Letyshops

Программы для "первички"

Марианна Скворцова

Журнал "Автоматизация бухгалтерского учета и финансово-хозяйственной деятельности предприятий", 6 (июнь), 2000

Мал "золотник" и не дорог

В большинстве комплексных систем автоматизации формирование и учет первичных бухгалтерских документов является одной из стандартных процедур. Рассматриваемые нами программы отличаются от комплексных систем на порядок меньшей ценой и ограниченным набором функций. Некоторые из них могут осуществлять экспорт данных в бухгалтерские системы, другие обеспечивают составление и печать первичных документов, но все они полностью автономны и не требуют наличия на компьютере систем бухгалтерского или складского учета. С помощью таких программ можно легко подготовить платежное поручение, выписать кассовый ордер или составить авансовый отчет.

Как правило, стоимость этих продуктов вполне сопоставима с той суммой денег, которая тратится на приобретение типографских бланков первичных документов, а выгода от их использования несомненна: начиная от элементарного удобства и заканчивая всевозможными сервисными функциями, с помощью которых можно получать отчеты по документам, создавать их реестры и производить обработку по различным признакам. Кроме того, многие программы позволяют формировать на основе первичных документов кассовую книгу и книги учета покупок и продаж.

В предлагаемом обзоре рассказывается о наиболее популярных программных продуктах для подготовки и учета первичных документов.

"1С:Первичные документы", "1С:Платежные документы" ("1С")

Программа "1С:Первичные документы" представляет собой электронные версии альбомов унифицированных форм первичных учетных документов и предназначена для заполнения и хранения на компьютере более 250 форм документов, утвержденных Госкомстатом России. Унифицированные формы необходимы для отражения однородных и типовых операций. Необходимость ведения учета с применением унифицированных форм первичной учетной документации распространяется на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности.

В комплект "1С:Первичные документы" 2.1 входят 12 альбомов, где собраны все формы первичных документов, относящихся к тому или иному виду учета (учета кассовых и торговых операций, операций в общественном питании, учета результатов инвентаризации). Программа позволяет подготовить документы для работы с банком (платежное поручение, платежное требование, платежное требование-поручение, инкассовое поручение и заявление на аккредитив), кассовые документы (приходный и расходный кассовые ордера), счет, накладная, счет-фактура, авансовый отчет, доверенность.

Представленные в программе электронные формы первичных документов могут быть заполнены пользователем с клавиатуры. Продукт позволяет вести справочники контрагентов, товаров и услуг, сотрудников, подразделений.

Заполненные формы автоматически сохраняются в обычной для Windows структуре папок, которую пользователь может организовать по своему усмотрению. В программе имеются средства поиска форм, удовлетворяющих заданному условию (например, содержащих определенную строку в одном из полей).

Автоматическое формирование отчетных документов в программе "1С:Первичные документы" не предусмотрено. Формы документов заполняются исходными данными, после чего могут быть выведены на печать и сохранены для дальнейшего использования. Программа позволяет создавать реестры документов и кассовую книгу.

Программный продукт обеспечивает автоматический подсчет итоговых сумм табличных документов. Предусмотрена возможность нумерации страниц при объединении документов в журналы.

Программа "1С:Платежные документы" предназначена для ввода, хранения и печати различных бухгалтерских документов и интегрируется с системой электронных платежей "DiasoftCLIENT4X4". Платежное поручение может быть сохранено в виде текстового файла для передачи в другие системы типа "клиент-банк". При этом формат вывода данных настраивается пользователем. В программе присутствуют средства тестирования и исправления информационной базы, режим просмотра журнала истории работы пользователей.

При инсталляции программы пользователь может выбрать полную или выборочную установку альбомов форм первичных документов. В процессе работы необходимо лишь указать необходимую форму отчетности и заполнить ее данными. Возможен вариант, когда пользователь заранее вводит реквизиты своего предприятия (название, адрес, фамилии директора и бухгалтера и пр.) и получает документ в виде бланка с заполненными основными полями.

В комплект поставки программ "1С:Первичные документы" и "1С:Платежные документы" входят: собственно программное обеспечение (на дискетах или CD), комплект документации и регистрационная карточка пользователя. Цена программного продукта "1С:Первичные документы" 2.1 составляет 36 долларов (по курсу ЦБ на день покупки), "1С:Платежные документы" - 19 долларов (обновление предыдущих версий - 13 долларов).

"Инотек - Документы для Windows" ("Инотек")

Программа "Инотек - Документы для Windows" представляет собой многофункциональный и полностью автономный продукт для работы с первичными документами, который также может использоваться в составе комплексной бухгалтерской программы "Инотек - Бухгалтер Профессионал" или "Inotec Accountant Western".

