Автоматизация контроля за составлением отчетов о командировочных расходах

Руководителям крупных компаний хорошо знакома следующая ситуация. Сотрудники бухгалтерии неделю за неделей занимаются тем, что старательно вводят данные отчетов о расходах, просматривают коды счетов различных подразделений и учетных отделов, сверяются с соответствующими правилами компании, перепроверяют вычисления и проводят перекрестную проверку квитанций. Все это постоянно прерывается телефонными звонками от торговых агентов и других командированных, запрашивающих информацию о своих расходных чеках, возмещении расходов и перечислении денег на счета кредитных карт. Все это отнимает уйму времени, приводит к многочисленным ошибкам и в целом крайне неэффективно.

Кроме того, вы инстинктивно чувствуете, что все больше сотрудников компании, отправляясь в командировку, выбирают отели и агентства по аренде автомобилей по собственному усмотрению, а не обращаются к тем поставщикам услуг, которые предоставляют вашей компании специальные корпоративные тарифы. Однако из-за недостатка времени на проверку каждого отчета о расходах и фиксацию обнаруженных фактов у вас нет возможности все это доказать. Вы считаете, что есть лучший способ, и подумываете об автоматизации.

Вы уже читали об автоматизации командировочных расходов в прессе. Вы знаете о предложениях со стороны различных поставщиков. Вы внимательно выслушали мнение своих коллег. На уровне интуиции вы понимаете, что это имеет смысл. Однако вам нужны реальные факты. Если вы собираетесь инвестировать значительные средства в автоматизацию процесса обработки отчетов о командировочных и представительских расходах, какие выгоды и преимущества принесет вам этот шаг?

Аналитики утверждают, что стоимость обработки одного отчета о расходах колеблется от 10 до 60 или даже 100 долларов. В среднем стоимость обработки одного отчета, с момента его создания и до стадии возмещения всех расходов, составляет 25 долл.. Это при том, что на 1 млрд. долл. дохода в среднем приходится 20,000 документов такого рода. Кроме того, по данным Hackett Group, фирмы, занимающейся проведением оценки и сравнительных исследований, компании платят каждому занятому в обработке отчетов о командировочных и представительских расходах в среднем более 40 тыс. долл. в год. По мнению специалистов из компании Hackett Group, взяв на вооружение передовые разработки, связанные с автоматизацией составления и сбора отчетов, а также процесса их утверждения, компании мирового класса смогут сократить расходы на обработку одного отчета с 25 долл. до 1.75 долл.

Еще одной причиной автоматизации в этой области стал тот факт, что недорогие переносные компьютеры и повсеместное распространение электронной почты облегчают сбор и передачу данных от тех, кто находится в пути. С другой стороны, практика бронирования мест в транспортных агентствах через Интернет и возможность считывания данных с кредитной карты снижают затраты на автоматизацию всего процесса контроля за командировкой.

Кроме того, многие компании начинают применять Интернет-технологии и интранет-сети, которые предлагают достаточно простую модель сетевой работы и возможность совместного использования информации. Интранет-сети обеспечивают многие преимущества обработки данных, свойственные архитектуре клиент-сервер, при более низкой стоимости. Кроме того, они обеспечивают создание большей части инфраструктуры, которая позволяет довести до сведения служащих правила оплаты командировочных и осуществить передачу отчетов о расходах и их утверждение в реальном масштабе времени по электронной почте.

Однако, возможно, самым важным фактором, толкающим компании на автоматизацию в данной области, является хаос, возникающий в результате отсутствия контроля и последовательного применения соответствующей корпоративной политики. При проведении слияний и приобретений, а также в ходе различного рода международных финансовых операций особенно важно иметь способ контролировать командировочные расходы.

Если отель предлагает компании корпоративный тариф, программа автоматизации контроля за расходами должна генерировать отчет, который выявляет командированных, не использующих эту сеть отелей, и предупреждает администрацию, обеспечивающую, в свою очередь, доведение до сведения командированных информации об этом специальном тарифе. Если вместо этого обязанность контроля за соблюдением корпоративных правил возложена на менеджера, существует вероятность, что он или она этого не сделает, что приведет к непоследовательному соблюдению корпоративной политики в области командировок. Кроме того, хорошее программное обеспечение для автоматизации контроля за командировочными расходами обладает специальными возможностями, которые позволят вам, в случае необходимости, быстро и безболезненно произвести изменение этих правил, не прибегая к услугам дорогостоящих технических консультантов.

Экономия в денежном выражении, являющаяся следствием автоматизации, - это только начало. Нельзя не учитывать человеческий фактор. Каждый, кто ездит в командировки, знаком с такой ситуацией. Вы сидите воскресным вечером после недели, проведенной в пути, ищите и сортируете все ваши квитанции, просматриваете коды счетов различных отделов, сверяетесь с правилами компании в отношении суточных в Сан-Франциско или расхода средств на ужин с клиентами, вручную вносите все это в отчет о расходах, копируете каждый документ для своего архива, раскладываете все по отдельным конвертам. На следующее утро вы ждете, когда наконец откроется почта, чтобы взвесить эти конверты на случай, если не хватит марки за 32 цента, и отсылаете одну копию вашему менеджеру и еще одну в бухгалтерию. Как это надоедает! Хуже того, возмещения расходов приходится ждать неделями, если только в вашей компании не практикуется либеральная политика выдачи денежных авансов.

Программное обеспечение для автоматизации командировочных и представительских расходов позволяет вам сидеть, положив перед собой лэптоп, в номере отеля,  и, не отрываясь от телевизора, проверять электронную почту, получать информацию о расходах по кредитным картам, вводить сведения об остальных тратах. При этом все данные будут автоматически кодироваться и попадут в нужные отделы после того, как вы подключитесь к сети вашей компании и отправите подготовленную информацию. Более того, вы можете проделать тоже самое на борту самолета по пути домой, если вам так удобнее. Ваш отчет автоматически утверждается, если не найдено никаких расхождений с правилами, установленными в компании.

По словам Сьюзан Локкер (Susan Lokker), президента Coda Enterprises, до внедрения компанией программного обеспечения для автоматизации учета командировочных и представительских расходов на обработку одного такого отчета уходило от двух до трех недель. Теперь на это требуется два или три дня. Карен Сильва (Karen Silva), главный бухгалтер EG&G, еще одной компании, автоматизировавшей учет командировочных и представительских расходов, говорит, что командированным нравится простота и удобство подачи отчетов. Никому не приходится проверять вычисления, утверждение происходит автоматически, а суммы, связанные с возмещением расходов переводится непосредственно на банковские счета командированных.