Процесс планирования

Планирование является одной из главных задач финансового управляющего. В основу рассмотрения альтернативных направлений деятельности предприятия и рекомендаций должны быть положены финансовые принципы. В этом модуле мы познакомимся с методами разработки финансовых планов и узнаем, как финансовый управляющий может использовать их для оценки общей суммы средств, необходимой для эффективного функционирования системы движения денежных средств предприятия.

Мы начнем с рассмотрения в блоке 4 преимуществ финансового планирования, затем перейдем непосредственно к процессу планирования и ключевым элементам, необходимым для системного подхода. Мы узнаем, чем план отличается от прогноза, как план становится сметой, и познакомимся с видами смет, используемыми в финансовом планировании.

Существуют два основных метода разработки финансового плана - прогнозный баланс и прогноз движения денежных средств. В блоке 5 мы увидим как составляется прогнозный баланс и как в нем отражаются общая сумма оборотного капитала и общая сумма средств финансирования, необходимых для ожидаемого уровня продаж. Процесс принятия решений, который тесно связан с планированием, всегда основывается на неполной информации, и мы должны понимать важность учета в финансовом плане тех допущений, которые мы вынуждены были сделать.

Прогнозный баланс показывает нам общую сумму средств, необходимых в конкретные моменты времени. В то же время для управления финансами нам также необходимо знать пределы, в которых изменяются суммы необходимых для финансирования средств в течение периода времени. Соответственно, в блоке 6 мы подготовим образец прогнозного баланса предприятия на период времени.

Прогнозы денежных средств (кассовые сметы) являются важным инструментом управления финансами. В блоке 7 мы составим прогноз потоков денежных средств и рассмотрим взаимосвязь между прогнозным балансом, сметой денежных средств и прогнозным отчетом о прибылях и убытках.

После изучения этого блока Вы сможете:

• провести различие между прогнозом и планом;
• описать процесс составления смет;
• различать сметы капитальных и текущих затрат;
• сформулировать преимущества финансового планирования;
• перечислить ключевые элементы системного подхода к планированию.

Читая гороскопы или слушая прогнозы погоды, мы все зависим от сделанных нами или другими лицами прогнозов о событиях или изменениях окружающей среды. Путем прогнозирования событий мы пытаемся уменьшить все нежелательные эффекты, которые они могут вызвать. Согласно определению, мы делаем "прогнозы" о событиях, которые мы не контролируем, в то время как мы "планируем" действия (или ряд целей) для событий, над которыми мы рассчитываем иметь контроль. Прогноз может рассматриваться различными людьми как более или менее надежный. Например, маловероятно, что фермер, имеющий преимущества в знании местных условий, относится к прогнозу погоды таким же образом, как и житель большого города. Также маловероятно, что один экономист согласится с экономическим прогнозом другого экономиста.

Если согласно прогнозу завтра, в праздничный день, будет ясная погода, то Вы можете запланировать поездку на пляж с вашей семьей или друзьями. Продумайте эту ситуацию и перечислите, чем, по вашему мнению, планирование отличается от прогнозирования.

В широком смысле:

• прогноз погоды формулирует ожидаемую обстановку, в которой Вы собираетесь осуществлять ваши планы;
• ваш план детализирует способ, при помощи которого Вы собираетесь совершить поездку на пляж.

Но вы, возможно, также отметили, что:

• при составлении плана вам придется делать предположения относительно вероятного поведения других людей, принимающих участие в поездке;
• в интересах сотрудничества с этими людьми вам необходимо будет сообщить им свои планы;
• вы можете составить альтернативный план на случай дождя или пасмурной погоды.

Как планы, так и прогнозы могут быть рассчитаны на короткий, средний и длительный период времени. Вы можете спланировать завтрашнюю поездку на пляж или запланировать свою карьеру таким образом, что сможете сказать, чем Вы предположительно будете заниматься через 10 лет. Краткосрочные прогнозы имеют хорошие шансы на успех, в то время как долгосрочные прогнозы обречены в определенной мере на неточность. Метод составления прогнозов в большой компании, имеющей хорошо оборудованный организованный исследовательский отдел, будет отличаться от методов владельца небольшой фирмы, который может оплатить исследование, но скорее всего положится на собственный опыт.

Прогнозирование и планирование являются жизненно важными процессами для предприятий. Прогнозы обычно составляются по вопросам экономических событий или изменений на рынке или в отрасли промышленности. Планы будут включать решения администрации о том, что делать в будущем, как и когда делать и кто должен делать.

Вы рассматриваете вопрос о создании малого производственного предприятия и вам необходимо знать, будет ли оно жизнеспособным. Какие прогнозы вам, возможно, потребуется подготовить или получить?

