Минимизация капиталовложений в запас

После завершения этого блока Вы сможете:

• обсуждать методы контроля инвестиций в запас;
• объяснять термин экономически целесообразный размер (заказа);
• указать недостатки хранения слишком большого и слишком маленького запаса.

Каждая компания должна установить уровень "оптимального запаса", и этот уровень должен стать ориентиром, относительно которого будет измеряться успех или неудача ее управления запасом. Запас является наименее ликвидным из оборотных средств, и на его перевод в наличные денежные средства требуется больше всего времени. Цель управления запасом состоит в минимизации капиталовложений в запас и в обеспечении максимально быстрого движения потоков денежных средств через запас к продажам.

Существует ряд проблем, помимо связывания денежных средств, которые возникают из-за содержания избыточных уровней запаса. Они увеличивают стоимость хранения запасов. Что это за проблемы, по вашему мнению?

К этим проблемам относятся следующие:

• Риск повреждения, порчи или старения, если запасы хранятся слишком долго или в плохих условиях.
• Использование избыточной площади может потребовать закупки или аренды дополнительной площади для хранения или ухудшить оперативное использование имеющихся складских площадей.
• Запасы требуют постоянного физического контроля и регулирования. В случае чрезмерного запаса для обеспечения хранения может потребоваться больше людей.

Первым этапом в эффективном управлении запасом является установление оптимального уровня запаса.

Существует много факторов, помогающих определить оптимальный уровень запаса для компании. Можете ли Вы назвать три из них?

Вы должны суметь назвать три фактора из следующего перечня:

• уровни продаж или предполагаемые уровни продаж;
• желательный уровень обслуживания, при котором достигается объем продаж - способность отвечать на покупательский спрос, скорость реагирования, ассортимент товаров;
• продолжительность и сложность производственного процесса;
• уязвимость запасов для повреждения, порчи или старения;
• наличие в компании сырья и практики получения заказов и отправки товаров;
• экономически целесообразный размер заказа: оптимальное количество сырья или компонентов, которые должны заказываться каждый раз, когда поступает заказ;
• необходимый резервный запас: минимальный размер запаса, необходимый для обеспечения непрерывности производства или предотвращения невыполнения заказов по причине нехватки запаса;
• формула определения момента нового заказа: она определяет момент, когда нужно делать очередной заказ для пополнения запаса.

Три последних фактора из этого перечня мы рассмотрим более подробно:

При определении EOQ необходимо учитывать следующие факторы:

• общий размер запаса, необходимого для производства в течение периода;
• расходы на обработку на каждый заказ;
• затраты на покупку единицы запаса;
• затраты на хранение запаса.

На рисунке 28.1 показано хранение запаса при условии только одного заказа в течение года. Объем показан по вертикальной оси, а время - по горизонтальной. Вы видите, что 100,000 единиц запаса используются равномерно в течение года. При этом методе средний объем запаса будет равен 50,000 единиц.

Содержание запаса, таким образом, будет минимизировать затраты на покупку и обработку, и может обеспечить оптовые скидки. Но владение запасом в течение длительных периодов времени имеет и недостатки, если только нет какой-либо конкретной причины, такой как нехватка сырья или ограничения по транспортным возможностям или минимальному заказу. Средний объем имеющегося запаса может быть сокращен с помощью более частой подачи заказов.

Переделайте график, показанный на рисунке 28.1, так, чтобы показать два заказа по 50,000 единиц, один - 1 января, а другой - 1 июня.

У вас должен получиться график, аналогичный показанному на рисунке 28.2.

Отсюда мы видим, что:

• Средний объем имеющегося запаса делится пополам и равняется 25,000 единиц. Это сократит финансирование и прочие затраты на хранение запаса.
• Затраты на покупку запаса возрастут, потому что:

• теперь имеется два заказа, что вызывает дополнительные затраты на транспортировку и обработку;
• заказы наполовину меньше по объему, поэтому оптовые скидки могут быть утрачены.

Оба эти фактора приведут к более высокой удельной себестоимости закупок.

Мы могли бы продолжить деление заказов запаса, каждый раз уменьшая затраты на хранение запаса, но, вероятно, каждый раз повышая удельную себестоимость закупок. Важный момент состоит в том, чтобы найти размер заказа, который дает наименьшую комбинацию из этих двух затрат. Она называется экономически целесообразным размером заказа (EOQ).

Мы можем нарисовать график, показывающий полный спектр затрат как для закупок, так и для хранения. Рисунок 28.3 показывает, как затраты на покупку могут изменяться в зависимости от размера заказа. Чем больше заказ, тем меньше затраты на закупку.

Обратное справедливо в отношении затрат на хранение запаса. Мы увидим это, когда добавим линию затрат на хранение запаса (рисунок 28.4).

Так как эти показатели получены с помощью разных методов, из этого графика не следует, что точка пересечения двух линий представляет EOQ, но этот показатель действительно зависит от этих двух функций затрат, это можно доказать путем вычислений:

Допустим:

Т = суммарные затраты на хранение запаса
Q = размер заказа
Н = удельные затраты на хранение единицы запаса в течение одного года
Р = затраты на оформление одного заказа
U = расход в единицах за один год.

следовательно: 

оптимально:

получается

или: , т.е. пересечение двух линий затрат.

Теперь мы должны добавить линию суммарных затрат (рисунок 28.5).

Самая нижняя точка графика суммарных затрат и есть EOQ. Очевидно, что, может быть, не удастся разместить заказы точно на эту сумму, из-за минимального размера заказа и т.д. На практике лучшее, чего можно добиться, это размеров заказа приблизительно равных EOQ.

EOQ можно рассчитать математически следующим образом:

где:

EOQ = экономически целесообразный размер заказа
Р = затраты на закупку (т.е. затраты на размещение и обработку заказа, включая затраты от потери оптовых скидок по причине более частых и мелких заказов)
U = годовое потребление запаса в единицах
h = затраты на хранение запаса в процентах к себестоимости запаса
С = удельная себестоимость запаса.

Компания использует 200,000 единиц запаса в год. Удельная себестоимость единицы равняется $8, а расчетная себестоимость содержания запаса - 25% от стоимости запаса. Затраты на размещение и обработку заказа составляют $25. Минимальный размер заказа - 100 единиц. Чему равняется EOQ?

EOQ рассчитывается следующим образом:

то есть EOQ = 2300 штук

Наше рассмотрение EOQ основывалось на допущении, что запас используется равномерно на протяжении всего года и что поставки сырья для запаса будут доступны в нужном объеме и в нужное время. В действительности, уровни продаж будут колебаться, создавая скачкообразный спрос на запас. Если бы для определения размеров заказа использовался исключительно EOQ, то в периоды высокого спроса на продажи уровни запаса могли бы оказаться недостаточными для удовлетворения спроса, и объем продаж мог бы быть потерян. Точно так же в нужный момент может не оказаться поставок сырья, и если этого не учитывать при составлении заказа, может возникнуть ситуация, когда запас окажется недостаточным для удовлетворения спроса. Следовательно, необходимо уделить внимание уровню "страхового запаса", требуемого для покрытия возможного дефицита.

Уровень необходимого страхового запаса будет зависеть от колебаний спроса и потерь из-за отсутствия запасов. Если истощение запаса не приводило бы к потере клиентов, то уровень страхового запаса мог бы сохраняться достаточно низким, и потери от отсутствия запаса были бы невысоки. Если, однако, истощение запасов означало бы переориентацию клиентов, то страховой запас должен был бы поддерживаться на уровне с тем, чтобы удержать их от этого, потому что издержки вследствие нехватки запасов были бы высоки.

Если мы приложим уровень страхового запаса к нашему графику использования запаса, он будет выглядеть как показано на рисунке 28.6.

Отсюда мы видим:

• запасу не позволяют опуститься ниже предела безопасности;
• средний объем имеющегося запаса выше;
• себестоимость имеющегося запаса выше.

Эта формула вытекает из показателей EOQ и уровня страхового запаса. Она требует осуществления контроля за схемами использования запаса и промежутками времени между подачей заказа и получением поставок сырья, чтобы определять уровень запаса, при котором должны размещаться новые заказы. Рисунок 28.7 показывает, как этот момент может быть определен на графике использования запаса.

