Автоматизация по-аудиторски

В этом документе рассмотрены общие положения организации аудита в автоматизированной бухгалтерии и конкретные вопросы планирования аудиторской проверки в среде КОД (компьютерной обработки данных). О среде КОД можно говорить, если предприятие использует компьютерную технику для обработки такого объема учетно-финансовой информации, который аудиторы считают существенным с точки зрения общей достоверности бухгалтерской отчетности. Причем неважно, применяет предприятие компьютерные методы самостоятельно или перепоручило это третьей стороне.

И международный, и российский стандарты аудиторской деятельности обязывают аудиторов учитывать влияние КОД на организацию и проведение аудиторских проверок. Для этого аудиторы должны в достаточной степени разбираться в применяемой предприятием системе КОД. Теперь эта задача в большинстве случаев неотделима от понимания аудиторами специфики служб бухгалтерского учета и внутреннего контроля проверяемого предприятия.

Однако запредельные требования в области компьютерной компетентности к аудиторам пока не предъявляются. Если необходимы специальные компьютерные познания на профессиональном техническом уровне, то аудиторы могут привлечь к проверке эксперта, который, к примеру, поможет им оценить надежность сложной компьютерной системы или посодействует в формировании регистров, удобных для проверочных процедур на конкретном участке аудита. Но в любом случае (привлекается эксперт или нет) ответственность за выводы проверки целиком и полностью несет аудитор, так что ему все же имеет смысл разобраться во всех существенных вопросах автоматизации самому.

Очевидно, исходя из идеи: "хорошее начало - половина дела", разработчики международного стандарта предусмотрели рекомендации по планированию аудита в автоматизированной бухгалтерии. В справедливости такого подхода убеждает практика организации проверок. От того, насколько хорошо уже на начальном этапе взаимодействия с руководителями предприятия и бухгалтерами аудиторы разберутся в особенностях автоматизированной бухгалтерской службы, зависит, рационально ли будет подобрана группа аудиторов: будет она состоять, например, только из аудиторов и ассистентов (сведущих в общих вопросах автоматизации) или понадобится подключить специалиста по компьютерным технологиям.

Международный стандарт обращает внимание аудиторов на то, что при планировании необходимо оценить уровень сложности автоматизированного учета на предприятии. Система КОД считается достаточно непростой, если:- компьютер выполняет сложные вычисления в отношении финансовой информации и автоматически делает проводки;

• компьютер в автоматическом режиме выполняет операции, существенные для бизнеса предприятия;
• объем операций настолько значителен, что трудно отследить возможные ошибки при обработке данных;
• применяются автоматизированные процедуры обмена данными об операциях с другими предприятиями и организациями;
• на предприятии внедрена компьютерная система с иерархической структурой;
• предприятие использует сложные компьютерные управленческие программы, которые поставляют информацию напрямую учетной системе.

В зависимости от уровня сложности применяемой предприятием системы КОД, аудиторы предварительно намечают ключевые параметры проверки, прежде всего масштаб и график работ. На этом этапе в интересах как аудиторов, так и руководителей предприятий, решить вопрос о доступности всей необходимой компьютерной информации для аудиторской проверки. Для выполнения автоматизированных процедур аудиторам стоит использовать копии рабочих файлов предприятия, чтобы полностью исключить риск случайного повреждения оригиналов. Если на предприятии предусмотрено составление внутренних отчетов (например, для управленческих нужд), то предоставление их аудиторам может ускорить проведение проверки.

Согласно международному стандарту, при планировании процедур аудита следует учитывать все основные особенности автоматизированной бухгалтерии. Для систем КОД характерен пониженный уровень человеческого участия в работе с операциями. Это, с одной стороны, минимизирует ошибки, присущие ручной обработке данных, но с другой - сокращает возможности повседневного отслеживания ошибок и нарушений. Особенно неприятно, если ошибки были допущены в период установки или модификации программного обеспечения и оставались незамеченными достаточно долго.

Еще одна "головная боль" как для руководителя предприятия, так и для аудитора - это невозможность полного разделения ответственности и полномочий в среде КОД и, как следствие, потенциальная опасность манипуляции данными.

Обозначая проблемы, международный стандарт привлекает внимание аудиторов и к преимуществам автоматизированной бухгалтерии, которые надо максимально использовать для повышения эффективности проверки. Во-первых, грамотное внедрение и эксплуатация автоматизированного учета повышают уровень надежности бухгалтерской информации. В этом плане благоприятными признаками могут служить: фирменное сопровождение программного обеспечения, применяемого предприятием; хороший уровень компьютерной подготовки учетного персонала; обеспечение физической защиты средств КОД и жесткого контроля за компьютерной системой (соответствующие процедуры могут быть регламентированы внутренней инструкцией предприятия).

Во-вторых, умело организованная система КОД дает возможность руководству предприятия задействовать эффективные аналитические методы работы с информацией, чтобы осуществлять обзор финансово-хозяйственных сделок и контроль за ними. Таким образом, благодаря автоматизации появляются дополнительные инструменты для укрепления внутреннего контроля на предприятии, что способствует повышению качества (то есть уместности, полноты и достоверности) бухгалтерской отчетности. Это обстоятельство учитывается аудиторами и при разработке плана аудита, как правило, ведет к обоснованному снижению числа детальных проверок оборотов и сальдо по счетам.

В-третьих, система КОД предоставляет аудиторам возможность работать в автоматизированном режиме со значительными объемами учетных данных. При этом затраты человеко-часов оказываются значительно меньше, чем при использовании архаичных приемов.