Меняющийся ландшафт компьютерных бухгалтерских систем

Большинство ведущих производителей бухгалтерских систем согласны со следующей точкой зрения на рынок бухгалтерских систем будущего:

Технологии и системы, которые будут присутствовать:

• электронная коммерция и электронный бизнес;
• ERP;
• "передовые методики" (best practices);
• SQL;
• клиентские приложения, имеющие графический интерфейс;
• приложения, поддерживающие работу в Web;
• расширенные системы управления предприятием;
• управление стоимостными цепочками.

Технологии и системы, которые исчезнут:

• нестандартизированные базы данных;
• системы, работающие только в DOS;
• клиентские приложения, не имеющие графического интерфейса;
• закрытые системы управления предприятием.

Интернет-коммерция. Коммерция, осуществляемая через, посредством или с применением интернет-технологий в следующем десятилетии станет чуть ли не единственной модной технологией. Все компании-поставщики программного обеспечения, ответившие на вопросы, разосланные по электронной почте, подчеркнули наличие у себя планов по созданию или развитию систем электронной коммерции или электронного бизнеса. Но информация о подобных системах есть также и на всех сайтах тех компаний, которые не прислали свои ответы.

Новая возможность, появившаяся в Quicken 99, служит примером того внимания, которое поставщики бухгалтерских систем уделяют Интернету. Quicken, очень популярная и простая в использовании домашняя бухгалтерская система, теперь обеспечивает удаленный ввод проводок через Web. Это возможность позволяет пользователям Quicken 99 вводить проводки через сайт компании Intuit (распространитель Quicken) и сохранять их для дальнейших операций.

Термины "электронная коммерция" и "электронный бизнес" в их нынешнем понимании необязательно являются взаимозаменяемыми. Однако уже в ближайшем будущем они сольются в единое целое, что сделает эту форму ведения бизнеса еще более распространенной.

Электронной бизнес означает обмен товарами и услугами с использованием электронных средств. Электронный обмен данными (Electronic Data Interchange - EDI) и электронный перевод платежей (Electronic Fund Transfer - EFT) служат примерами электронного бизнеса, основу которого составляют коммерческие или оптовые операции. Электронная коммерция - это использование Интернета для ведения бизнеса. Amazon.com и онлайновая торговля ценными бумагами представляют собой примеры электронной коммерции на уровне розничных торговых операций.

Использовать Интернет для осуществления деловых операций стало проще, чем когда-либо прежде, благодаря применению SQL в качестве языка серверных СУБД со встроенной в последние поддержкой ODBC как методологии обмена информацией между приложением и базой данных. В настоящее время, по данным Летти Ледбеттер (Lettie Ledbetter) из службы по связям с общественностью Dell Computers, ежедневный розничный оборот этой компании в Интернете составляет 10 млн. долл.

Компания Baan, ведущий поставщик программного обеспечения управления предприятием, недавно объявила о включении поддержки Microsoft SQL Server 7.0 в свой продукт, теперь полностью приспособленный для работы в Интернете. Среди других поставщиков, поддерживающих указанную СУБД, можно назвать Navision, Open Systems, Great Plains, J.D. Edwards, Macola Accounting Systems, PeopleSoft, Sage, Solomon Software и SAP. AccountMate Software может служить примером компании, использующей SQL-сервер компании Oracle.

Пользовательский интерфейс. Windows является доминирующей операционной системой для персональных компьютеров, и пользователи начинают отказываться от символьных интерфейсов и систем, работающих только под управлением DOS. Еще одним шагом вперед стали системы, имеющие Web-интерфейс.

HTML, Java, динамический HTML (DHTML), расширяемый язык разметки (extensible markup language - XML) и другие технологии начинают постепенно применяться при разработке бухгалтерских систем, упрощая использование и настройку и предоставляя возможности по "вебификации" этих систем.

Планирование ресурсов предприятия. Линн Стокстад (Lynne Stockstad), директор по глобальному маркетингу компании Great Plains, дает следующую характеристику бэк-офисному приложению ERP:

"Эта категория приложений является основой системы стратегического управления бизнесом... К этой категории, как правило, относятся полностью интегрированные приложения, охватывающие финансовую деятельность, сбыт, управление персоналом и выплату заработной платы, управление обслуживанием клиентов, а также производство. ERP-системы внедрялись в основном компаниями из списка Fortune 500. Однако в настоящее время поставщики систем для средних компаний ... также предлагают полнофункциональные ERP-системы".

Лидеры на рынке ERP - компании SAP, PeopleSoft и Baan - заявляют, что начали работать с компаниями среднего размера, вырвавшись за границы списка Fortune 500. Для этого они репозиционируют свои ERP-системы, перенося их на платформу Windows NT - самую популярную операционную систему среди компаний среднего размера.

Тем не менее, не стоит сбрасывать со счетов бухгалтерские системы, ранее составлявшие класс high-end, а теперь отодвинутые вниз упомянутыми выше поставщиками решений ERP. По словам Стокстад, ERP и программы, поддерживающих эту систему управления, являются ориентирами для поставщиков, предлагающих бухгалтерские системы, составляющие в настоящее время средний уровень в классификации.

Системы, которые в прошлом стоили миллионы долларов, сегодня можно приобрести менее чем за 500 тыс. долл. Благодаря такой доступности ERP-систем в распоряжении небольших компаний оказались недоступные им ранее информационные мощности. Системы, приспособленные к потребностям отдельных отраслей или реализующие положения той или иной теории управления, способствуют еще более тесной интеграции учетных, управленческих и операционных функций бизнеса.

Добавление поддержки работы в Интернете к ERP-системам обогатило собственным набором терминов даже этот, считавшийся новым, язык. Самым известным из них считается термин "расширенная система управления предприятием" (extended enterprise solution - EES).

Передовые методики. Как считают в Arthur Andersen, передовые методики - это "просто наилучший способ выполнения процесса". Бум в областях ERP и электронной коммерции привел к необходимости зафиксировать передовые методики управления как для того, чтобы улучшить конечные результаты, так и для того, чтобы создать хотя бы видимость контроля за распространением информации, приобретшим взрывной характер. При обработке учетных и маркетинговых данных, при контроле запасов и составлении графика начисления износа - именно искусство поддержки хранилищ данных позволяет компаниям любого размера управлять своим ростом в условиях изменений в экономике. Внедрив передовые методики управления - от процессов планирования до процессов производства - компании могут провести реинжиниринг своего бизнеса и максимизировать производительность труда. Реализация передовой методики заставляет провести полную переоценку бизнеса, что в конечном итоге приводит к переосмыслению корпорацией самой себя.

Самая большая ошибка, допускаемая при внедрении новой бухгалтерской системы, особенно MRP или ERP системы, состоит в совершении попыток приспособить эту систему к работе в старых условиях. Часто это делается без тщательного анализа существующих процедур и без оценки того, в каком месте передовые методики могут быть применены наиболее оптимальным образом.

Структурированный язык запросов (SQL). Как было отмечено ранее, SQL быстро становится основным средством при работе с базами данных. Поставщики от PeachTree до AccountMate разворачивают бухгалтерские системы, поддерживающие SQL, предлагая более совершенные возможности по управлению возросшими объемами данных. Использование SQL стандартизирует работу с базами данных. До распространения SQL каждый поставщик либо использовал несовместимые друг с другом СУБД, либо создавал или модифицировал собственную систему управления данными. Это затрудняло совместную обработку накопленной информацией с помощью других имеющихся у пользователя систем.

Нестандартизированные базы данных, по существу, держали под замком данные, накопленные в бухгалтерских системах. "Бухгалтерские системы были закрытыми и имели собственный формат данных, - говорил Брэд Маккафи (Brad MacAfee) из компании Peachtree Software. - Наше исследование показывает, что покупатели хотят использовать накопленную ими бухгалтерскую информацию в других приложениях, например в Microsoft Office". Другими примерами программного обеспечения, часто интегрируемого с бухгалтерскими системами, являются COM, Sybase SQL Anywhere, Internet Explorer, C++ с MFC и Visual Basic for Applications (VBA).

SQL убирает слово "нестандартизированный" из лексикона, и это прямо отражает настроения поставщиков управленческих и бухгалтерских систем. ODBC подвергся упрощению, и для его работы больше не требуются нестандартные драйверы, что делает поддержку хранилищ данных и извлечение из них информации доступным и относительно простым.

Другие операционные системы. Необходимо сделать одно замечание: операционная система Windows NT Server с работающим в ее среде SQL Server не является единственным решением, предлагаемым поставщиками бухгалтерских систем. Хотя большинство программных продуктов ведущих компаний действительно рассчитаны на эту операционную систему и эту СУБД, поставщики также работают с другими операционными системами (например, UNIX и Linux), а также с другими СУБД (например, Oracle). Эти продукты (Oracle под UNIX/Linux) имеют свои преимущества и недостатки. Каков бы не был выбор операционной системы, как решение Microsoft, так и решение UNIX/Linux/Oracle имеют отличные функциональные возможности и устойчивость.

Как уже отмечалось в моем исследовании, слово "нестандартизированный" больше не пользуется популярностью в мире технологий. Данные, хранимые взаперти, - потерянные данные. Компаниям нужен доступ к накопленной ими информации, и этот доступ должен осуществляться с использованием самых разных технологий. DOS, так долго являвшаяся операционной системой в операционной системе, стала жертвой собственных ограничений. Бухгалтерские системы, созданные для работы в DOS, вряд ли будут переписаны с целью их подготовки к 2000 году и потому сойдут с дистанции. Кроме того, использование Интернета невозможно в этих старых бухгалтерских системах.

Почти то же самое можно сказать и о бухгалтерских системах с символьным интерфейсом. Хотя Web-броузеры, работающие в текстовом режиме, все же существуют (Lynx в мире UNIX/Linux), именно возможность использовать изображения и цвет делает Web-приложения столь привлекательными. Благодаря этим факторам отображаемую информацию легче читать, и она эффективнее передает необходимые идеи и мысли.

Сегодня и, уж конечно, завтра задавать тон будут ERP-системы, что потребует от бухгалтерских работников компаний и аудиторских фирм пройти переобучение и овладеть этой новой философией управления. ERP, передовые методики и нестандартные SQL-запросы станут реальностью не только на крупных предприятиях, но в компаниях среднего размера. Получив соответствующее представление об этих вопросах, колледжи, университеты и профессиональные сообщества должны подготовиться и создать учебные курсы, дающие возможность профессионалам оседлать эту новую волну на пути в следующее тысячелетие.

Сьюзен Хониг, дипломированный бухгалтер, ассистент профессора в колледже Herbert H. Lehman Университета города Нью-Йорк.