Хотя график показывается как прямая линия, на практике он может колебаться в соответствии с изменениями сроков поставки в течение года.

В производственной или обрабатывающей компании запас состоит из трех компонентов, требующих управления и контроля. Вот они:

• сырье;
• незавершенное производство;
• готовая продукция.

Методы, рассмотренные нами выше, могут адаптироваться и использоваться для контроля за перетоком сырья в производство с целью обеспечения максимально эффективных производственных объемов, размеров партии, производственных периодов и т.д. Однако управление сырьевыми материалами, незавершенным производством и готовыми товарами - это специальная тема, требующая навыков и опыта управления производством.

Роль финансового директора состоит в контроле за общей эффективностью управления материальными запасами и в определении финансовых предпосылок для изменений уровней имеющегося запаса. Существует ряд тестов, которые финансовый директор может осуществить для определения изменений от периода к периоду, включая базовый показатель периода оборачиваемости запаса в днях.

Если, например, он захотел бы произвести месячную проверку контроля совокупного запаса, он мог воспользоваться следующим коэффициентом:

Однако есть и другие тесты, которые можно использовать для получения четкого указания на то, почему возникли изменения в уровнях запаса. Это требует простого дробления показателя общей оборачиваемости запаса на его отдельные слагаемые:

Контроль за уровнями запасов показывает, что увеличились следующие коэффициенты:

(i) оборачиваемость запаса;

(ii) оборачиваемость сырья;

(iii) оборачиваемость незавершенного производства;

(iv) оборачиваемость готовых товаров.

Какие шаги Вы бы предприняли для определения причин роста каждого из (i) - (iv)?

(i) Сначала сравните этот показатель с оптимальным уровнем запаса. Затем сравните его с соответствующим показателем за предыдущий период для того, чтобы выяснить, имело ли место увеличение или уменьшение в имевшихся уровнях запаса. Увеличение не означает автоматически ошибку в управлении запасом. Оно могло возникнуть по абсолютно оправданным причинам. Коэффициент показывает, что произошло. Он не говорит, почему это произошло. Это можно установить только из обсуждения проблемы с соответствующим линейным управляющим.

(ii) Сравните эту цифру с оптимальным уровнем сырья, определенным для компании, а затем сравните ее с периодом оборачиваемости сырья за предыдущий период. В случае возникновения замедления этот факт следует обсудить с соответствующим линейным управляющим. Это может указать на проблемы с поставками сырья или проблемы в отделах управления запасами или закупками.

(iii) Сравните эту цифру со значением, являющимся, по вашему мнению, оптимальной суммой, которая должна быть связана в незавершенном производстве на определенный момент времени. Любое расхождение между фактическим и оптимальным значениями, особенно если фактическое больше, следует обсудить с производственным директором. Улучшение движения незавершенного производства может быть достигнуто с помощью:

• сокращения времени производства путем повышения эффективности;
• улучшения транспортировки сырья;
• сокращения простоев между операциями.

(iv) Сравните эту цифру с количеством готовой продукции, считающимся необходимым для обеспечения текущих и предполагаемых продаж, а затем сравните ее с соответствующим показателем за предыдущий период. Изменения в уровнях готовой продукции следует обсудить с производственным директором и коммерческим директором. Изменения могли возникнуть из-за:

• падения продаж или спроса;
• перепроизводства готовой продукции;
• увеличения запаса для предполагаемого увеличения спроса или для специальных заказов.

Как финансовый директор, Вы будете стараться сделать так, чтобы в запасе, согласованном с операционными потребностями компании, была связана минимальная сумма средств. Минимизация запаса без учета широкого разнообразия потребностей в содержании запаса может быть очень пагубной.

По мере изменения размеров и видов деятельности компании также изменяется оптимальный уровень содержания запаса. Достижение оптимального уровня запаса требует постоянной комбинации контроля и корректировки. Тщательное управление запасом может обеспечить значительный вклад в минимизацию средств, необходимых компании, и в максимизацию ее прибыльности.