Проект в руках Заказчика (Предпроектное обследование)

Многие компании так или иначе приходят к необходимости использования внешних консультантов. Когда речь идет о серьезных проектах, консультант начинает свою работу с предпроектного обследования. Грамотное предпроектное обследование - залог успешного продолжения и завершения проекта. В этой статье мы хотели бы взглянуть на предпроектное обследование глазами Заказчика и постараться ответить на вопрос, что можно и нужно получить от предпроектного обследования и как избежать низкого качества услуг со стороны консультантов.

В советские и затем российские времена для проведения работ по автоматизации была разработана система ГОСТов и РД, в которой подробно представлены стадии, документы, сопровождающие проект, и их типовое содержание. Есть там и определение предпроектного обследования. К сожалению, многие консалтинговые компании игнорируют указанные документы, действуя по принципу "сами с усами". При этом они разрабатывают "самопальные" методики, которые в действительности оказываются неполным воспроизведением тех же ГОСТов.

Для систематизации нынешнего "разнотравья" предпроектных обследований перечислим стадии проекта по автоматизации, реинжинирингу с точки зрения Заказчика:

• осознание потребности в проекте;
• постановка целей и задач;
• выбор поставщика/системы;
• инициирование проекта;
• обследование;
• проектирование;
• разработка;
• внедрение;
• закрытие проекта.

Возникает вопрос: а где же предпроектное обследование? В ГОСТ 34.601 и РД 50-34.698 предпроектными стадиями создания информационной системы называются все этапы до разработки и утверждения технического задания, которым завершается этап обследования (при этом в техническом задании приводятся только структурированные требования к системе, без рекомендаций и схем по их реализации). В российском консалтинге термин "предпроектное обследование" трактуется довольно широко. В мировой практике понятие предпроектного обследования распространено гораздо меньше, чем в России.

Что может называться предпроектным обследованием? Рассмотрим перечисленные выше этапы.

1. Осознание потребности в проекте - это в полной мере задача Заказчика. Обычно повод для такого осознания - ухудшение финансовых показателей либо приказ головной компании.

2. Постановка целей и задач. Если нет четких инструкций "сверху", Заказчику не всегда сразу становится ясно, что именно "не так" в его компании. Например, уменьшились остатки денежных средств на счетах - это проблема. Каковы ее причины? Может быть, плохо продумано финансирование капитальных вложений, а может быть, слабая служба маркетинга выбрала не тот сегмент рынка. Может быть, финансовая служба неверно сформировала портфель продукции, а может быть, отдел закупок ворует по схеме откатов. Или же все отделы работают правильно, но им не хватает оперативной информации для принятия решений, что связано либо с неграмотным первичным документооборотом, либо со слабой автоматизацией.

Этот этап компания не всегда в состоянии пройти самостоятельно и приглашает консультантов, чтобы те помогли выявить проблемы и их причины. Консультанты, со своей стороны, оценивают платежеспособность Заказчика и возможный объем финансирования. Иногда это называется предпроектным обследованием, хотя более правильно назвать это концептуальным проектом. Однако не все консультанты готовы дать объективные и грамотные рекомендации. Многие пытаются лишь убедить клиента в том, что область именно их компетенции является источником всех бед. Обследователь от автоматизаторов говорит, что главное - поставить КИС, обследователь от маркетологов рекомендует переориентироваться на другой регион/канал распространения и т.д.

3. Допустим, в ходе всех предыдущих мероприятий (внешних и внутренних) компания пришла к выводу, что ей необходимо организовать процесс бюджетирования и провести комплексную автоматизацию. Возникает вопрос о том, какую компанию выбрать в качестве поставщика услуг и программного обеспечения. Этот этап иногда также называется предпроектным обследованием. Некоторые фирмы в состоянии достаточно грамотно выбрать программный продукт или поставщика консалтинговых услуг. К сожалению, многие участники консалтингового рынка по-прежнему аффилированы поставщиками, работают по схеме "откатов" и т. д., что не может не сказываться на качестве их работы.

4. Наконец система выбрана, выбрана компания - внедренец и компания - финансовый консультант. Казалось бы, должен начаться проект, но не тут-то было. В развитых странах у обеих сторон на этом этапе имеется довольно четкое представление о сути, стоимости и сроках предстоящих работ, поэтому после подписания простенького, подчас джентльменского, соглашения начинается осуществление проекта.

В России бюджет, сроки, структура работ по проекту на этом этапе либо еще не известны, либо сильно размыты. В таких условиях Заказчик и консультанты считают достаточно рискованным заключать договор сразу на весь проект. Обследование объекта автоматизации/реинжиниринга позволяет консультанту получить от клиента хотя бы небольшие деньги и сделать точный прогноз относительно бюджета и рабочего плана. Клиент успевает "присмотреться" к консультанту и, если тот окажется некомпетентным, отказаться от его услуг, не затратив лишних средств.

Этот этап также может называться предпроектным обследованием. Его результатом становится техническое задание (четко сформулированные требования).

По окончании предпроектного обследования Заказчик должен иметь четкое представление о целях проекта, структуре дальнейших мероприятий, их стоимости и сроках. Типовая раскладка при этом такая: проектирование - 30% бюджета, разработка - 20%, внедрение - 40%. Само предпроектное обследование должно стоить порядка 10% от всех средств, предназначенных для проекта. После предпроектного обследования Заказчик должен иметь возможность безболезненно отказаться от продолжения проекта или выбрать другого подрядчика для остальных работ. К сожалению, многие консультанты используют предпроектное обследование как "крючок с наживкой", для того чтобы воспрепятствовать такой возможности.

Серьезный недостаток многих российских консалтинговых компаний - второстепенное внимание ко всем видам предпроектных обследований и чрезмерное увлечение домашними заготовками. Как точно подметил Сергей Колесников в своей статье "Как организовать проект внедрения", "в России предпроектное обследование часто превращается в платное ознакомление наименее квалифицированного персонала Поставщика/ Консультанта с деятельностью предприятия, в результате чего формируется бесполезный документ, якобы описывающий в какой-либо системе моделирования бизнес-процессы Заказчика". Нередко на сервере консультанта лежат заготовки типа "Предпроектное обследование торговой компании", напичканные "мудрыми" выдержками из учебников. В эти заготовки упомянутый "наименее квалифицированный персонал" подставляет название компании и парочку бессвязных фактов, якобы отражающих специфику клиента.

Для консультанта это способ значительно снизить расходы на составление заключения, сохранив достаточно высокие цены. Предпроектное обследование обычно стоит 10-20 тысяч долларов (для компании с численностью персонала 500-1000 человек). Для Заказчика - это дешевый способ разочароваться в услугах всех консультантов вообще и данного конкретного в частности.

Вернемся к технологии проведения предпроектного обследования. Грамотный консультант обязательно имеет письменный план обследования и всех планируемых интервью. Если во время беседы консультант говорит на общие темы или требует предоставить ему все бумаги, которые сотрудник когда-либо использует для каких-либо целей - это верный признак представителя того самого "наименее квалифицированного персонала". Профессионал всегда вернет вас к теме разговора, если вы уклонитесь, и попросит не давать ему учредительных документов компании, если проект посвящен автоматизации процесса розничных продаж.

Результат экспресс-обследования оформляется в виде письменного заключения с типовой структурой, которое должно быть представлено до начала работ. В заключении четко разделяются текущее состояние и требования/рекомендации. Желательно, чтобы структура была приближена к Приложению 1 к РД 50-34.698.

Недобросовестные консультанты нередко подсовывают "рыбу" в качестве заключения о результатах предпроектного обследования. Верные признаки "рыбы":

• компиляция общих фактов/рекомендаций, применимых ко всем компаниям, и отрывков из интервью пользователей без связи между ними, например: "В компании неэффективно резервируется товар менеджерами оптовых продаж - рекомендуем повысить управляемость компанией";
• несоответствие заголовков разделов их содержанию;
• наличие логически не связанных предложений;
• большое количество грамматических ошибок, пропущенных фрагментов.

Несколько рекомендаций, как отличить неквалифицированного консультанта, можно найти в статье А.П. Посадского и А.В. Милованова "Возможности внешних консультантов при проведении аналитики".

Проблемы, связанные с качеством услуг и недобросовестностью консультантов, можно диагностировать и, следовательно, предупредить. Надеемся, что данная статья поможет потенциальным Заказчикам избежать неприятных минут осознания, что деньги на предпроектное обследование потрачены впустую.

Предпроектным обследованием в России обычно называют:

• концептуальный проект (постановка целей и задач);
• выбор поставщика/системы;
• техническое задание (инициирование и обследование).

Все эти виды работ относятся к предпроектному обследованию, могут выполняться последовательно или параллельно. Заказчик должен иметь четкое представление о том, какие именно работы выполняет для него консультант и что должно получиться на выходе.

Основные проблемы:

• аффилированность;
• "откаты";
• низкая квалификация консультантов;
• незнание Заказчиком требований к предпроектному обследованию.

Надеемся, что приведенные в статье анализ и рекомендации помогут консультантам повысить качество выполняемых работ, а Заказчикам - лучше сориентироваться в спектре предлагаемых консультантами услуг.

Федор Петренко - заместитель начальника отдела системного анализа группы компаний НЭКС, e-mail: fpetrenko@rbcmail.ru.

Сергей Федоров - начальник отдела системного анализа группы компаний НЭКС, e-mail: serg.fedorov@mtu-net.ru.