Ваш ответ должен включать некоторые или все из следующих пунктов:

• прогнозы продаж - составляются на основе исследований рынка;
• цены на сырье;
• наличие рабочей силы;
• реакция конкурентов.

Из закона предпринимательства - "если Вы не сможете продать товар, то не производите его" - вам должно быть ясно, что обоснованный прогноз покупательского спроса должен лежать в основе успешного ведения дела.

Компания вне зависимости от того, находится она в стадии создания или длительного функционирования, должна иметь какой-то план. В крупной компании это будет сложный, полностью документированный и выполненный на основе исследований план работы, освещающий в отдельных разделах ближайшие, среднесрочные и долгосрочные цели, а также стратегию компании. В таком плане детально описываются различные цели организации, способы достижения этих целей и вклад каждого подразделения компании в их достижение.

В небольших фирмах план может представлять ряд идей в воображении владельца фирмы при отсутствии каких-либо исследований, поддерживающих его, и, вероятно, при отсутствии вообще каких-либо письменных документов. Но это нисколько не преуменьшает такой план. Это все-таки план, хотя и довольно ограниченный. Такой план создает трудности при разработке его детализированных сторон - особенно финансовых.

Каждый план и направления деятельности в интересах выполнения плана будут иметь финансовые аспекты. Вся политика и деятельность компании определяются финансовыми понятиями. Это означает, что всякий план, будь это детальный документированный план крупной компании или ограниченный план в воображении владельца небольшой фирмы, на определенных этапах должен трансформироваться в финансовые понятия. Вот здесь-то мы и познакомимся с процессом финансового планирования.

Смета - это план, переведенный в количественные измерители. Обычно используются такие количественные измерители, как "объем" и "деньги". Объем показывает вам предусмотренный сметой уровень деятельности, и при его помощи Вы можете рассчитать количество физических ресурсов, необходимых для обеспечения деятельности. Денежное выражение сметы Вы можете получить, умножив предусмотренные сметой объемы на соответствующие затраты или стоимость. Это даст вам финансовые ресурсы, необходимые для поддержания предусмотренной сметой деятельности, а также получаемые за счет этой деятельности финансовые средства.

Какое, по вашему мнению, наиболее достоверное суждение может быть высказано о любой смете?

Наиболее достоверной является неопределенность! Ни одна смета не будет выполняться так, как она планировалась. Вот два вывода из этого:

• сопоставление фактических результатов с плановыми является полезным приемом контроля;
• сметы должны время от времени корректироваться, чтобы они оставались отвечающими требованиям ведения дела.

Все сметы можно разделить на две большие группы: сметы текущих затрат и сметы капитальных затрат. А сейчас мы рассмотрим их более подробно.

Сметами текущих затрат называются сметы, в которых отражаются текущие операции в ходе обычного производственного цикла. Основными операционными сметами промышленного предприятия являются:

Это самая важный план компании, потому что объем операций любого подразделения прямо зависит от объема произведенных продаж. Если не будет продаж, то не будет и никакого дела. Из этого следует, что все другие планы составляются на основании программы сбыта. Вы должны уделить особое внимание разработке программы сбыта, потому что если вам не удастся сделать ее максимально реалистичной, то это будет означать, что и другие сметы будут ошибочными.

Этот план охватывает процесс производства. Вы определите общий объем производства на основе программы сбыта. Таким образом, у вас будет значение объема производства, необходимого для выполнения планируемых продаж за период, предусмотренный сметой, и количество запасов, необходимых для начала следующего периода. Если Вы рассчитали общие потребности производства, то можете составить и вспомогательные производственные сметы. Они будут охватывать:

• сырье;
• рабочую силу;
• производственные накладные расходы.

В свою очередь, Вы можете затем разделить каждую из второстепенных смет на более детальные составные части.

Иногда эту смету называют сметой расходов по реализации, общефирменных и административных расходов (SG&A), и она включает все расходы под этими заголовками.

Эта смета включает планируемые оборотные средства, т.е. кассовую наличность, счета дебиторов, запасы и планируемые краткосрочные обязательства, т.е. счета кредиторов, банковский овердрафт и прочие краткосрочные обязательства. Иногда эту смету относят к сметам капитальных, а не текущих затрат.

Эта смета представляет собой детальный анализ денежного элемента расчета планируемой потребности в оборотном капитале. Вам необходим такой анализ денежного элемента вследствие жизненной важности денежных средств для повседневных операций вашего предприятия и его долгосрочного выживания и успеха.

Какая смета, по вашему мнению, оказывает влияние на все остальные и поэтому очень важно правильно ее составить?

Ваш ответ должен быть посвящен программе сбыта и ее центральной роли в определении того, что следует включить во все другие сметы.

Сметы капитальных затрат имеют дело с долгосрочными операциями компании и обычно охватывают все капиталовложения, доход от которых будет поступать в течение более чем одного сметного периода. Эти сметы можно разделить на две больших категории:

Эти сметы включают капиталовложения в активы, которые принесут прибыль в будущие периоды.

Как уже говорилось, такие сметы относятся к сметам текущих затрат, но в данном случае они охватывают периоды, выходящие за пределы текущей сметы. Каждое крупное вложение средств в предприятие обычно подразумевает и соответствующее инвестирование в оборотный капитал, особенно это относится к тем инвестиционным проектам, которые связаны с расширением производственных мощностей или разработкой новых рынков.

Подготовка и оценка смет капитальных затрат является важной частью управления финансовой деятельностью, так как инвестиции оказывают значительное долгосрочное влияние на будущую деятельность компании. Мы детально обсудим этот вопрос в последующих разделах.

Операционные сметы и сметы капитальных затрат сводятся в общую финансовую смету. Она показывает планируемые "итоговые" результаты в форме прогнозных отчета о прибылях и убытках и баланса.

Сейчас, без повторного просмотра этого раздела, проверьте, сможете ли Вы описать процесс составления сметы в производственной компании и назвать все основные виды смет, которые используются в ней.

Техника составления и представления смет является темой управленческого учета. Управление финансами рассматривает только те аспекты составления смет, которые оказывают влияние на финансирование предприятия и используются для финансового планирования.

Финансовый план предназначен для обеспечения соответствующими денежными средствами управленческого аппарата в интересах выполнения целей компании и того, чтобы полученные от достижения этих целей средства превышали затраты на осуществление этого плана. Финансовое планирование должно предшествовать любой другой финансовой деятельности.

Вы обнаружите, что основную пользу, получаемую от финансового планирования, дает не сам план, а вопросы и ответы на них, возникающие во время подготовки плана. Взаимодействие между различными членами администрации в ходе финансового планирования помогает разработке финансового плана в соответствии с целями предприятия и обеспечению широкой согласованности между управленцами. Тщательно разработанный финансовый план будет служить в качестве исходных данных для контроля за финансовой деятельностью предприятия и сможет заблаговременно предупредить о приближающейся нехватке денежных средств.

Существуют два основных метода финансового планирования:

• прогнозные балансы;
• прогнозы движения денежных средств (кассовые сметы).

Оба этих метода, которые Вы будете изучать в последующих блоках, используют информацию, предоставленную сметами текущих и капитальных затрат для разработки финансовых аспектов общей финансовой сметы. Таким образом, Вы можете установить общие финансовые потребности предприятия.

Кажется, что многие управляющие успешно ведут свои дела, несмотря на случайный подход к организации финансовой деятельности. Они могут считать этот подход неэффективным в том случае, когда обстоятельства оборачиваются против них. Общеизвестно, что кредиторы не любят неожиданностей и их не привлекают управляющие, которые непрофессионально руководят делом. Каждый управляющий имеет свой индивидуальный подход к финансовому планированию, но следующие рекомендации будут его основой:

Проблема

Определите проблему, которую надо решить, или выражаясь более точно, возможность, которую необходимо использовать. Затем установите важность проблемы. Имеет ли она приоритет по отношению к другим проблемам? Какие ресурсы потребуются для ее решения? Сколько времени это займет? Какие последствия будет иметь ее решение?

Цель

Установите свою цель как конечный результат решаемой проблемы или используемой возможности. Эта цель должна соответствовать общим целям вашей компании.

Ресурсы

Необходимо, чтобы в вашем распоряжении были средства для решения проблемы. Следовательно, оцените средства компании и сопоставьте их с ее финансовыми потребностями.

Подготовьте или получите необходимые прогнозы. Помните, что обоснованный прогноз потребительского спроса определяет успешную деятельность компании. При наличии соответствующих ресурсов ваша проблема должна быть решаема в контексте ожидаемой деловой конъюнктуры.

Альтернативные решения

Вырабатывайте и сравнивайте альтернативные решения проблемы и альтернативные направления использования средств, чтобы быть уверенным, что Вы выбрали лучшую модель действий.

Подробные финансовые планы

Будьте осторожны при разработке финансовых планов и уделяйте особое внимание критическим вопросам, ошибка в решении которых может привести к катастрофе. Может быть, вам потребуется подготовить план с учетом нескольких результатов. Делайте план простым, чтобы внутренняя логика могла быть легко проверена. Составляйте план таким образом, чтобы он соответствовал требованиям, был своевременным и не приводил к неоправданным расходам.

