Информация управленческого учета

После изучения этого раздела Вы сможете:

• описать основные характеристики качественной информации управленческого учета;
• определить типичные источники информации управленческого учета на предприятии;
• оценить обеспечение компании информацией управленческого учета;
• описать воздействие информационной технологии на системы управленческого учета.

Чтобы информация управленческого учета была полезной для руководителей в управлении компанией, она должна отвечать следующим требованиям:

При помощи акронима ПТУПС Вы, возможно, запомните эти характеристики.

Речь идет о последовательном подходе к подготовке информации.

В чем заключается важность постоянства при подготовке информации?

Если информация не является точной, то она, очевидно, будет мало полезна руководству. Неточная информация приводит к принятию некомпетентных решений, что неблагоприятно сказывается на результатах деятельности предприятия. Если однажды руководство узнает, что получаемая им информация может быть неточной, оно станет игнорировать ее. Со временем оно, в силу привычки, может проигнорировать также качественную информацию, представляемую ему. Точность или "надежность информации" является наиболее важным свойством качественной информации. Информация управленческого учета зачастую основывается на предположениях или оценках, сделанных руководством. Подобные субъективные факторы будут, очевидно, влиять на "точность" представленной информации. Однако целью системы управленческого учета будет оставаться обеспечение наиболее точной информацией, возможной в конкретных условиях принятия решения.

Это означает, что информация управленческого учета, представляемая каждому руководителю, должна относиться к тем решениям, которые ему/ей предстоит принять. Изучение информации, не относящейся к делу, является пустой тратой времени и может увести в сторону от реальных проблем, касающихся решения. Исключение необходимой информации может ввести в заблуждение, и результатом этого будет принятие неправильного решения. Также помните, что информация, ценная для одного решения, может оказаться неуместной для другого и наоборот.

Если информация непонятна тем, для кого она предназначена, то это бесполезная информация, и руководители, принимающие решения, проигнорируют ее независимо от степени ее важности. Информация должна быть представлена пользователю в доступной для понимания форме. Этой цели лучше всего достигнуть, предварительно обсудив и согласовав с пользователями информации формы и содержание документов по управленческому учету.

Чтобы надлежащим образом осуществлять управление в условиях сегодняшней экономической ситуации, руководству необходима самая свежая информация. Чем скорее эта информация будет представлена, тем лучше. Однако существует противоречие между своевременностью и точностью информации. Улучшение одного свойства обычно возможно только за счет другого. Однако необходимо достичь некоторого компромисса, чтобы убедить пользователей информации в том, что эти две важнейших характеристики сбалансированы.

Если информация управленческого учета не обладает этими пятью свойствами, то вероятно, что затраты на ее получение не оправдают приносимые ею выгоды.

Если информация отвечает всем вышеназванным характеристикам, то тогда решения, принимаемые на основе такой информации, имеют гораздо больше шансов оказаться правильными.

Выберите документ управленческого учета (например, отчет о ежемесячных продажах), выполненный на известном вам предприятии, и рассмотрите его с точки зрения того, отвечает ли он характеристикам качественной информации управленческого учета. Запишите полученные данные.

Источники информации управленческого учета продиктованы целями применения такой информации. В предыдущем блоке три основных цели управленческого учета определены так:

• определение затрат;
• принятие решения;
• планирование и контроль.

Эти цели могут быть достигнуты только при наличии разнообразной информации как на самом предприятии, так и из внешних источников. Установленная система управленческой учетной информации должна быть в состоянии охватить данные, поступающие из всех отделов компании, а назначение управленческого учета - обеспечить получение необходимой информации от такой системы.

Для определения затрат необходима информация о всех расходах, понесенных предприятием, включая затраты на материалы, рабочую силу и другие расходы. Эта информация учитывается из таких источников, как счет-фактура поставщика, данные платежной ведомости, различные счета-фактуры и оплаты чеков. Компаниям, предоставляющим услуги, и некоммерческим предприятиям также нужна эта информация для определения себестоимости своих услуг или товаров.

Принятию решения должна способствовать вся имеющаяся в наличии информация, относящаяся к решению. Она может быть получена как из внутренних источников, так и из внешних. Например, когда предприятие определяет цену для продажи своих товаров, оно использует внутренние расчеты прямых затрат на производство конкретной продукции и данные внешнего анализа рынка для установления приемлемой продажной цены и нормы прибыли.

