Принятие решения

После изучения этого блока вы сможете:

• объяснить сущность принятия решения;
• охарактеризовать процесс анализа затрат и результатов;
• перечислить основные признаки качественной информации для принятия решения;
• установить качественные факторы, которые должны быть учтены при принятии различных решений.

Принятие решения является одной из главных задач всех руководителей. Им необходимо ежедневно принимать решения, которые будут непосредственно влиять на результаты деятельности предприятия, где они работают.

Принятие решения включает выбор одного образа действия (или бездействия) из ряда имеющихся вариантов решения. Целью всех решений является максимизация конечных целей, стоящих перед соответствующим предприятием (например, максимизация прибыли для коммерческих организаций или неколичественные задачи для некоммерческих/благотворительных организаций).

Очевидно, что первый этап в принятии решения заключается в установлении целей, которые вы намерены максимизировать. Эти задачи обычно решаются на самом высоком уровне руководства или финансистами предприятия.

Определив цели компании, руководство должно учитывать ограничения и возможности при достижении этих целей. На всех стадиях управления руководство предприятия принимает решения (количественные и качественные), чтобы достичь поставленных целей.

В оставшихся разделах этого блока вы познакомитесь с тем, как руководство взвешивает все "за" и "против" каждого варианта решения. Вы также убедитесь в том, как важна достоверная информация для принятия правильного решения.

В ходе принятия решений руководству предприятия необходимо оценить и сравнить все возможные варианты, прежде чем оно сможет принять взвешенное решение. На этом этапе выявляются негативные и позитивные стороны (как количественные, так и качественные) каждого варианта для определения практического эффекта каждого из них. Затем эти показатели сопоставляются, и наиболее подходящий вариант отбирается для осуществления.

"Анализ затрат и результатов" представляет собой процесс сопоставления затрат и выгод от возможного варианта. В тех случаях, когда существует более одного варианта, анализ затрат и результатов должен быть проведен в отношении каждого из них. Вариант, гарантирующий наибольшую выгоду или наименьшие затраты, и будет выбран руководством.

Фактически, анализ затрат и результатов включает рассмотрение количественных и качественных показателей затрат и суммарных выгод имеющихся вариантов решения. В этом разделе блока вы исследуете только количественный или денежный элемент анализа затрат и результатов. Основное правило, которому необходимо следовать в данном случае, заключается в том, что тот вариант, в результате которого достигается наибольшая выгода в денежном выражении или наименьшие денежные затраты, является вариантом, который следует выбрать при условии равнозначности всех других показателей. Качественные или "другие" применяемые факторы будут позже рассмотрены вами в этом блоке.

Вы удивитесь, узнав, что вам уже приходилось до этого использовать анализ затрат и результатов. Например, если у вас есть полис страхования жизни, то вы несомненно применяли анализ затрат и результатов. Перед тем как получить такой полис, вы сравнили расходы, связанные с полисом (т.е. ежемесячные взносы), и суммарные выгоды от него (т.е. крупная денежная сумма, выплачиваемая по истечении срока полиса). При рассмотрении выгод от страхового полиса, вы даже могли подсознательно сделать скидку на инфляцию и другие монетарные факторы. Так или иначе, полис страхования жизни следует брать, по вашему мнению, только в том случае, когда выгода превышает расходы. В этом и заключается анализ затрат и результатов.

Анализ затрат и результатов в управленческом учете имеет просто более четкую структуру, чем в вашей повседневной жизни. Одним из полезных результатов более структурного подхода является то, что он способствует учету всех затрат и всех суммарных выгод при проведении анализа. Пренебрежение любой из статей, относящихся к этому процессу, приведет к принятию неверного решения.

Естественно, что наиболее трудным аспектом данного анализа является выбор из всей информации, имеющейся у лица, принимающего решение, нужных затрат и выгод, соответствующих конкретному варианту.

Подход, выбранный для анализа затрат и результатов в управленческом учете, прост. Сначала вы исследуете всю имеющуюся в наличии информацию и устанавливаете суммарный результат и затраты, относящиеся к каждому из вариантов решения. Затем вы заносите эти данные в таблицу, в которой четко противопоставляются затраты и результаты. Теперь вам остается вычесть один показатель из другого, чтобы получить чистые затраты или выгоду варианта.

Затраты и результаты одного или нескольких вариантов приводятся в таблице в произвольной форме. Представляя соответствующую информацию, вы должны убедиться в том, что она доступна для понимания и что конечной целью является сравнение всех вариантов на одинаковой основе, что способствует простому выбору самого лучшего варианта.

В настоящее время Джон ездит на машине компании, эксплуатационные расходы на которую также оплачиваются его компанией. Единственными затратами Джона на автомобиль является счет на уплату подоходного налога в размере $2,000 в год, которые он платит за право пользоваться машиной, предоставленной бесплатно компанией.

Ввиду большой суммы счета на уплату налога он думает отказаться от бесплатной машины и купить свой собственный автомобиль (за который не нужно будет платить налоги). Джон оценивает затраты на эксплуатацию своей собственной машины следующим образом:

Если бы Джон использовал свою собственную машину, он имел бы право требовать возмещения 40 пенсов за каждую пройденную в деловых поездках милю. По делам компании Джон ежегодно проезжает в среднем 5,700 миль. Если Джон будет пользоваться собственным автомобилем, то компания обеспечит его бесплатным бензином.

Используя анализ затрат и результатов, помогите Джону принять решение.

Когда вы сталкиваетесь с подобной проблемой, прежде всего следует свести всю информацию, имеющую отношение к рассматриваемому решению, в структурную таблицу, которая поможет вам сравнить затраты и суммарные результаты для вариантов следующим образом:

Чистая экономия составляет $180 в год.

* Мы вынуждены проводить анализ затрат и результатов за год, так как имеющаяся в наличии информация предоставлена только на этой основе.

** Если Джон приобретет свой собственный автомобиль, ему не надо будет платить подоходный налог в размере $2,000. Очевидно, что это говорит в пользу данного варианта.

*** Расходы по километражу, оплачиваемые предприятием, являются выгодными для этого варианта, поскольку они существенно снижают затраты Джона по пользованию своей собственной машиной.

Показанный выше анализ предполагает, что Джону следует скорее приобрести свой собственный автомобиль, чем пользоваться машиной, предоставленной компанией, так как в результате этого он получит чистую прибыль в размере $180 в год.

Экономия $180 говорит о том, что чистые затраты Джона на пользование собственной машиной составляют $1,820 (4,100 - 2,280) в год против $2,000 в год, которые он в настоящее время платит по счету на уплату налогов за автомобиль, предоставленный его работодателем.

Из этого упражнения вы могли сделать вывод, что самым трудным в анализе затрат и результатов является установление затрат и суммарных доходов от варианта, имеющих отношение к решению, из большого количества информации, предоставленной вам для принятия решения. То же самое случается обычно на практике! Если вас попросят собрать информацию для конкретного решения, которое необходимо принять, вы чаще всего обнаружите, что данные поступают из разных областей. Те, кто поставляет эту информацию, могут не иметь практического опыта в проведении анализа затрат и результатов или не быть в достаточной степени заинтересованными в представлении информации в таком виде, который позволял бы легко применять ее.

Умение тщательно анализировать длинные параграфы текстовой информации или данные в другой форме вы можете развить только на основе здравого смысла и, прежде всего, практических навыков.

Форма, используемая вами для сведения информации в таблицы, должна выбираться с учетом принимаемого решения или способа представления данных. Например, в предыдущем задании мы установили чистую прибыль для Джона в случае использования своего собственного автомобиля. Если бы здесь имелось более двух вариантов решения, то для лучшей наглядности следовало бы показать чистые затраты для каждого варианта и сравнить результаты.

Заключительный момент, о котором вы должны помнить при анализе затрат и результатов, состоит в том, что перед вами может встать проблема, включающая подобный анализ, но он может быть описан по-другому. Анализ затрат и результатов подходит в тех случаях, когда вас просят оценить или сравнить, или рассчитать результат для различных вариантов. Единственная разница в описании анализа состоит в представлении результатов (например, "оценка" различных вариантов требует отдельного представления информации по каждому варианту и сопоставления этих отдельных результатов, в то время как для "сравнения" различных вариантов необходим подход, аналогичный представленному в предыдущем задании).