Финансовый план не является статичным инструментом. Вы должны обновлять его при поступлении свежей информации. После ознакомления с последними событиями вам, возможно, понадобится уточнить средства и внести изменения в ваш план. В управленческом учете Вы изучаете методы составления смет. Всеобщая система смет может автоматически обеспечить вас обновленными данными о финансовых потребностях предприятия.

Обмен информацией

В интересах сотрудничества с другими служащими компании вам придется сообщать им информацию о плане. Однако информация о финансовом плане должна доводиться только до руководства и тех служащих, кому это необходимо знать. Обратите особое внимание на защиту информации, которая может быть использована конкурентами.

Вы являетесь финансовым управляющим прибыльной и быстрорастущей компании. Ваш исполнительный директор говорит, что в кассовых сметах нет необходимости. Вы, конечно, не соглашаетесь, но почему?

1. В производственных компаниях, так же как и в других формах компаний, сметой называют план, переведенный в количественные показатели "объемов" и "денег". Расчетный объем продаж показывает прогнозируемый уровень деловой активности и потребностей в таких ресурсах, как люди, профессиональные навыки, производственные материалы, механизмы и здания. Эти ресурсы при переводе в денежное выражение (смету) показывают финансовые ресурсы, необходимые для поддержания прогнозируемого уровня деловой активности, и финансовые средства, которые, вероятно, должны быть получены в результате этой деятельности. Смета после утверждения высшей администрацией становится полезным инструментом контроля, остающимся постоянно необходимым при периодическом пересмотре.

Смета производственной компании может быть разделена на две широкие категории: "смета текущих затрат" и "сметы капитальных затрат".

"Смета текущих затрат" охватывает повседневные операции компании в рамках обычного торгового цикла. Основными сметами текущих затрат в производственной компании будут следующие:

• План сбыта: это наиболее важная смета, потому что другие сметы создаются на ее основе. Администрация должна уделять особое внимание се подготовке, потому что отсутствие в ней максимального приближения к реальности будет означать, что и другие сметы будут ошибочными.
• Производственный план: этот план охватывает производственный процесс. Он показывает объем производства, необходимого для обеспечения планируемых продаж на сметный период, а также необходимый уровень запасов. Производственный план обеспечивается вспомогательными сметами, которые охватывают производственные материалы, рабочую силу и накладные расходы. Эти вспомогательные сметы могут быть разделены на более детализированные компоненты.
• Смета расходов: эта смета охватывает торговые и управленческие расходы.
• Смета потребностей в оборотном капитале: иногда ее относят к сметам капитальных затрат, а не к сметам текущих затрат. Эта смета касается ожидаемой величины оборотных средств.
• Смета денежных средств: это детальный анализ денежного элемента сметы потребностей в оборотном капитале.

"Сметы капитальных затрат" охватывают более долгосрочные операции компании и обычно включают все капиталовложения, которые будут давать прибыль в течение срока, превышающего один сметный период. Они подразделяются на две широкие категории:

• Планирование потребностей в основных средствах: эти сметы охватывают капиталовложения в активы, которые принесут прибыль в будущие периоды.
• Планирование потребностей в оборотном капитале: каждое крупное капиталовложение в компанию, которое включает расширение производственных мощностей или разработку новых рынков, обычно означает соответствующее вложение средств в оборотный капитал.

Смета текущих затрат и смета капитальных затрат сводятся в "общую финансовую смету", которая включает прогнозный отчет о прибылях и убытках и прогнозный баланс. Последний показывает администрации финансовые ресурсы, необходимые для обеспечения деятельности, предусмотренной сметами, и финансовые средства, которые должны быть получены в результате этой деятельности.

2. Быстрорастущие компании могут планировать и получать повышение прибыли и в то же время иметь ухудшающееся положение с наличными денежными средствами, потому что повышенные прибыли не переводятся в чистые притоки денежной наличности. Повышение объемов продаж и увеличение прибыли могут сопровождаться еще большим увеличением запасов, дебиторов и капитальных затрат, которые полностью поглощают полученный поток денежных средств. Таким образом, компания может оказаться в ситуации чрезмерного расширения операций. Эта проблема характерна не только для быстрорастущих компаний. Чрезмерное расширение операций или принятие чрезмерных обязательств происходят тогда, когда администрация не уделяет достаточного внимания быстроизменяющимся краткосрочным потребностям, связанным с текущей деятельностью компании.