Программа позволяет вести справочники объектов (контрагентов и их реквизитов, товаров и материалов и т.д.), которые необходимы для заполнения первичных документов; справочники шаблонов документов; справочники валют; реестры созданных документов, а также книги продаж и покупок.

Программа решает и ряд вспомогательных задач, например позволяет пользователю самостоятельно создавать новые формы, снабжать первичные документы фирменными логотипами и товарными знаками.

Все формируемые программой документы можно разделить на следующие категории: кассовые (приходный и расходный кассовый ордер, авансовый отчет), банковские (платежное поручение, выписка банка), документы по учету ТМЦ (накладная, акт, требование-накладная), документы по учету МБП, основных средств и НМА, документы для учета торговых операций (счет, счет-фактура накладная, доверенность), прочие документы (приказ, исходящее письмо, командировочное удостоверение).

Программа ведет реестры всех созданных документов. Нумерация документов внутри реестра - автоматическая (с возможностью коррекции номера). Любой реестр может быть просмотрен и распечатан. Имеется опция настройки шрифтов заголовка, колонтитулов и текста.

Для удобства заполнения форм документов в программе предусмотрены справочники по товарам, контрагентам, физическим лицам (паспортные данные), услугам, материалам, МБП и др. Программа производит автоматический расчет НДС с возможностью ручной коррекции ставок налога.

Работа с программой не вызовет затруднений даже у начинающего пользователя. После выбора документа открывается форма, в которую уже занесены реквизиты организации и выделено первое заполняемое поле (знак вопроса на синем фоне). После выбора нужной позиции программа предлагает заполнить следующее поле с клавиатуры или с помощью соответствующего справочника объектов. Поля, предназначенные для ввода даты и суммы, заполняются вручную либо через буфер обмена. Производные ("Сумма прописью", "Сумма НДС"), а также дата составления и номер документа, реквизиты организации вносятся автоматически.

Программа имеет двуязычный интерфейс, позволяет дублировать объекты и документы, обеспечивает многоуровневый доступ к каждому разделу.

В комплект поставки продукта входит CD-ROM и руководство по работе с программой. Цена программы - 10 долларов (с установкой - 40 долларов).

"Гектор: Первичные бухгалтерские документы" (НТЦ "Гектор")

Программа "Гектор: Первичные бухгалтерские документы" обеспечивает подготовку, обработку и печать первичных бухгалтерских документов (платежных поручений, счетов, счетов-фактур и доверенностей на получение материальных ценностей), а также позволяет вести архивы и реестры документов, книги покупок и продаж. С помощью программы могут быть подготовлены кассовые (приходно-кассовый ордер), банковские (платежные поручения, счета, счета-фактуры) и складские документы (доверенности, накладные).

Формирование документов происходит по данным хозяйственных операций (при работе в системе сводного бухгалтерского учета), с помощью справочников или путем заполнения полей бланков с клавиатуры.

На основе созданных первичных документов могут быть автоматически сформированы книги покупок и продаж, реестры платежных поручений, доверенностей, счетов и счетов-фактур, получены сведения по авансовым платежам, данные по клиентам, задолженностям, частичным и полным оплатам, отгрузкам, приходу товара.

При работе с документами программа предупреждает о вводе повторных номеров, ведет справочники клиентов и их реквизитов, справочники товаров и услуг, позволяет осуществлять поиск в архиве по датам создания документов, наименованиям организаций, суммам и пр.

При настройке программы вводятся реквизиты организации-пользователя, сведения о руководстве и др. Имеются настройки ставок налогов с продаж, НДС, а также форматов написания сумм и дат. Возможна печать документов в соответствии с различными постановлениями (старые и новые формы платежных поручений, счетов-фактур), загрузка данных из архива или из другого документа.

По счетам и счетам-фактурам можно автоматически формировать накладные и приходные кассовые ордера. При работе со счетами-фактурами обрабатываются частичные оплаты, отгрузки, оформляются авансы. Автоматически производится сторнирование в книге продаж при погашении авансов. Возможны сторнировочные оплаты, отгрузки, отражение прихода товара.

Стоимость DOS-версии комплекса "Гектор: первичные бухгалтерские документы" составляет 6000 рублей, версии для Windows 95, Windows 98 и Windows NT - 8400 рублей. Можно приобрести и отдельные модули программы, стоимость которых варьируется в пределах от 1800 до 3600 рублей.

Окончание в следующем выпуске.


Ежемесячный журнал "Автоматизация бухгалтерского учета и финансово-хозяйственной деятельности предприятий". Подписные индексы по каталогу "Газеты и журналы" агентства "Роспечать": 79602 (общий), 79603 (предъявителям клубной карты "Главбух").

Продолжение в выпусках: #89

 

 

Реклама: