Letyshops

Семь шагов по выбору бухгалтерской системы

Андрей Гершун, Микаэл Горский

Нет таких программных пакетов для автоматизации бухгалтерского учета, которые могли бы удовлетворить всем требованиям на сто процентов, могли бы быть внедрены в разумные сроки и за приемлемые деньги. Непросто выбрать бухгалтерскую систему, которая бы удовлетворяла сегодняшним и, что еще важнее, завтрашним нуждам вашей компании. Ошибка при выборе непростительно дорога и неминуемо приводит к денежным потерям, к снижению производительности труда и может привести компанию к краху. Главным условием правильного выбора бухгалтерской программы является четкое понимание того, ЧТО вы хотите получить от системы, какие возможности ее вам жизненно необходимы и какая информация является критичной для учета работы компании.

Наши советы обращены к руководителям и менеджерам ИТ средних и крупных предприятий, испытывающим необходимость в покупке и внедрении современной системы автоматизации.

Шаги, указанные ниже, раскрывают основные принципы работы по отбору, покупке, установке и внедрению бухгалтерской системы.

Первый шаг - определите свои потребности
  • Сформулируйте цели и задачи своей компании, обязанности персонала и потребности клиентов.
  • Опишите основные бизнес-процессы с точки зрения учетного программного обеспечения, опишите взаимодействие участников различных бизнес-процессов.

Ответьте на вопросы:

  • Каков бюджет на покупку программы, обучение сотрудников, поддержку и внедрение?
  • Какие финансовые отчеты и как часто требуется получать из системы?
  • Какие параметры бухгалтерского учета особенно критичны для вашей организации?
  • Что и в какой степени не устраивает вас в используемом бухгалтерском программном пакете?
  • Какие операции компании должна поддерживать внедряемая система помимо составления бухгалтерской отчетности?
  • Кто будет пользоваться системой, как может быть организован процесс обучения?
  • Как рассматриваемая система должна быть интегрирована с другими автоматизированными системами, используемыми в организации?
  • Планируете ли вы внедрять отдельную систему управленческого учета?
  • Планируете ли вы внедрять западные стандарты бухгалтерского учета?
  • Начиная с какого момента и в течение какого периода и вы планируете использовать новую систему?
Второй шаг - приготовьте список своих требований к системе
  • Определите список обязательных и желательных возможностей системы, полный список операций, которые должны быть автоматизированы, полный список входных и выходных форм отчетности.
  • Задайте нижнюю границу производительности и масштабируемости системы.
  • Определите желательную гибкость системы (возможность изменения выдаваемых отчетов, перестройки на иной план счетов).
  • Если у вас существуют технологические предпочтения (вычислительная платформа, используемая СУБД, средства криптозащиты), определите и выпишите их.
  • В получившиеся требования включите информацию об используемом компьютерном оборудовании и программном обеспечении.
  • Сформируйте рабочую группу, ответственную за процесс отбора, покупки и внедрения программы. Включите в нее представителей бухгалтерии, финансовой дирекции, отдела по работе с клиентами и поставщиками, отдела ИТ.
Третий шаг - изучите предложение, составьте список пакетов и поставщиков
  • Составьте список существующих бухгалтерских программ для предприятий, сравнимых с вашим по объему учитываемой информации. На этом этапе возможно руководствоваться различными источниками информации: публикациями в печати, аналитическими обзорами, рекомендациями коллег, рекламными материалами компаний-разработчиков.
  • Запросите у поставщиков подробную информацию по предлагаемым программам.
Четвертый шаг - составьте "узкий круг" поставщиков
  • Изучите полученную информацию, составьте письменный обзор сделанных предложений.
  • На основе полученных ответов, постройте рейтинг программных продуктов по совокупности параметров:
  • Соответствие сформулированным вами требованиям
  • Стоимость предлагаемого решения (самой программы, услуг по внедрению сопровождению), соотношение ее с предполагаемым бюджетом
  • История компании на рынке, стабильность ее положения (по доступным источникам)
  • Простота системы в поддержке и администрировании (оцените зарплату специалиста, который вам необходим для выполнения этих работ)
  • Определите "точку отсечения" и сократите свой список до двух-четырех компаний-поставщиков.
Пятый шаг - проведите конкурс в "узком кругу", сделайте выбор
  • Попросите каждого из отобранных поставщиков провести презентацию их продукта в офисе вашей компании, пригласите на эту презентацию всех сотрудников, мнение которых могло бы быть полезным при выборе системы.
  • Запросите у поставщиков список их клиентов и посетите (прозвоните) две-три компании из их числа.
  • При необходимости вы можете провести формальный тендер среди поставщиков систем.

Условия тендера должны включать:

  • Краткое описание вашего предприятия, объем учитываемых операций
  • Задачи, которые должна решать система
  • Подробные требования к системе
  • Описание существующей системы
  • Потребности в обучении пользователей и сопровождении системы
  • Сроки внедрения

Эти условия рассылаются поставщикам, в ответ от них должны поступить конкурентные предложения по поставке, внедрению и использованию их программы на вашем предприятии. На основании сделанных предложений вы можете сделать свой выбор.

Шестой шаг - заключите контракт и спланируйте внедрение
  • Выбрав программу и поставщика, проведите большую презентацию предлагаемого решения для руководства компании.
  • Изучите и проанализируйте предлагаемый контракт на поставку системы. Убедитесь, что в нем определена ответственность поставщика за соблюдение сроков выполнения работ. Дополните стандартный контракт поставщика вашими условиями
  • Выбрав программу и поставщика, "оставьте про запас" кого-нибудь из поставщиков - не прекращайте переговоров с ним. Это может помочь для получения более выгодных условий контракта.
  • Если проводился формальный тендер, то все ответы на вопросы тендера должны быть приложены как часть контракта.
  • Добивайтесь выгодных для вас условий оплаты контракта (рассрочка, отложенный платеж и прочее), апеллируя к необходимости снизить риск принятия неверного решения. Требуйте скидок от заявленной стоимости программного продукта - в конце концов, это же ваши живые деньги!
  • В качестве приложения к контракту включите лицензионное соглашение и план внедрения системы, а также план тестовых испытаний, включающий в себя описание как штатных, так и нештатных ситуаций.
Седьмой шаг - контролируйте работу системы после ее внедрения
  • Следите за тем, чтобы работы по внедрению и сопровождению системы выполнялись точно в установленные сроки.
  • В процессе использования программы ведите журнал возникающих проблем.
  • По истечении первого месяца и первых трех месяцев эксплуатации сделайте пересмотр системы и внедрите все требуемые изменения.
  • При разработке вспомогательных программ, взаимодействующих с установленным пакетом бухгалтерского учета, стремитесь получить максимально возможную поддержку у поставщика.
  • Периодически обновляйте свои знания

Следуя шагам, перечисленным выше, вы сможете избежать большой головной боли и риска при выборе бухгалтерской системы. Приведенные советы носят несколько "тезисный" характер, но подробное разъяснение каждого из предлагаемых шагов заслуживает отдельной публикации.

 

 

Реклама: