Прежде всего, познай самого себя

Прежде чем выбирать программное обеспечение, вам необходимо тщательно изучить все особенности вашего бизнеса. Это особенно важно, если вы собираетесь приобрести экземпляр такого разнообразного по своим возможностям ПО, как системы планирования ресурсов предприятия (ERP). Подобное изучение требует времени, сил и решимости не останавливаться на полпути, зато в результате вы получите систему, которая вас устраивает и которая вам по средствам.

Многое было написано и сказано о требованиях, которые должно предъявлять предприятие к программному обеспечению управления ресурсами. В итоге компании оказались буквально завалены информацией о функциональных возможностях ERP-систем. Было названо множество причин, по которым предприятия всех рангов должны обзавестись такими системами. Однако до сих пор практически нет информации о том, в каких системах на самом деле нуждаются организации для поддержки тех или иных процессов. Возникает вопрос: каким образом программное обеспечение может помочь предприятиям лучше использовать именно те конкурентные возможности и основные процессы, которые особенно важны для их бизнеса?

Было бы слишком просто указать пальцем на поставщиков ПО и обвинить их в распространении беззаботной мысли о том, что программное обеспечение способно решить все проблемы. Такой образ действий не только не поможет выбрать автоматизированную систему, но и неправильно определит ответственных за печальное, как некоторым кажется, состояние отношений между предприятиями и поставщиками систем. Да-да, часть вины лежит на самих производственных компаниях.

"Производственные компании мало внимания уделяют планированию, - говорит Вик Маркус Мушано (Vic Marcus Muschino), старший аналитик компании ARC из Дедхэма, штат Массачусетс. - По собственному опыту знаю, что в прошлом слово "планирование" было не слишком употребительным. И даже сейчас, когда вы заводите речь о планировании, это звучит немного издевательски". Тщательное планирование внедрения программного обеспечения в вашей компании должно, прежде всего, означать доскональное изучение всех основных процессов. Это главное, что вы можете предпринять, рассматривая вопрос о приобретении ERP-системы.

Несмотря на кажущуюся очевидность, идея о том, что компьютерная система должна отражать реальную деятельность промышленного предприятия, часто отбрасывается в сторону, особенно в компаниях среднего размера, не привыкших требовать адаптации программного продукта к своим конкретным потребностям. "Анализируя методы планирования, применяемые при выборе программного обеспечения, - говорит Мушано, - вы начинаете описывать свое текущее состояние, а также то состояние, к которому вы хотите придти через пять лет. Вам надо определиться со своими ожиданиями относительно внедрения новой системы. Также необходимо принять во внимание технические и культурные различия, которые возникнут в результате внедрения, причем как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе".

Следующий шаг - решение вопроса о месте компании и ее бизнеса в отрасли в целом. Хотя ответы на подобные вопросы могут казаться простыми, они, тем не менее, очень важны при составлении списка критериев для отбора поставщиков. Чтобы помочь предприятиям успешно пройти через процесс самооценки, компания ARC предлагает метод, названный ею Global Enterprise Management System (GEMS). Этот метод включает в себя проведение анализа каждого аспекта производственной деятельности: финансов, бухгалтерского учета, проектных работ, производства, закупок и логистики. Все эти составляющие являются также шестью основными фазами фронт-офисных и бэк-офисных процессов ERP.

"Внутри каждой из таких категорий, - говорит Мушано, - есть несколько ключевых компонентов, действующих согласованно друг с другом. И вам ни в коем случае нельзя упустить из виду ни один из них. Допустим, что для вас главное - это производство и с производственной фазой вам необходимо тесно увязать процесс закупок. Если вы не пометите данный процесс как особенно важный с точки зрения его учета в ERP-системе, то можете столкнуться с множеством проблем. Не стоит рассчитывать, что все будет прекрасно работать в новой системе только потому, что прекрасно работало в старой, которую вы использовали на протяжении 30 лет. Может случиться так, что без конкретной части, связанной с закупками, вся остальная система окажется для вас бесполезной. Важно учитывать не только ваши основные конкурентные возможности и сильные стороны. Вы также должны суметь проанализировать все остальные области вашей деятельности, даже те, где ваши позиции не столь сильны".

Джон Квик (John Cwic), директор по информационным системам компании Ogden Manufacturing из города Арлингтон-Хайтс, штат Иллинойс, успешно нашел ответ на все трудные вопросы, вставшие перед его компанией в 1994 году, когда Ogden осознала, что переросла свою старую систему планирования потребностей в материалах (MRP). "Мы хотели уйти с мини-ЭВМ, - говорит Квик. - Мы видели, что для персональных компьютеров есть множество возможностей, и хотели ими воспользоваться. Мы поняли, что нам нужно связать вместе все наши разрозненные источники первичной информации, прежде чем компания начнет терпеть убытки".

Главными областями, которым Ogden уделила самое тщательное внимание в связи с использованием ERP, были ведение продаж и производство. "Мы пришли к выводу, что нас вполне устроят возможности любого бухгалтерского пакета, - говорит Квик. - Мы не вели и не ведем операций с иностранной валютой или чего-нибудь в этом роде, что могло бы затруднять работу бухгалтерии. Наша компания, в основном, ориентируется на общепринятые принципы учета. Конечно, всегда найдется новый способ пересчитать все эти приборы, но нам интереснее их производить и продавать".

Ogden выпускает промышленные электронагревательные приборы на четырех предприятиях, где работает в общей сложности около 350 человек. Компания смогла получить со своих заводов много полезной информации о том, какие функциональные возможности ей понадобятся в будущей ERP-системе. "Одна из функций, которой не было в старой системе, но которая нам очень нужна, - это резервирование запасов материалов и комплектующих, - говорит Квик. - Когда нам звонил покупатель, директор завода рассматривал его предложение, проверял запас материалов и, если это был крупный клиент, соглашался выполнить специальный заказ. Так как некоторые компоненты требуются только в самом конце производственного процесса, к этому моменту некоторых необходимых деталей уже не оказывалось на складе. Выяснялось, что они ушли на выполнение большого заказа, полученного как раз перед этим специальным. Мы слышали подобные истории раз в неделю. Нам нужна была такая система резервирования материалов, при которой, обещая выполнить заказ, я бы знал, что все необходимые компоненты будут на месте, и никто другой их не возьмет".

Еще одним требованием, которое Ogden предъявляло к ERP-системе, являлось наличие централизованного ввода заказов. "Нам нужно уметь принять заказ, даже если продукция, требуемая для его выполнения, будет поставляться из трех или четырех различных мест, - говорит Квик. - Пэт (Гэррехи (Pat Garrehy), президент и главный исполнительный директор компании Relevant Business Systems, чью ERP-систему Infimacs Ogden установила) заявил, что он только искал предлог, чтобы добавить такую возможность. В конце концов, его фирма написала это для нас. Его готовность придти к нам на помощь утвердила нас в нашем выборе. В производственной сфере, кем бы вы ни были, у вашей деятельности всегда есть некоторые особенности, без которых вы не можете существовать и которые должны быть учтены в программном обеспечении".

Грег Литц (Greg Lytz), вице-президент по финансам компании U.S. Ceramic Tile (штаб-квартира в Ист-Спарте, штат Огайо), столкнулся с необходимостью учета внешних факторов, выясняя основные моменты деятельности своей компании в связи с предполагаемым внедрением ERP-системы. Выпуская плитку для ванных комнат и кухонь, U.S. Ceramic Tile (500 сотрудников и 75 млн. долларов реализации) работает на узком, но растущем рынке, где велика конкуренция иностранных компаний. "Около 60% нашего рынка занято импортом, - говорит Литц, - поэтому для нас очень важно оставаться конкурентоспособными, выполняя все заказы точно в срок. Мы также стремимся сохранить или уменьшить долю оборотных средств, приходящуюся на запасы и дебиторскую задолженность".

Исходя из этих соображений Литц решил, что U.S. Ceramic Tile нужна ERP-система, в которой прогнозирование спроса является одной из основных функций: "У нас всегда должна быть под рукой продукция, чтобы выполнить требования клиентов. Одним из наших основных покупателей является компания Home Depot. Когда вы работаете с ритейлерами на рынке товаров для дома, к вам предъявляются очень жесткие требования. Уровень выполнения заказов должен быть 98% или выше, а своевременность доставки должна достигать, по крайней мере, 95%. Мы обязаны выполнять все требования наших покупателей, поэтому предположили, что ERP-система должна стать основой для сохранения нашей конкурентоспособности. К тому же, у нас есть большое количество различных требований, касающихся логистики и электронного обмена данными". Последним, что повлияло на решение U.S. Ceramic Tile, стало желание провести внедрение шаг за шагом, начиная с финансовых модулей.

С учетом всех факторов предприятие решило выбрать модульную ERP-систему Intelliprise компании American Software. Литц говорит: "В течение последующих полутора лет мы постепенно установим остальные модули пакета. Мы выбрали этот путь потому, что он хорошо согласуется с нашей стратегией модернизации. Наладив сначала работу бухгалтерии, мы подготовимся к полному внедрению в течение 12-18 месяцев остальных модулей, в том числе модуля управления поточным производством".

После того как вы тщательно изучили все ваши производственные и вспомогательные процессы, следует рассмотреть вопрос о том, какой тип системы ваша компания может себе позволить. По словам Мушано, если вы подготовились, то представляете себе размер ваших будущих расходов. Необходимо учитывать, что затраты на внедрение, как правило, в четыре или пять раз превышают стоимость приобретенного пакета. Конечно, эта цифра относится к внедрению на крупном предприятии, однако значительные дополнительные расходы могут возникнуть и у предприятия среднего размера. "Многие средние предприятия не ожидают и не готовятся к таким расходам, - говорит Мушано, - но иногда сталкиваются с ними из-за недостаточного предварительного планирования". При правильном планировании расходы на внедрение превышают стоимость приобретенной системы в среднем в два или три раза. Однако следует подготовиться к четырехкратному или пятикратному превышению, в зависимости от степени необходимой вам дополнительной настройки.

Квик предлагает еще один, последний, совет, как лучше всего подойти к изучению деятельности предприятия при выборе поставщика ERP-системы. "Главное - уметь посмотреть на все это сверху. Вам нужно анализировать процесс целиком, начиная с приема заказа и заканчивая отгрузкой готовой продукции. Кроме того, вы должны изучать только те процессы, которые действительны важны для вас".