Переход к международным стандартам бухгалтерского учета. Глава VIII. Внедрение

• Совет директоров к этому времени должен утвердить план к внедрению, и команда, занимающаяся внедрением, получить задание на выполнение плана. План должен выполняться с соблюдением всех деталей;
• При возникновении проблем с выполнением первоначального плана руководителями могут вноситься изменения, направленные на достижение конечной цели;
• Координатор проекта будет контролировать ход внедрения, будет являться посредником в спорах между различными группами команды внедрения и обеспечивать равномерность выполнения работы. Отчет о ходе выполнения работы будет регулярно представляться совету директоров.

Обучение персонала является одной из наиболее важных составляющих этапа внедрения проекта. Эффективность внедренных процедур и систем зависит от того, насколько хорошо персонал компании знаком с IAS, функциями системы и требованиями, предъявляемыми к отчетности.

В ходе обучения на этапе внедрения проекта необходимо отразить следующие темы:

• План счетов, принципы и методы учета;
• Новые принципы построения аналитического учета, связанные с расширенным планом счетов;
• Общая организация системы, базовые функции и цели;
• Принципы IAS;
• Ввод данных и редактирование;
• Администрирование системы, защищенность системы, контроль доступа к данным, обслуживание системы;
• Там где это необходимо - обучение базовым знаниям работы на компьютере;
• Возможные формы отчетов.

Обучение необходимо предусмотреть для следующей группы лиц:

• Руководство компании, которое будет использовать новую систему для управленческого планирования и принятия решений;
• Уполномоченные бухгалтера, которые будут контролировать применение системы, ее соответствие требованиям IAS и российскому законодательству. Эти лица должны уметь при необходимости вносить изменения в систему для приспособления ее к конкретным целям, для контроля и изменения бухгалтерских проводок;
• Сотрудники, которые будут вносить данные из первичных документов в новую систему;
• Администраторы систем, которые будут отвечать за работу технической системы.

План обучения должен быть разработан и одобрен на этапе внедрения проекта. Руководство, пользователи и персонал, которым необходимо предоставить обучение, также будут определены на этом этапе. Необходимо разработать следующие вопросы:

• Список лиц, намеченных к обучению, их опыт, уровень подготовки и потребность в обучении;
• График обучения, определяющий:
• Курсы, которые необходимо провести, сроки, время и место обучения и преподавателей, назначенных на каждый курс;
• План обучения, который предусматривает подготовку обучающего материала, установку обучающих приспособлений, проведение обучения и инструкторов.

В целом можно предоставить следующее обучение:

Для ведущих бухгалтеров и всех других сотрудников бухгалтерии необходимо составить подробное руководство по ведению учетных операций. Менеджеры компании и прочий персонал должны получить копию учебника, где доступно излагается вводный курс по IAS. Ведущим бухгалтерам необходимо предоставить более сложную книгу по IAS. Уже имеются переводы хорошо известных учебников, написанных Друери или Хорнгреном, которые вполне применимы для этих целей.

Необходимое для целей обучения оборудование и программное обеспечение должно быть установлено и отконфигурировано, обучающие базы данных установлены и проверены. Обучающая организация должна иметь необходимое количество подразделений, осуществляющих планирование, разработку, поставку и обслуживание и достаточное количество опытного персонала. Важность и относительная первоочередность обучения внутри компании определяется руководством. По завершении обучения необходимо провести тестирование, для того чтобы убедиться, что цели обучения были достигнуты.

В компании, где работает приблизительно сто пятьдесят сотрудников, для трансформации российской отчетности за два отчетных года потребуется следующий план внедрения:

Осуществляется двумя привлеченными со стороны консультантами примерно в течение двух недель. К его осуществлению будут привлекаться консультанты, выполняющие тщательный анализ учетных процедур компании и готовящие отчет с описанием того, как работает система, включая поток документов, основной персонал и время обработки данных.

Персонал компании будет привлечен к работе наряду с привлеченными со стороны консультантами. Они предоставят подробный анализ различных счетов за несколько лет. Для этого этапа, который будет продолжаться приблизительно семь недель, потребуется примерно три или семь сотрудников, в основном из бухгалтерии.

Обычно эта работа выполняется привлеченными со стороны консультантами при содействии более опытных ведущих бухгалтеров. Отчет, составленный консультантами, будет финансовым отчетом компании в соответствии с IAS. Один отчет будет составляться за каждый отчетный период и будет содержать аудиторское заключение, констатирующее, была ли финансовая отчетность составлена в соответствии с IAS, и свободна ли она от существенных искажений. Этот этап должен занимать не более трех недель.

План внедрения будет охватывать широкий диапазон действий, которые необходимо предпринять, и, как правило, будет содержать следующее:

• Окончательное решение о выборе метода перехода на IAS и подробную информацию о соответствующей стоимости. Стоимость определяется исходя из необходимости приобретения дополнительного оборудования и других , связанных с этим дополнительных затрат.
• Окончательное определение требований, предъявленных к компьютерным системам;
• Приобретения программного обеспечения;
• Приведение программного обеспечения в соответствие с потребностям компании;
• Подготовка инструкций по использованию системы;
• Подготовка описания внутреннего документооборота по бухгалтерскому учету;
• Подготовка системы ввода данных;
• Анализ совместимости новой и существующих систем;
• Подготовка руководства по переходу к новой системе и проведение проверки перехода к новой системе;
• Обучение персонала, привлеченного к работе компьютерной системой;
• Установка компьютеров и инсталлирование программного обеспечения;
• Контрольная проверка системы с фактическими или условными данными;
• Корректировка системы на основании результатов ее проверки;
• Получение официального одобрения на внедрение новой системы в эксплуатацию.

В последнем обзоре было установлено что приблизительно 95% российских компаний обрабатывают учетные данные вручную. И 50% высказали желание перейти на компьютеризованные системы.

Компьютеризация несет в себе преимущества над ручной системой, такие как высвобождение персонала, более высокую точность, более точное соблюдение сроков предоставления отчетности. Кроме того, практически не существует возможности перехода к системе двойного учета без использования компьютеризованной системы.

Список программного обеспечения, удовлетворяющего требованиям метода двойного учета, можно найти в материалах еженедельника   CONSULTING.RU.

Существуют четыре основные категории затрат, которые необходимо предусмотреть при составлении бюджета по внедрению системы двойного учета при переходе к IAS. Ниже приведена таблица, в которой приведены данные о стоимости внедрения системы двойного учета по методу, затрагивающему текущий и будущие отчетные периоды для производства с персоналом приблизительно в 150 человек:

Точная стоимость каждой категории будет зависеть от количества параметров, влияющих на стоимость. Для четырех категорий, выделенных выше, основными параметрами стоимости будут:

Графики могут использоваться командами, занимающимися внедрением, для того, чтобы определить временные рамки для основных задач. Пример такого графика показан ниже:

Примерный график внедрения

Проект перехода на IAS на основе метода параллельного ведения учета

Основные задачи

1. Определить организационное построение проекта и цели
2. Понять требования пользователя финансовой отчетности
3. Разработать приемлемые варианты и поставить задачу
4. Привлечь для работы финансовых и технических консультантов
5. Провести оценку организации и протестировать вариант
6. Выполнить конкретный анализ и выбрать вариант
7. Разработать стратегию для выбранного варианта
8. Составить план внедрения
9. Обеспечить компьютерным оборудованием и программным обеспечением
10. Создать новые системы и внутренний документооборот
11. Провести тестирование и обучение по стандартам IAS на протяжении всего срока выполнения проекта
12. Провести оценку внедрения и обобщить полученные результаты.