Информация по планированию и контролю обычно рождается внутри компании и включает данные о результатах деятельности прошлого периода, расчеты затрат на производство конкретной продукции, оценки других расходов, данные о результатах текущей деятельности и сопоставление планируемых и фактических результатов. Краткосрочные сметы, подготовленные компанией, являются типичным примером информации управленческого учета по планированию и контролю. Внешние источники информации по планированию и контролю включают прогнозы положения на рынке и другие статистические данные по отрасли промышленности и по стране в целом.

Ввиду разнообразного и комплексного характера деятельности предприятий, функционирующих в настоящее время, а также их различных видов, невозможно определить окончательный перечень всех источников информации управленческого учета на предприятиях. Достаточно сказать, что любые данные, которые могут быть использованы для удовлетворения потребностей руководителей в эффективном управлении компанией, являются источником информации управленческого учета. Ваш собственный здравый смысл и опыт работы также помогут вам в установлении различных источников информации управленческого учета.

Предложите три вероятных источника информации для заполнения "ежемесячного отчета о наличии материальных запасов" предприятия розничной торговли, которое продает ряд различных товаров.

Для того чтобы оценить обеспеченность информацией управленческого учета на предприятии, вам необходимо ответить на два вопроса, касающихся представленной информации:

• Является ли она уместной и достаточной для целей управленческого учета?
• Обладает ли эта информация важнейшими свойствами качественной информации управленческого учета?

Сначала вам необходимо рассмотреть всю получаемую вами информацию управленческого учета и решить, является ли она именно тем, что вам нужно для управления вашей компанией и подходит ли для наилучшего применения ваших способностей и возможностей. Хороший показатель этого можно получить, рассмотрев результаты деятельности прошлого периода и выделив те области, где результаты могли бы быть улучшены, если бы вам вовремя могла быть (или была) представлена информация большего объема или лучшего качества, которая имелась в распоряжении.

На этот вопрос можно ответить, рассмотрев всю полученную информацию в свете этих пяти характеристик.

Если Вы можете ответить "да" на оба вопроса, тогда обеспечение информацией управленческого учета на вашем предприятии отвечает требованиям.

Если на любой из вопросов Вы отвечаете "нет", то необходимо немедленно принять меры для доведения степени обеспеченности информацией управленческого учета в рамках вашей компании до приемлемого уровня. Предприятием невозможно эффективно управлять без качественной информации, которая служит ориентиром для руководства при исполнении им своих обязанностей.

Как служащий или руководитель, работающий на предприятии, укажите наиболее общий, на ваш взгляд, недостаток в получаемой вами информации управленческого учета.

Иногда на бухгалтера управления может быть возложена ответственность за разработку формы всех документов управленческого учета, предназначенных для использования компанией. Тогда он берется за дело с излишним усердием и разрабатывает формы отчетов, которые могли бы обеспечить руководителей всей необходимой информацией, но в непривычной им форме или затерявшейся среди излишних данных, не требующихся руководителям.

Если информация управленческого учета должна использоваться руководителями, то ей следует быть понятной для них. Наилучшим образом это достигается путем взаимодействия с соответствующими управляющими на этапе подготовки документов управленческого учета и обеспечения их действительно необходимой информацией, а не просто технически правильной, точной или легко подготавливаемой.

Это не означает, что квалифицированные бухгалтеры не вносят вклада в разработку отчетной документации. Наоборот, они являются необходимым и полезным дополнением к группе, разрабатывающей ее, но они никогда не должны быть единственными лицами, определяющими форму документов управленческого учета.

Оценка обеспечения компании информацией управленческого учета не должна производиться на основе однократного ознакомления с положением дел. Этот вопрос должен стать предметом текущего рассмотрения и улучшения в свете изменяющихся обстоятельств. Только тогда такая информация сможет отвечать разнообразным потребностям современных руководителей.

Прогресс в информационной технологии оказал существенное воздействие на системы управленческого учета на всех предприятиях.

