Автоматизация документооборота консультационной компании. Серия "Консультанты для консультантов"
Александр Казинцев директор по развитию бизнеса ОАО «Объединенные консультанты «ФДП» / АФ «Аваль» |
Окончание. |
Что получили в результате? | "Шаблоны" и "Классификаторы" | Организационно-распорядительный документооборот | Персональный документооборот | Выводы |
Что получили в результате? Материальным воплощением совместной работы специалистов-разработчиков Lotus Domino / Notes и вовлеченных в проект консультантов-пользователей стал специализированный программный продукт, который мы назвали «Трио». Состоит он из функционально и технологически объединенных модулей, автоматизирующих профессиональный, организационно-распорядительный и персональный документооборот, используемый специалистами консультационной компании. Профессиональный документооборот «Трио» предназначен для поддержки проектной деятельности мобильных групп специалистов и позволяет снизить временные и материальные издержки, повысить качество и управляемость реализации консультационного проекта. Модуль «Проекты» является функциональным ядром системы «Трио», ориентированной на профессиональный консультационный процесс. В модуле формируется группа специалистов, имеющих доступ к документам проекта – рабочей и отчетной документации, относящейся к определенному договору, контрагенту, периоду деятельности. Остальные сотрудники организации, не включенные в группу, не могут увидеть эти документы на своих рабочих местах. При создании нового документа система «Трио» предлагает автору определить его принадлежность к конкретной теме по классификатору и использовать стандартный бланк из модуля «Шаблоны». Применение этих инструментов в сочетании с сортировкой документов по различным категориям классификатора преобразует хаотичное нагромождение разнородных текстов в регулярный документооборот. Кроме принадлежности к определенному проекту в служебной части документа определяются авторство, перспективные рецензенты, сроки и последовательность рецензирования и утверждения. В процессе создания текста автор может использовать многооконный режим, встроенные инструменты поиска информации в системе «Трио», интернете и интегрированных справочных системах, создавать временные папки для хранения избранных документов. В тексте документа можно располагать ссылки на другие документы и отмеченные автором разделы документов, посылать ссылки и фрагменты текста по встроенной в систему электронной почте. К одному документу можно присоединить другие, связанные с ним: комментарии рецензентов, фото-, аудио-, видео- и интернет-материалы. Руководитель проекта, обладающий полным доступом ко всем файлам проекта, может в любой момент проконтролировать процесс создания рабочих документов, присоединить к любому из них комментарий, сформировать корректирующее поручение. Группа консультантов, работающая на территории клиента, может объединить свои рабочие места в автономный комплекс, а при наличии нормальной линии связи – проводить регулярный информационный обмен с центральным офисом. После подключения работавшего автономно ноутбука к корпоративной
вычислительной сети автоматически производится обмен информацией с центральной
базой документов, и новые данные становятся доступны всей рабочей группе
проекта. |
![]() | ||
[1][2][3][4][5] | следующая>> | |
[вид для печати] |