Внедрение информационных технологий

Характер и количество требований к внедряемым информационным технологиям могут быть самыми разнообразными. Все зависит от масштаба проекта и размера самой организации. Небольшие компании вряд ли выиграют от строгого применения формальных методов при внедрении простых и очевидных технических решений. Тогда как в более крупных компаниях определенная степень формализации часто содействует лучшему пониманию требований и позволяет избежать появления множества проблем в будущем. Но даже если применяется какой-либо неформальный метод, необходимо учитывать следующие аспекты:

Для обеспечения успешной реализации информационного проекта, еще в процессе разработки необходимо уделить особое внимание предварительной оценке его окупаемости. Оценка окупаемости расходов на внедрение информационных технологий часто сложнее многих других инвестиционных решений. Размер и сложность проекта оказывает влияние на подход к выбору программного обеспечения и компьютерной техники. При этом умеренная стоимость компьютерной техники сама по себе не свидетельствует о небольшом размере проекта.

Администрации необходимо определить, должен ли полновесный анализ соотношения затрат и потенциальных результатов быть проведен до формального определения списка детальных требований к системе или наоборот. На практике эти два процесса выполняются параллельно и связаны между собой. Например, уже существующая инфраструктура способна без особых затрат поддержать реализацию новых проектов, которые могли бы стать главным объектом ее деятельности, если бы их начали внедрять с самого начала. В этом случае, возможно, будет немедленно установлено, что положительный эффект от внедрения проекта перевешивает все дополнительные вложения, и администрация может решить уменьшить глубину анализа соотношения затрат и потенциальных результатов или же вообще не проводить его.

С другой стороны, если уже существующая информационная технология используется, отвлекая на себя почти все ресурсы, даже небольшой проект может потребовать усилий по наращиванию специальной инфраструктуры. В таком случае администрации потребуется очень точно установить размер дополнительных затрат, чтобы определить, окупится ли вообще такой проект в будущем.

Разумеется, затраты всегда должны окупаться. Тем не менее, стоит иметь в виду, что разработка информационных систем может сначала, по крайней мере на первом этапе, привести к финансовым потерям. Однако внедрение подобных проектов может иметь огромное значение для того, чтобы компания могла просто удержаться на плаву или же сохранить конкурентоспособность в будущем. При этом необходимо также иметь в виду, что для окупаемости проекта его реализация необязательно должна приводить к получению значительных результатов с финансовой точки зрения. Даже небольшое увеличение производительности часто оказывается очень ценным.

В процессе анализа необходимо учитывать временные параметры осуществления затрат и получения положительного эффекта. Как показывает практика, подчас внедрение подобных проектов продолжает приносить прибыль и через несколько лет после того, как в рамках данного проекта были осуществлены затраты. Последующая проверка часто показывает, что организации экономит значительные средства в течении долгого времени, хотя все самые крупные расходы были возмещены еще несколько лет назад. Такой эффект способен повлиять на точку зрения администрации компании относительно внедрения информационных проектов в будущем. Впрочем, нередки случаи, когда на первом этапе наряду с получением определенного положительного эффекта происходит и увеличение расходов, а наибольший положительный эффект появляется позже. Примером служит система управления товарно-материальными запасами, которая анализирует уровни превышения/снижения запасов. Первой же рекомендацией новой программы будет увеличение величины запасов по тем статьям, где ощущается недостаток. Уровень запасов, таким образом, повысится, в то время как запланированное сокращение по статьям с превышением наступит позже. Вероятно, что традиционные методы оценки вроде "точки безубыточности" и "периода окупаемости" будет необходимо дополнить анализом дисконтированного потока денежных средств на протяжении всего времени работы информационной системы. Причина заключается в разнообразии осуществляемых расходов и положительных результатов, а также в продолжительности интервала времени, на протяжении которого они могут возникать. Непредсказуемость во времени некоторых расходов и результатов требует проведения различных типов анализа для получения ряда соответствующих оценок.

При оценке затрат и положительных результатов от реализации предложенного проекта необходимо хорошо представлять, насколько широко данные приложения и технологические решения опробованы и применяются в других организациях. Очевидно, что в случае внедрения новейшего технологического решения существует большая степень неопределенности относительно действительного размера расходов, которые будут понесены. Кроме того, здесь больше риск того, что положительный эффект будет меньше, чем ожидалось. Однако конкурентные преимущества от первенства в успешном внедрении нового приложения или технологии могут быть весьма значительными.