Внедрение бухгалтерских систем

Джеймс Снелл, CPA

Введение

Успех перехода от старой системы автоматизациибухгалтерского учета к новой зависит от целогоряда решений, как стратегических, так иорганизационных. Эти решения принимаются врамках процесса внедрения системы. Внедрениеможно разделить на три основных этапа:

• планирование
• установка системы
• настройка и отладка

Планирование

На этапе планирования необходимо выбратьпрограммное обеспечение и поставщика. Выборпрограммы осложнен тем, что все бухгалтерскиепрограммы среднего уровня обладают практическиодинаковым функциональным содержанием. С другойстороны, каждый пакет выделяется более глубокойпроработкой того или иного модуля.

Можно считать, что наличие в программеследующих возможностей может служитьдоказательством относительно сильно развитойфункциональности:

• Консолидация данных на уровне компании и отделов
• Операции с иностранной валютой - калькуляция себестоимости продукции и составление финансовой отчетности
• Настройка экрана - возможность добавления дополнительных полей и их расширения
• Складские операции - поддержание множественности цен на продукцию
• Реализация обмена данными в соответствии со стандартом EDI
• "Открытость" системы - обмен данными с другими программами

Первый шаг в процессе отбора - составлениеподробного списка всех функциональныхтребований компании к системе автоматизациибухучета. Каждый пункт этого списка необходимосравнить с возможностями каждой израссматриваемых программ. Для определениястепени соответствия программ выработаннымкритериям можно использовать рейтинговуюсистему.

Второе стратегически важное решение - выборпоставщика системы, компании, которая будетустанавливать и поддерживать систему. Поставщикдолжен иметь опыт внедрения и поддержкитребуемого программного обеспечения, а такжеобладать необходимыми ресурсами для внедрениясистемы с учетом структуры и размеров вашейорганизации.

На этапе планирования также необходимоопределить сроки внедрения, обсудить права иобязанности сторон (и заказчика и исполнителя),составить план работ и назначить лиц,ответственных за внедрение.

Для примера возьмем одну из наиболеедлительных процедур при переходе на новоепрограммное обеспечение - ввод и конвертациюданных. Какой объем данных необходимо вводитьвручную? Какие из существующих файлов данныхможно перенести в новую систему? Способ решенияэтих вопросов влияет на распределение людскихресурсов. Планирование людских ресурсов полезнодля определения расписания работ по проекту.Такое планирование должно быть организованопозадачно и включать в себя план работ длясотрудников поставщика и сотрудников компании.Тщательное планирование позволит поставщикувыделять требуемые людские ресурсы навыполнение вашего проекта в сроки,предусмотренные планом. Для определенияпоследовательности задач проекта вам необходимодетально обсудить с поставщиком распределениеобязанностей между сотрудниками обеих компаний.

Также на на этапе планирования необходимоопределить структуру административногоконтроля над проектом. Необходимо назначитьруководителя проекта, несущего основнуюответственность за его выполнение, а такжегруппу заместителей, отвечающих за контроль,планирование и взаимодействие. Руководительпроекта должен обсудить со своей группой вопросыпланирования проекта, его непосредственноговедения и отслеживания затрат, взаимодействия сруководством компании и конечнымипользователями, контроль выполнения проекта. Кактолько проектная группа вступает во владениепроектом, она становится основной движущей силойуспеха внедрения!

Установка системы

После того, как выбран программный продукт и поставщик, начинается этап установки системы. Основные шаги установки:

• инсталляция и тестирование аппаратного и программного обеспечения
• настройка программы
• разработка входных и выходных форм
• составление пользовательской документации
• перенос данных
• обучение пользователей

Завершающим шагом установки системы, безусловно, следует считать запуск ее в эксплуатацию.

Часть этих задач выполняют сотрудники компании-подрядчика, а часть берет на себя заказчик.

По мере установки и запуска "железа" необходимо сразу же инсталлировать новое программное обеспечение и протестировать несколько выборочных функций. Этот шаг важен для проверки целостности базового программного пакета.

Далее начинается настройка программы с целью адаптации к конкретным нуждам компании. Для этого необходимо активировать ряд функций программы, например: построение плана счетов, расчет себестоимости продукции, форматирование пользовательских отчетов, настройка экранов и полей, установка уровней доступа пользователей. Это те самые функции, которые обсуждались на этапе выбора программного обеспечения при сопоставлении возможностей программы и конкретных нужд компании.

Система не будет работать без правильно настроенных входных и выходных форм. Все формы необходимо заранее продумать и разработать, с тем, чтобы протестировать их еще до начала эксплуатации нового программного пакета. Проверьте все существующие в старой системе формы на совместимость с новой системой. Разработайте новые формы для замены несовместимых.

Перед началом обучения необходимо подготовить пакет документации для пользователей. В дополнение к сопроводительной документации необходимо создать руководства по процедурам ввода данных, общей организации работы, ежемесячным периодам закрытия, организации отчетности и другим процедурам.

Наибольшие временные затраты на этапе установки, как правило, связаны с конвертацией и вводом данных в систему. Все данные о заказчике, продавце и продукте необходимо ввести в новую систему либо вручную, либо используя тот или иной метод конвертации. Это также относится к бюджетным и первоначальным данным. Первоначальные данные о компании не будут занесены в систему еще на протяжении нескольких лет, если только их не введут в процессе установки новой системы.

Фирма-продавец обычно проводит обучение сотрудников основным навыкам работы с новым программным продуктом. Обучение должно проводиться в период установки и запуска новой системы - с тем, чтобы пользователи не забыли полученные ими знания.

По завершении этапа установки системы ваша компания готова к началу эксплуатации нового программного пакета бухгалтерского учета. Остается выделить необходимые ресурсы для поддержки и консультаций по новой системе на период ее начального использования и отслеживать все проблемы, возникающие у пользователей с программным обеспечением.

Настройка и отладка

После установки и запуска системы начинается этап ее детальной настройки и установления обратной связи с пользователем. Необходимо постоянно осуществлять контроль работы пользователей с системой, устанавливать обновления программы, консультировать и обучать конечных пользователей, анализировать и редактировать административные отчеты. Кому поручить выполнение вышеперечисленных задач? Возможно следует пересмотреть ряд должностных инструкций или же сформировать новые. Потребуется произвести окончательный расчет прямых и косвенных расходов, связанных с реализацией проекта, и соотнести полученные данные с первоначальными прогнозами. Необходимо опросить пользователей системы - от рядовых бухгалтеров до руководства компании - с тем, чтобы определить, удовлетворяет ли новая система их требованиям.

Анализировать эффективность системы следует регулярно - один или два раза в год. Это позволит установить, насколько программа отвечает информационным потребностям и принятым правилам отчетности. Возможно, систему нужно будет модифицировать и привести в соответствие с изменяющимися задачами компании.

Перечисленные шаги являются основной схемой внедрения новой компьютеризированной системы бухгалтерского учета. При тщательном планировании и принятии верных стратегических решений этот процесс будет эффективным и успешным.