторскому органу и совету директоров.
• Он/она должны разрабатывать и вести инвентаризацию всех активов, объектов и действий компании. Эти данные создадут основу для разработки годовых планов аудита.

Участники компании

Для организации важно поддерживать контакт с участниками ее деятельности, чтобы убеждать последних в важности и эффективности системы внутреннего контроля. Отчет управления включается в годовой отчет. Этот отчет должен освещать существующие виды материальных отчетов, ответственность управляющих, а также точность и эффективность механизмов контроля. Он также должен включать публикуемые финансовые отчеты и отчет управления о том, каким образом эти обязанности были исполнены.