Два подхода к проектированию информационных систем

Важнейшим фактором успешной деятельности предприятия является умение его руководства чувствовать рынок и ориентироваться на него. Две основные задачи стоят перед любой компанией: позаботиться о себе и видеть окружающую действительность. "Позаботиться о себе" - значит навести порядок в технологиях деятельности, процедурах документооборота, организационно-штатной структуре. Одним из механизмов решения задачи наведения порядка является постановка на предприятии методологии управленческого учета, применение которого даст ответы на вопросы что, где, когда, как, почему, сколько, в чем причина и т.д. Наведение порядка на предприятии приведет к повышению внутренней эффективности предприятия. Однако, успешная внутренняя жизнь предприятия - это необходимое, но не достаточное условие выживания, а тем более для занятия ведущих позиций на рынке. Чтобы повысить внешнюю эффективность, следует адаптироваться к требованиям окружающего мира, потребностям рынка, научиться управлять поставщиками и заказчиками. Способность правильно и своевременно реагировать на внешнюю среду дает стратегическое мышление.

В последнее время отчетливо проявляется тенденция перехода от детального управления внутренней деятельностью к управлению заказчиками и поставщиками. Конкурентоспособность компании все больше зависит от способности создавать и углублять взаимоотношения с другими компаниями (партнерами, конкурентами, заказчиками или поставщиками). Причинами этого являются:

• расширение экономического пространства, на котором функционируют предприятия;
• появление нового стратегического ресурса - информации;
• необходимость учитывать фактор времени.

Для решения вышеперечисленных задач необходимо иметь эффективную систему управления предприятием, включающую систему менеджмента качества, и информационную систему их поддержки.

Можно выделить два основных подхода к проектированию систем управления предприятием и информационных систем их поддержки, а именно, структурный и процессный.

Первый подход основан на использовании организационной структуры компании, когда проектирование системы идет по структурным подразделениям. Технологии деятельности в этом случае описываются через технологии работы структурных подразделений, а взаимодействие структурных подразделений - через модель верхнего уровня. Если компания представляет собой сложную структуру типа холдинг или предприятие-сеть, то необходимо также иметь модель взаимодействия всех входящих в него элементов, в которой будут отражены не только технологические моменты, но также финансовые и юридические.

Главным недостатком структурного подхода является привязка к организационной структуре, которая очень быстро меняется, поэтому приходится часто вносить изменения в Системный проект информационной системы. О важности и структуре Системного проекта авторы уже писали в статье "Реорганизация АСУ промышленных предприятий" (КомпьютерПресс, 𔫣, 1997). и в статье "Методологический подход проектирования корпоративной информационной системы предприятия" (материалы конференции "Корпоративные системы'96", компания "СофтСервис"). Хорошо, если на предприятии есть обученные специалисты, способные быстро и качественно актуализировать этот документ. Но это только начало! Ведь актуализировать надо также и саму информационную систему! Как правило, это достаточно трудоемкий, длительный и утомительный процесс.

Несколько по-иному обстоит дело при процессном подходе. Этот подход ориентирован не на организационную структуру, а на бизнес-процессы. С точки зрения авторов, он наиболее перспективен. Бизнес-процессы, в отличие от организационной структуры, меняются реже. Как правило, основных бизнес-процессов на предприятии немного, обычно не более десяти.

Процессный подход подводит к необходимости перехода на так называемое "тощее производство" или "тощую" ресурсосберегающую организационную структуру (Lean production). Основными чертами такой реорганизации являются:

• широкое делегирование полномочий и ответственности исполнителям;
• сокращение количества уровней принятия решения;
• сочетание принципа целевого управления с групповой организацией труда;
• повышенное внимание к вопросам обеспечения качества продукции или услуг, а также работы предприятия в целом;
• автоматизация технологий выполнения бизнес-процессов.

Далее авторы рассмотрят, как процессный подход был применен при проектировании информационной системы одного из предприятий пищевой промышленности (далее Компании).

Основными целями проектирования интегрированной системы Компании являлись:

• проведение системного анализа бизнес-процессов и моделирование рациональных технологий работы Компании;
• разработка перспективной организационной структуры Центрального офиса и филиала с вариантом распределения между структурными подразделениями элементов рациональных технологий работ;
• разработка положения по организации управления Компании (Центрального офиса и филиала);
• разработка системного проекта интегрированной информационной системы Компании (Центрального офиса и филиала).

В результате анализа деятельности Компании были выявлены шесть базовых технологий работы и четыре общих, а также выделены четыре перспективных технологии работы Компании.

К базовым технологиям, которые необходимо автоматизировать, относятся:

• поставка оборудования;
• поставка пищевых добавок и продуктов питания импортного производства;
• поставка и внедрение упаковки;
• разработка технических условий;
• гарантийное и техническое обслуживание оборудования;
• выдача лицензий.

Общие технологии - это функциональные модули, описывающие законченный процесс, который повторяется не менее чем в двух базовых технологиях и существует только совместно с ними.

Общие технологии, являющиеся неотъемлемыми частями базовых, включают:

• консультирование;
• растаможивание/затаможивание товаров;
• рекламу и маркетинг;
• сертификацию.

Текущий этап развития информационной системы Компании предусматривает автоматизацию консультирования, сертификации, а также рекламы и маркетинга.

Взаимодействие базовых технологий работы Компании с общими представлено на Рис.1. Из рисунка видно, что базовые технологии работы включают не менее одной общей технологии. Стрелки указывают на те базовые технологии, в процессе выполнения которых непременно используется данная общая технология.

Рис 1. Взаимодействие базовых и общих технологий работы Компании.

Состав прикладных задач формируется на основе рациональных технологий деятельности Компании, которые представлены в функционально-информационных моделях. Функционально-информационные модели представляют собой иерархическую структуру функций, связанных между собой с помощью интерфейсных дуг (см. Рис.2-3).

Моделирование выполняется по принципу "сверху-вниз". Первые диаграммы модели описывают наиболее общие функции, которые постепенно декомпозируются вплоть до самого "нижнего" уровня "элементарных" функций.

В качестве примера приведем прикладные задачи по базовой технологии поставки оборудования. К таким задачам относятся следующие:

• учёт клиентов компании (поддержание справочника клиентов в актуальном состоянии);
• учёт оборудования и его спецификаций (поддержание справочника оборудования в актуальном состоянии);
• подготовка прайс-листов на оборудование;
• учёт заявок на закупку оборудования;
• подготовка коммерческих предложений;
• поддержка процесса согласования с клиентом предмета сделки;
• формирование, учёт и контроль исполнения бизнес-плана на поставку оборудования;
• формирование, учёт и контроль схемы оплаты за оборудование;
• формирование схемы линии (перечень требуемого оборудования);
• формирование, учёт и контроль состояний договоров (приложений) на поставку, производство, сертификацию, доставку и страхование оборудования;
• обеспечение расчётов с клиентами компании;
• учёт информации и документов по этапам поставки оборудования (заказ оборудования, производство, сертификация, страхование, доставка, монтаж, наладка, сдача в эксплуатацию и обучение персонала заказчика выпуска на нём продукции);
• учёт платежей клиентов компании;
• поддержка процесса гарантийного обслуживания;
• подготовка материалов, поддерживающих процесс обучения;
• поддержка документооборота между автоматизированными рабочими местами должностных лиц.

Интегрированная информационная система (ИИС) Компании представляет собой разветвлённую сеть, объединяющую локальные и удалённые рабочие места пользователей.

Концептуальная структура ИИС Компании приведена на Рис. 4.

Рис 4. Концептуальная структура ИИС Компании.

Основными элементами ИИС являются:

• локальная вычислительная сеть (ЛВС) центрального офиса Компании;
• ЛВС филиала;
• интегрированная база данных.

ЛВС Центрального офиса Компании и филиала реализуется на основе архитектуры "клиент-сервер", объединяющей автоматизированные рабочие места сотрудников служб и подразделений.

Группы автоматизированных рабочих мест (АРМ) выделяются по функциональному признаку, с учётом выполнения выделенных базовых, общих и перспективных бизнес-процессов, перспективной организационной структуры Компании и ориентируются на дерево функций перспективной деятельности Компании.

Состав АРМ перспективной ИИС Компании имеет следующий вид:

• АРМ руководителя:
  - АРМ директора;
  - АРМ заместителей директора (начальников служб);
• АРМ коммерческой службы:
  - АРМ группы оборудования;
  - АРМ группы пищевых добавок;
  - АРМ группы упаковки;
  - АРМ отдела продуктов питания;
  - АРМ группы ВЭС и растаможивания;
• АРМ технической службы:
  - АРМ группы ТУ и патентов;
  - АРМ группы сертификации;
  - АРМ группы рекламы и маркетинга;
• АРМ финансовой службы:
  - АРМ бухгалтера;
  - АРМ финансового отдела;
  - АРМ экономического отдела;
• АРМ службы обеспечения:
  - АРМ юриста;
  - АРМ специалиста по работе с персоналом;
  - АРМ общего отдела;
  - АРМ отдела безопасности;
  - АРМ отдела информатизации;
• АРМ службы логистики:
  - АРМ службы клиентов:
  - АРМ транспортного отдела;
  - АРМ склада;
• АРМ службы производства:
  - АРМ службы технического обслуживания;
  - АРМ группы строительства;
  - АРМ производственного отдела;
  - АРМ группы качества продукции.

Анализ разработанных рациональных функционально-информационных моделей технологий работ Компании позволяет систематизировать и сформировать группы документов по типовым алгоритмам "прохождения" между должностными лицами и исполнителями Компании.

В процессе выполненного объединения потоков входных и выходных документов сформированы четыре типовые группы документов:

• договорные документы;
• первичные бухгалтерские документы;
• документы поддержки бизнес-процессов;
• отчётные документы.

Каждая группа документов, в зависимости от технологии работы, характеризуется уникальным, присущим только ей, перечнем документов Например, для технологии поставки оборудования входными и выходными документами будут следующие:

• договорные документы;
• первичные бухгалтерские документы;
• документы поддержки бизнес-процессов.

Операции над документами, выполняемые должностными лицами и исполнителями, описываются в функционально информационных моделях рациональных технологий деятельности Компании, функциональных и информационных спецификациях автоматизированных рабочих мест и процедурах документооборота.

Процедуры документооборота предназначены для автоматизации процессов разработки, согласования и исполнения документов между службами и должностными лицами Компании. Каждая процедура документооборота определяют схему взаимодействия АРМ по каждой группе входных и выходных документов, а также этапность и направленность действий исполнителей и должностных лиц.

Процессный подход к анализу и моделированию бизнес-процессов и последующей разработке требований к информационным системам, позволяет оперативно сопровождать (изменять и дорабатывать) описанные рациональные технологии работ, безболезненно (параллельно с эксплуатацией) для пользователей модернизировать информационную систему Компании, наращивать мощность базы данных и поддерживать её в актуальном состоянии.

Другим важнейшим преимуществом применения процессного подхода является возможность формализации технологии выполнения работ по реорганизации деятельности предприятий и проектированию информационных систем поддержки рациональных бизнес-процессов. На основе формализации были созданы методическое обеспечение и соответствующая ему автоматизированная технология выполнения работ по бизнес- и ИТ-консалтингу. Данная технология была успешно применена и используется в настоящее время при выполнении проектов для компаний, функционирующих в различных вертикальных нишах рынка.

В свою очередь, применение автоматизированной технологии привело к необходимости по новому взглянуть на классификацию и использование прикладных программных средств реализации информационных систем на основе материалов Системного проекта. Основными классификационными критериями стали трудоемкость настройки, внесения изменений и возможности функционального расширения, степень независимости ИТ-менеджеров компаний от разработчиков Системного проекта и программных средств его реализации при внесении изменений в проект, и, конечно же, стоимость работ по консалтингу, внедрению и сопровождению. О результатах проведенной классификации программных средств авторы расскажут в отдельной публикации. В данной статье мы только констатируем, что на российском рынке есть свои отечественные программные средства реализации информационных систем, обладающие оптимальными значениями вышеперечисленных критериев. Применение одной из таких систем позволило проектирование и внедрение ИИС Компании пищевой промышленности осуществить в течении трех месяцев.

Ивлев Владимир Анатольевич - Генеральный директор российской консалтинговой компании "ВИП Анатеx", к.т.н.

Попова Татьяна Владимировна - Директор по финансам и маркетингу российской консалтинговой компании "ВИП Анатеx", к.э.н.

Чекаленко Юрий Андреевич - ведущий аналитик российской консалтинговой компании "ВИП Анатеx".