В то время как одни и те же основные приемы управленческого учета продолжают применяться к информации, накапливаемой информационной системой учета, методы и скорость сбора данных должны изменяться, чтобы не отставать от все более усложняющейся обстановки, в которой компаниям необходимо вести конкурентную борьбу.

Для сбора данных все шире используются электронно-вычислительные машины для обработки информации, а момент регистрации данных все более приближается ко времени получения этих данных. Например, если Вы заказываете билет на рейс любой крупной авиакомпании, подробные сведения в вашем заказе тут же заносятся в компьютер.

Наступление систем управленческой информации (MIS) в настоящее время имеет целью обеспечить возможно более быстрый сбор увеличивающихся объемов информации. Эта "текущая" информация затем используется руководством для совершенствования процесса принятия решений и быстрого реагирования на изменения в экономической обстановке.

Одной из разработок информационной технологии является принцип "базы данных". Он заключается в записи всех полученных данных в виде одного "пула" данных без предварительной классификации. Затем пул информации (т.е. база данных) может быть извлечен в любой форме и для любой цели. Основные выгоды от использования систем базы данных заключаются в следующем:

• данные вводятся в MIS только один раз;
• подобная система позволяет добиться гибкости отчетности.

Прогресс в технологии производства, получившей название "своевременное производство" (JIT), достигнут только благодаря достижениям в информационной технологии. JIT представляет собой процесс производства, цель которого заключается в изготовлении всех товаров на заказ и сведении к минимуму уровней хранимых запасов (вместе с затратами, связанными с этим).

Этот процесс осуществляется путем своевременных поставок сырья заводу для удовлетворения производственных потребностей предприятия (таким образом, уменьшая запасы сырья) и схождения товаров с производственной линии непосредственно перед поставкой покупателям (тем самым уменьшая запасы готовой продукции). В результате особую важность приобретают и требуют много времени деятельность по составлению графика основного производственного процесса и другие мероприятия по планированию. Также необходимо иметь хорошие отношения с поставщиками сырья, так как поставки должны быть надежными для обеспечения бесперебойной работы системы.

В результате уменьшения уровней запасов JIT сокращает также объем учетных сведений, необходимых для учета запасов. Это происходит по причине того, что запасы больше не должны представлять собой значительного актива предприятия.

Другие выгоды от JIT включают в себя совершенствование движения продукции в процессе производства, экономию производственных площадей и своевременную поставку покупателям.

Для успешного применения JIT предприятию необходима MIS, которая обеспечит руководство информацией о заказах на продажи, партиях продукции, графиках поставок сырья и т.п. по мере их возникновения. Это стало возможным только благодаря достижениям информационной технологии, которые обеспечивают быструю обработку большого объема данных.

(а) Назовите основные свойства качественной информации управленческого учета

(b) На какие вопросы необходимо ответить при оценке степени обеспеченности предприятия информацией управленческого учета?

(c) Что означает термин "своевременно" для производственного предприятия?

(a) Информация управленческого учета должна обладать следующими свойствами:

• Постоянство;
• Точность;
• Уместность;
• Понятность;
• Своевременность.

(b) При оценке обеспеченности предприятия информацией управленческого учета вам следует задать себе следующие вопросы относительно информации, представленной в данный момент:

1. Является ли она релевантной и достаточной для целей управленческого учета?

2. Обладает ли эта информация основными свойствами качественной информации управленческого учета?

Ответы на поставленные вопросы дают оценку обеспеченности компании такой информацией.

(с) Термин "своевременно" (JIT) используется для описания технологии производства, цель которой состоит в изготовлении изделий на заказ и уменьшении до минимума уровней запасов (наряду с сокращением связанных с этим затрат).

Согласно методу JIT, сырье должно поставляться на завод именно "в том виде и в тот момент", когда оно требуется, а готовые изделия следует отправлять покупателям сразу после их изготовления. Необходимо внимательно следить за планированием поставок сырья, производственными циклами и отправкой товаров покупателям, чтобы обеспечить четкую взаимосвязь всех подразделений предприятия и избежать "узких" мест.

Результатом осуществления JIT является сокращение капиталовложений компании в товарные запасы, улучшение движения продукции в процессе производства, экономия рабочих площадей и обеспечение своевременных поставок покупателям.