Современные технологии для работы со структурами организации

Бумага и карандаш - уже инструмент

Хорошо известен замечательный пример о том, как с первой попытки даже опытному руководителю трудно сосчитать "количество бизнесов" в рамках одного предприятия (фирмы). Однако практически всегда стоит задача не просто пересчитать бизнесы, а определить их взаимодействие, по возможности оптимальным образом.

Естественно, прежде чем заниматься этой, более сложной, задачей, необходимо, действительно, по крайней мере "пересчитать" все элементы бизнеса, то есть создать оргштатаную структуру компании. Следующий этап - попытаться графически изобразить взаимосвязи между различными элементами ранее определенной структуры. Для этого можно использовать простейшие графические средства - в результате получится известная на всю страну схема, украшавшая ( да и украшающая сейчас) стены многих административных кабинетов. Для первого раза и это уже большой прогресс. Однако если вы участвовали в "создании" подобных "иллюстраций", то наверняка знаете как много неожиданных проблем порождает это простейшее графическое упражнение. Большинство этих проблем также уже было рассмотрено в предыдущих выпусках. В результате, вместо одного-двух дней, "процесс изображения структуры" затягивался на месяцы, если вообще заканчивался. Если же все-таки он завершался успешно, то этого было достаточно, чтобы удовлетворить руководство и с гордостью утверждать: "у нас хорошо проработанная структура организации". В условиях современного бизнеса, к сожалению, этого может оказаться недостаточно (хотя и этот первый шаг исключительно важен, если он не имел места). Дело в том, что кроме собственно оргштатной структуры важнейшее значение имеет система взаимодействия между ее элементами, тем более в условиях динамично изменяющегося, диверсифицированного бизнеса. Такая система взаимодействия имеет три основных аспекта:

- административный;
- финансовый;
- материальный (товарный).

А с учетом новейших технологий можно было бы добавить и еще два:

- информационный;
- коммуникационный.

Наиболее существенными для бизнеса являются вопросы организации трех процессов финансового взаимодействия:

- финансового планирования (бюджетирования);
- финансирования (исполнения бюджетов);
- финансовой отчетности.

Естественно, что подобное взаимодействие не обходится без бумагооборота (более изящно называемого, как правило, документооборотом). Для отображения документооборота приходится применять уже более изощренные средства, одним из которых являются "диаграммы потоков данных".

"Диаграммы потоков данных". имеют один существенный недостаток: они показывают перемещение только тех данных (документов), которые мы смогли "увидеть". Из трех перечисленных выше систем взаимодействия подразделений наиболее хорошо поддержана формализованным документооборотом финансовая система, административное и материальное взаимодействие поддержано документооборотом, как правило, только в части тесно связанной с финансами. Кроме того, на практике есть масса дополнительных факторов, оказывающих влияние на документооборот, но стандартно не формализуемых. Например, как отразить тот факт, что в реальном офисе заявку может подать только "дядя Вася", то есть фактически проводится процесс "визирования", не отраженный в бумажной форме документа. Подобные "тонкости" не находят должного отражения при моделировании систем с помощью "диаграмм потоков данных" (ДПД). Тем не менее весьма эффективны ДПД-диаграммы как простейшее средство формализации взаимодействия между объектами бизнеса, в двух случаях: или когда вы хотите наиболее простыми средствами отразить уже идеально отлаженный механизм бизнеса (например, для целей построения компьютерной системы) или же, наоборот, если перед вами совершенно "темный лес", и вы делаете первые наброски, пытаясь найти "луч света в темном царстве". Для полноты картины следует упомянуть, что существуют более изощренные методики ДПД-моделирования, входящие в семейство CASE (computer aided software engineering)- компьютерное проектирование программных систем) и предназначенные для профессионалов информационных систем. Однако их практическое применение высокоэффективно, как правило, только для отражения информационных структур бизнес-процесса, оптимизация которого проведена уже другими средствами.