| С чего вы начнете процесс выбора программного обеспечения и на что вы будете прежде всего обращать внимание? В основе хорошей системы управления командировочными и представительскими расходами лежат следующие принципы. - Следование корпоративной политике. Ищите программное обеспечение, которое позволяет централизованно изменять и проводить в жизнь соответствующую политику в масштабе всей компании. Хорошее программное обеспечение должно поддерживать отдельные правила в отношении командировочных расходов, установленные внутри вашей организации для различных отделов или групп (например, торговых представителей или высшей администрации). Кроме того, хорошие программы должны обеспечивать возможность избирательного или случайного извлечения некоторого количества отчетов о расходах для контрольной проверки.
- Автоматизация процесса утверждения отчетов о командировочных и представительских расходах. Ищите систему с централизованной поддержкой бизнес-правил, допускающую также возможность их последующего изменения. Такая система поможет реализовать вашу политику в отношении командировок в реальном масштабе времени. А утверждение большинства расходов, которые соответствуют корпоративной политике, будет проходить автоматически. Хорошая программа будет выявлять нарушения соответствующих правил и направлять сведения об этом соответствующему менеджеру для специальной проверки. Это заменит дорогостоящий и приводящий к ошибкам неавтоматизированный процесс утверждения расходов. Гибкая архитектура позволит вам виртуально описать любую комбинацию правил и действий. Например, вы сможете дать системе команду еженедельно суммировать все расходы по каждому отделу, а в случае, если сумма превысит установленный предел, известить об этом менеджера отдела. Вы также можете запрограммировать систему так, чтобы некоторый случайный набор отчетов регулярно извлекался для внутренней аудиторской проверки.
- Усиление финансового контроля. Система автоматизации учета командировочных и представительских расходов нарисует вам четкую картину подлежащих возмещению затрат. Таким образом, вы получите детальную информацию для усовершенствования управления денежными средствами и контроля за расходами в реальном масштабе времени. Повышение качества составления отчетности дает возможность эффективнее анализировать данные о расходах. Это поможет вашей компании вовремя обнаружить возникновение таких тенденций в расходовании средств, как повышение затрат на авиабилеты или на командировки в Нью-Йорк. Таким образом, вы сможете выявить проблемные области и, при необходимости, пересмотреть существующие правила. Например, соответствует ли размер суточных условиям жизни в Нью-Йорке? Не связано ли повышение расходов на авиаперелеты с покупкой командированными дорогих билетов незадолго до вылета, когда невозможно воспользоваться скидками, предоставляемыми в случае предварительного заказа? Кроме того, зная, что командированные вашей компании предпочитают определенные отели или пользуются услугами конкретной фирмы, занимающейся сдачей в аренду автомобилей, вы можете воспользоваться этой информацией, например, при переговорах с наиболее предпочтительным поставщиком услуг. Вы сможете также узнать, кто в вашей организации тратит больше, а кто меньше других, и кто чаще нарушает установленные в компании правила. Хорошее программное обеспечение даст вам возможность составить расписание для автоматического создания отчетов и их отправки по электронной почте соответствующим менеджерам.
- Обеспечение простого способа изменения корпоративной политики в области расходов. Старайтесь найти гибкую систему, которая содержит всю информацию, связанную с расходной политикой, в главной базе данных и позволяет вам при необходимости быстро и без особых осложнений проводить в жизнь изменения этой политики, не прибегая к услугам дорогостоящих технических консультантов. Многие программные решения, представленные на рынке, не имеют достаточных возможностей для модификации системы обработки правил и требуют проведения сложного (и дорогого) реинжиниринга в случае изменения корпоративной политики. Гибкая и открытая архитектура будет легко интегрироваться с имеющимися у вас компьютерами и системами, позволяя извлекать максимальную прибыль из инвестиций в технологии, уже сделанных вашей компанией.
- Одновременное предоставление возможностей обработки данных в архитектуре клиент-сервер и использования интранет-сетей. Ищите систему, которая позволит вам использовать различные способы передачи отчетов о расходах: при помощи центрального приложения в интранет-сети компании или при помощи приложения типа клиент-сервер, допускающего прямое соединение с головным офисом. В зависимости от структуры обработки информации в организации возможность выбора между моделью клиент-сервер и интранет-сетью обеспечивает вам оптимальные условия эксплуатации. Самые лучшие программы предлагают разнообразные технические комбинации, так что корпорации могут выбирать приложение или комбинацию приложений, которые наилучшим образом приспособлены к их потребностям.
- Полный цикл технической поддержки, включая внедрение, обучение и сопровождение. Ни одна система сама по себе не позволит вам использовать максимум ее потенциальных возможностей без привлечения специально обученных людей, которые будут заниматься конфигурированием, установкой и внедрением этой системы. Некоторые программные продукты требуют привлечения большого числа консультантов для инсталляции и настройки, а также для дальнейшего технического сопровождения в случае изменения соответствующих правил корпорации. Другие поставщики обещают внедрить программное обеспечение за предварительно установленную стартовую цену и будут оказывать техническую поддержку по крайней мере в течение оговоренного периода времени, что даст вам время полностью внедрить систему учета командировочных и представительских расходов в вашей организации. Итак, убедитесь, что в процессе выбора программного обеспечения вы принимаете в расчет все условия сервиса и технической поддержки со стороны компании-поставщика системы.
- Внедрение других методов, признанных лучшими в данной области. Кроме автоматизации составления отчетов о расходах и процесса возмещения затрат хорошее программное обеспечение способствует внедрению целого ряда приемов, зарекомендовавших себя в сфере управления командировочными и представительскими расходами, например:
- Введение программы корпоративных кредитных карт.
- Использование корпоративных скидок со стороны компаний, которые оказывают услуги командированным (аренда машин, проживание в гостиницах).
- Прекращение выдачи денежных авансов.
- Отказ от предварительного утверждения плана командировки.
- Автоматическая проверка отчетов о расходах вместо непосредственного утверждения менеджером.
- Автоматизированное поступление данных о командировочных и представительских расходах в главную книгу.
- Прямые платежи служащим и компаниям-эмитентам дебетовых карт.
- Экономия. По данным компании Hackett Group, полное фактическое снижение затрат может быть в пять-десять раз больше, чем осязаемая экономия за счет сокращения времени, отнимаемого у служащих, улучшения движения денежных средств, повышения контроля за расходами и более эффективного сотрудничества с поставщиками услуг.
|