Можете ли вы вспомнить основные характеристики достоверной информации?

Надеемся, вы вспомнили их:

• Постоянство
• Точность
• Уместность
• Понятность
• Своевременность.

Вы можете освежить в памяти их значения, если вернетесь к предыдущим блокам этой рабочей тетради. Это важные характеристики, так как они также представляют собой качественные показатели ценной информации, необходимой для принятия решения. Без качественной информации невозможно принимать успешные решения.

Информация высокого качества является наиболее ценным активом в любом процессе принятия решения. Какими бы хорошими не были методы управленческого учета или руководство предприятия, правильные решения будут приниматься только тогда, когда они основаны, прежде всего, на качественной информации.

Именно этот момент вам необходимо помнить всегда при изучении материалов, касающихся принятия решения в управленческом учете и на практике. Вам не следует уделять больше внимания теории и методике, чем вопросам обеспечения качественной информацией.

Качественные факторы, или как их часто называют "прочие соображения", имеют такое же важное значение для анализа затрат и результатов и, следовательно, для процесса принятия решения, как монетарные или количественные факторы.

Большинство имеющихся вариантов приводят к результатам, которые нельзя выразить в финансовых показателях. Они могут затрачивать человеческий фактор решений, как, например, моральное состояние служащих, общественные отношения и качество или долгосрочные последствия, результат которых в денежном выражении нельзя оценить с приемлемой степенью точности.

Перед тем как руководство сможет принять взвешенное решение, оно должно учесть все эти качественные факторы.

Разные качественные факторы относятся к различным решениям. Только ваш собственный здравый смысл, имеющаяся информация и ваш опыт в соответствующей области позволят вам установить качественные факторы, относящиеся к конкретному решению. Например, при страховании жизни одним из качественных факторов, относящихся к этому решению, является чувство уверенности, которое приходит с получением страхового полиса, гарантирующего в случае необходимости заботу о ваших иждивенцах. Очень часто качественные факторы решения могут во много раз превосходить любые рассматриваемые денежные соображения.

Снова обратимся к примеру с автомобилем компании, в которой работает Джон. Мы рассчитали, что, если он вернет машину компании и приобретет свою собственную, его выгода составит $180 в год.

Ежегодная выгода в размере $180, однако, включает только денежные аспекты этого решения.

Какие, по вашему мнению, качественные факторы следует учесть Джону перед тем как он определится в своем решении?

Как отмечалось ранее, качественные факторы, влияющие на любое решение, могут быть установлены только на основе здравого смысла и вашего собственного опыта в той области, которая связана с решением.

Для примера с Джоном перечень предлагаемых качественных факторов, которые он должен учесть, приведен ниже для сравнения с вашими собственными предложениями. Не удивляйтесь, если ваш перечень окажется более полным, чем наш!

Многие данные, включенные в анализ затрат и результатов, представляют собой оценки или средние показатели (например, эксплуатационные затраты). Если одна из оценок окажется неточной, это может существенно изменить результаты анализа.

Оплата километража, которую Джон может потребовать в случае использования своей собственной машины, является ключевым показателем в анализе. Но если Джон вдруг получит должность на предприятии, которая не потребует столь частых и длительных деловых поездок, необходимость использования своей собственной машины может оказаться не таким уж привлекательным предложением.

Одним из преимуществ владения автомобилем, предоставленного работодателем, является душевных покой. Осознание того, что не нужно искать деньги на расходы по эксплуатации автомобиля или заботиться о затратах на любые ремонтные работы может быть намного ценнее $180 дополнительных затрат при пользовании "бесплатной" машиной.

Отсутствие нового автомобиля последней модели, регулярно предоставляемого его работодателем, может быть рассмотрено Джоном как ухудшение своего положения и, таким образом, он может не захотеть менять его на более дешевую машину, если решит приобрести автомобиль на свои собственные деньги.

Как вы можете видеть из приведенных выше пунктов, никакой объем научных исследований не даст вам окончательного списка всех возможных факторов. Не бойтесь рассматривать все качественные факторы, относящиеся к решению, какими бы незначительными они вам ни казались. Чем больше соответствующей информации использует руководство, тем правильнее окажутся принятые им решения.

Финансовый год для небольшого отеля, находящегося в курортной зоне, установлен с мая 19х1 года по апрель 19х2 года. Для целей управления учитываются сезонные особенности в этой отрасли: период с мая по октябрь включительно традиционно считается летним сезоном, а с ноября по апрель - зимним.

Смета на 19х1/х2 год выглядит следующим образом:

На основе имеющейся в настоящее время информации руководство фирмы может с уверенностью предположить, что к августу 19х1 года включительно продажи составят $180,000, а переменные затраты будут равны $60,000. Постоянные затраты совпадают с прогнозируемыми показателями. Предполагаемый объем денежных поступлений от заказов на сентябрь и октябрь составляет $60,000; уровень продаж за весь зимний период ожидается в размере $50,000.

Для улучшения сложившегося положения были предложены две стратегии:

1 Закрыться на время зимнего сезона и передать все заказы близлежащим учреждениям. Комиссионные, которые будут получены за существующие заказы, составят в среднем 20%.

2 При помощи небольшой дополнительной работы по стимулированию сбыта и специальных предложений стоимостью $10,000 суммарный объем продаж за сентябрь и октябрь можно было бы повысить до $90,000. Продажи за зимний сезон поднялись бы до $80,000.

(a) Оцените текущее состояние дел и две предложенные стратегии путем составления соответствующих прогнозов по получению прибыли.

(b) Прокомментируйте оценку и любые другие вопросы, которые должны быть рассмотрены руководством отеля.

(a) Существующее положение

(b) В части (a) представлена одна из многочисленных программ, которая может быть принята. Постоянные затраты не анализировались для двух сезонов, так как это было бы несколько неестественным и излишним. Переменные затраты относятся к продажам в той же пропорции, что и первоначальная смета и фактические результаты первых нескольких месяцев, а именно 33,3% в летнем сезоне и 40% в зимнем.

Гостиница вряд ли сумеет достичь уровня деятельности или объема прибыли, предусмотренных в ее первоначальном проекте. Существующее положение наглядно демонстрирует спад деятельности как для летнего, так и для зимнего сезонов. Если показатель летнего периода рассматривать как близкий к полной занятости, то тогда возможно несколько улучшить положение дел в зимнем сезоне. В настоящее время уровень деятельности составляет почти 20% от уровня летнего сезона.

Логично было бы рассмотреть возможности закрытия на зимний период, но стратегия А не рекомендуется. Гостиница будет продолжать нести существенные постоянные затраты, и годовая прибыль упадет до $10,000. Возможно, что некоторых постоянных затрат удалось бы избежать, но возникли бы дополнительные расходы на открытие и затраты, связанные с новым наймом рабочих и служащих. В соответствии со стратегией А существует угроза потери клиентуры и снижения цены фирмы, чего нельзя не учитывать.

Стратегия B предлагает компании более хорошее положение, предусматривающее получение прибылей в размере $58,000. Этот показатель все еще находится значительно ниже запланированного первоначально. Руководству гостиницы было бы полезно выдвинуть на первый план маржинальный доход в части (a). Это учреждение имеет сравнительно низкое отношение переменных затрат к продажам и, следовательно, любое действие, которое может быть предпринято для увеличения объема продаж, в особенности в зимний сезон и даже при низких ставках, должно быть принято. Такая форма коммерческой деятельности является крайне необходимой для такого предприятия и на практике часто рассматривается как "снижение цен на выходные дни" или "бесплатное подселение детей".

Руководство должно отдавать себе отчет в том, что стратегия B является в некоторой степени рискованной, но предлагает хорошее вознаграждение. Нет уверенности в том, что уровень прибылей поднимется до $58,000.

Гостиница должна оставаться открытой, и руководству следует максимально увеличить объем продаж, одновременно ведя тщательный контроль за уровнем понесенных затрат.