Семь шагов по выбору бухгалтерской системы

Нет таких программных пакетов для автоматизации бухгалтерского учета, которые могли бы удовлетворить всем требованиям на сто процентов, могли бы быть внедрены в разумные сроки и за приемлемые деньги. Непросто выбрать бухгалтерскую систему, которая бы удовлетворяла сегодняшним и, что еще важнее, завтрашним нуждам вашей компании. Ошибка при выборе непростительно дорога и неминуемо приводит к денежным потерям, к снижению производительности труда и может привести компанию к краху. Главным условием правильного выбора бухгалтерской программы является четкое понимание того, ЧТО вы хотите получить от системы, какие возможности ее вам жизненно необходимы и какая информация является критичной для учета работы компании.

Наши советы обращены к руководителям и менеджерам ИТ средних и крупных предприятий, испытывающим необходимость в покупке и внедрении современной системы автоматизации.

Шаги, указанные ниже, раскрывают основные принципы работы по отбору, покупке, установке и внедрению бухгалтерской системы.

• Сформулируйте цели и задачи своей компании, обязанности персонала и потребности клиентов.
• Опишите основные бизнес-процессы с точки зрения учетного программного обеспечения, опишите взаимодействие участников различных бизнес-процессов.

Ответьте на вопросы:

• Каков бюджет на покупку программы, обучение сотрудников, поддержку и внедрение?
• Какие финансовые отчеты и как часто требуется получать из системы?
• Какие параметры бухгалтерского учета особенно критичны для вашей организации?
• Что и в какой степени не устраивает вас в используемом бухгалтерском программном пакете?
• Какие операции компании должна поддерживать внедряемая система помимо составления бухгалтерской отчетности?
• Кто будет пользоваться системой, как может быть организован процесс обучения?
• Как рассматриваемая система должна быть интегрирована с другими автоматизированными системами, используемыми в организации?
• Планируете ли вы внедрять отдельную систему управленческого учета?
• Планируете ли вы внедрять западные стандарты бухгалтерского учета?
• Начиная с какого момента и в течение какого периода и вы планируете использовать новую систему?

• Определите список обязательных и желательных возможностей системы, полный список операций, которые должны быть автоматизированы, полный список входных и выходных форм отчетности.
• Задайте нижнюю границу производительности и масштабируемости системы.
• Определите желательную гибкость системы (возможность изменения выдаваемых отчетов, перестройки на иной план счетов).
• Если у вас существуют технологические предпочтения (вычислительная платформа, используемая СУБД, средства криптозащиты), определите и выпишите их.
• В получившиеся требования включите информацию об используемом компьютерном оборудовании и программном обеспечении.
• Сформируйте рабочую группу, ответственную за процесс отбора, покупки и внедрения программы. Включите в нее представителей бухгалтерии, финансовой дирекции, отдела по работе с клиентами и поставщиками, отдела ИТ.

• Составьте список существующих бухгалтерских программ для предприятий, сравнимых с вашим по объему учитываемой информации. На этом этапе возможно руководствоваться различными источниками информации: публикациями в печати, аналитическими обзорами, рекомендациями коллег, рекламными материалами компаний-разработчиков.
• Запросите у поставщиков подробную информацию по предлагаемым программам.

• Изучите полученную информацию, составьте письменный обзор сделанных предложений.
• На основе полученных ответов, постройте рейтинг программных продуктов по совокупности параметров:

• Соответствие сформулированным вами требованиям
• Стоимость предлагаемого решения (самой программы, услуг по внедрению сопровождению), соотношение ее с предполагаемым бюджетом
• История компании на рынке, стабильность ее положения (по доступным источникам)
• Простота системы в поддержке и администрировании (оцените зарплату специалиста, который вам необходим для выполнения этих работ)

• Определите "точку отсечения" и сократите свой список до двух-четырех компаний-поставщиков.

• Попросите каждого из отобранных поставщиков провести презентацию их продукта в офисе вашей компании, пригласите на эту презентацию всех сотрудников, мнение которых могло бы быть полезным при выборе системы.
• Запросите у поставщиков список их клиентов и посетите (прозвоните) две-три компании из их числа.
• При необходимости вы можете провести формальный тендер среди поставщиков систем.

Условия тендера должны включать:

• Краткое описание вашего предприятия, объем учитываемых операций
• Задачи, которые должна решать система
• Подробные требования к системе
• Описание существующей системы
• Потребности в обучении пользователей и сопровождении системы
• Сроки внедрения

Эти условия рассылаются поставщикам, в ответ от них должны поступить конкурентные предложения по поставке, внедрению и использованию их программы на вашем предприятии. На основании сделанных предложений вы можете сделать свой выбор.

• Выбрав программу и поставщика, проведите большую презентацию предлагаемого решения для руководства компании.
• Изучите и проанализируйте предлагаемый контракт на поставку системы. Убедитесь, что в нем определена ответственность поставщика за соблюдение сроков выполнения работ. Дополните стандартный контракт поставщика вашими условиями
• Выбрав программу и поставщика, "оставьте про запас" кого-нибудь из поставщиков - не прекращайте переговоров с ним. Это может помочь для получения более выгодных условий контракта.
• Если проводился формальный тендер, то все ответы на вопросы тендера должны быть приложены как часть контракта.
• Добивайтесь выгодных для вас условий оплаты контракта (рассрочка, отложенный платеж и прочее), апеллируя к необходимости снизить риск принятия неверного решения. Требуйте скидок от заявленной стоимости программного продукта - в конце концов, это же ваши живые деньги!
• В качестве приложения к контракту включите лицензионное соглашение и план внедрения системы, а также план тестовых испытаний, включающий в себя описание как штатных, так и нештатных ситуаций.

• Следите за тем, чтобы работы по внедрению и сопровождению системы выполнялись точно в установленные сроки.
• В процессе использования программы ведите журнал возникающих проблем.
• По истечении первого месяца и первых трех месяцев эксплуатации сделайте пересмотр системы и внедрите все требуемые изменения.
• При разработке вспомогательных программ, взаимодействующих с установленным пакетом бухгалтерского учета, стремитесь получить максимально возможную поддержку у поставщика.
• Периодически обновляйте свои знания

Следуя шагам, перечисленным выше, вы сможете избежать большой головной боли и риска при выборе бухгалтерской системы. Приведенные советы носят несколько "тезисный" характер, но подробное разъяснение каждого из предлагаемых шагов заслуживает отдельной публикации.