Случай из практики поставщика

В апреле 1996 года Управление здравоохранения округа (District Health Authority) и Управление по контролю за предоставлением медицинских услуг семейными врачами (Family Health Service Authority) были официально заменены единым Управлением здравоохранения Северного Эссекса (North Essex Health Authority - NEHA). В центре внимания нового управления оказался процесс налаживания сотрудничества и привлечение к оказанию первичной медицинской помощи более чем 40 госпитальных учреждений, семейных врачей-терапевтов, дантистов, окулистов и фармацевтов.

Управление распоряжается бюджетом в размере 500 млн. ф. стерлингов. Оно призвано отвечать за здоровье 880-тысячного населения Северного Эссекса. Следуя постановлениям британского правительства, перекладывающим ответственность за ведение финансов на местный уровень, соответствующий отдел Управления осуществляет свою деятельность из трех отдельных офисов в Харлоу, Колчестере и Уитеме, соединенных между собой глобальной сетью. Финансовый отдел совершил переход в среду клиент-сервер под Windows, вложив средства в приобретение прикладного программного обеспечения, включая Microsoft Office, SPSS 6.0 for Windows и Mapinfo 4.0, которое используется при решении ответственных задач, стоящих перед этой организацией. Программное обеспечение Access Accounts было выбрано для контроля за стоимостью договоров и облегчения анализа эффективности деятельности тех, кто оказывает медицинские услуги.

Кроме того, используя инструментальное оборудование OMNIS 7, собственная группа разработчиков Управления создала базу данных для хранения, извлечения и анализа информации о пациентах, что позволило этой организации составлять точные отчеты об их обслуживании.

До апреля 1996 года финансовый отдел Управления полностью зависел от работоспособности миникомпьютера DEC/VAX, находившегося в Гарольд-Вуде, графство Эссекс. Доступ к этой системе осуществлялся через глобальную сеть пользователями из всех Управлений здравоохранения региона северной Темзы. Хотя данная система была, в общем, надежна, ее длительный выход из строя в 1994 году привел к тому, что финансовый отдел Управления здравоохранения округа смог лишь провести необходимые платежи за этот период и оказался неспособен предоставить какие бы то ни было отчеты. Ограниченные возможности по генерации отчетов в сочетании с затрудненным доступом заставили финансовый отдел заняться поиском на рынке новой бухгалтерской системы. Необходимо было подобрать поддерживающую многопользовательскую работу систему под Windows, которая могла бы, во-первых, обеспечить более удобный доступ к данным с целью упрощения получения отчетов и, во-вторых, приспособиться к современной бизнес-модели NEHA (Управления здравоохранения Северного Эссекса, North Essex Health Authority), принимая во внимание переданную на местный уровень ответственность за ведение финансов.

Предварительное изучение рынка бухгалтерского программного обеспечения началось в феврале 1995 года, после чего группа из четырех человек, ответственных за принятие окончательного решения, отобрала 11 систем. Было выслано 11 комплектов документов с предложением участвовать в тендере, на которые пришло пять ответов. Группу, которая должна была принять решение, возглавил заместитель руководителя местного финансового отдела Дэрил Кокмен (Daryl Cockman). Для оценки выбранных систем группа использовала методику PRINCE. Г-н Кокмен подчеркивает: "Мы хотели получить хорошие функциональные возможности и простоту использования в сочетании с гибкостью при генерации отчетов. Мы нуждались в программном обеспечении, которое, в первую очередь, было бы простым и практичным, а также как можно более гибким при составлении наших отчетов".

К концу октября 1995 года сравнительный анализ был завершен, и результаты работы группы были представлены на рассмотрение руководящего совета. "По сумме баллов, на основе расставленных приоритетов, но без учета стоимости внедрения, система Access Accounts заняла первое место. Единственной областью, где данная система получила низкую оценку, оказалось финансовое положение компании Access Accounting, так как это предприятие, по стандартам Управления, была создана относительно недавно", - сказал Дэрил Кокмен.

После консультаций и дискуссий в октябре было выдано разрешение на продолжение работы с системой Access Accounts. Эксплуатация должна была начаться 1 апреля 1996 года, поэтому в распоряжении группы оказалось меньше шести месяцев. Благодаря заранее предусмотренному выборочному тестированию удалось избежать перерывов в процессе внедрения. Основной проблемой явилась нехватка времени у руководящего состава, обусловленная жесткими сроками и желанием начать эксплуатацию именно 1 апреля.

Создание структуры плана счетов стало самым трудным процессом в рамках данного проекта. На это потребовалось два месяца, главном образом непосредственно в Уитеме. Разработка плана номинальных счетов началась с фиксации установленных законом требований к ведению бухгалтерского учета и определения соответствующих рубрик. Затем Управление проделало ту же самую работу в отношении управленческой отчетности. Необходимо было добиться достаточной гибкости с тем, чтобы абсолютно все отчеты можно было легко получить. Найденное решение потребовало поддержания не менее 12 различных уровней в нумерации рубрик. Компания Access Accounts модифицировала свою систему, чтобы расширить поле категорий счета в книге номинальных счетов до 25 символов, внеся в последующем это изменение и в стандартную версию.

Общая стоимость системы в течение первого года эксплуатации составила 45 тыс. ф. стерлингов, включая стоимость программного обеспечения, обучения, консультаций и сопровождения. Затраты времени работников руководящего звена на внедрение были оценены в 18 тыс. ф. Хотя объем капиталовложений за первый год превысил уровень годовых расходов на поддержание в работоспособном состоянии системы на основе миникомпьютера, в работе Управления был достигнут требуемый уровень автономности, соответствующий произведенным организационным переменам. Все ответственные за принятие решений, начиная с членов руководящего совета, положительно оценили полученный результат. Дерил Кокмен заявил: "Мы в нашем финансовом отделе хотим помочь процессу обслуживания пациентов. Мы поможем улучшить медицинское обслуживание в этом регионе, если будем быстрее предоставлять более качественную информацию работникам Управления, которую они смогут использовать при заключении договоров и контроле за их исполнением".

Внедрение системы Access Accounts позволило менеджерам финансового отдела воспользоваться преимуществами технологии построения открытых систем и интегрировать финансовые и нефинансовые данные. Как следствие, составление различных видов отчетности на разных уровнях Управления стало занимать меньше времени, а надежность результатов повысилась. Это позволило Управлению добиться полной автономности своей финансовой системы, причем все затраты окупились через два года после инсталляции.

Если бы переход от системы на основе миникомпьютера на новую систему не состоялся, то передача ответственности за ведение финансов на местный уровень затянулась бы на неопределенное время.

Благодаря графическому интерфейсу и простоте получения отчетов в новой системе улучшились условия работы компьютерных операторов, отвечающих за ввод данных.

Вердикт Дерила Кокмена очевиден: "В результате внедрения новой системы мы получили более удобный доступ к нашим коммерческим данным. Кроме того, наши сотрудники теперь шире применяют Microsoft Access в процессе генерации отчетов".

Chartech News (The jorunal of the Faculty of Information Technology of the Institute of Chartered Accountants in England and Wales)